GR van 28 januari 2021
Politieverordening - besluit burgemeester 18 januari 2021 - bekrachtiging - goedkeuring
Toelichting
De heer Yannis Leirs is bij onderhavig punt nog niet geïnstalleerd als gemeenteraadslid. Ontslagnemend raadslid Thierry van der Straten Waillet is aanwezig bij onderhavig punt en neemt deel aan de stemming.
Aanleiding en context
Op 18 januari 2021 nam burgemeester Harry Hendrickx volgende beslissingen in het besluit met als titel 'Politieverordening - openbare gezondheid - gemeenteraad - raad voor maatschappelijk welzijn - modaliteiten zitting - goedkeuring':
"Artikel 1 - tot en met 28 februari 2021 de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op hybride wijze te laten doorgaan als volgt:
• Het fysieke gedeelte van de vergadering gaat door in de feestzaal van De Notelaar met inachtneming van de sociale afstandsregels en mits het dragen van een mondneusmasker wanneer men rondloopt. Aan tafel kan het mondneusmasker worden afgenomen.
• Het digitale gedeelte van de vergadering wordt voorbehouden voor raadsleden die
• ziek zijn
• in quarantaine of zelfisolatie zitten
• behoren tot een risicogroep of waarvan een gezinslid behoort tot de risicogroep
• werken in de zorg.
Deze raadsleden kunnen via een audiovisuele live-verbinding de raden volgen en kunnen afzonderlijk deelnemen aan de beraadslaging en stemming, zowel voor wat betreft het openbare als het eventuele geheime gedeelte van de zitting.
• Alle leden zijn zichtbaar, hoorbaar en herkenbaar voor de andere leden en het publiek.
Artikel 2 - publiek toe te laten op de vergadering van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn in die zin dat in de foyer van De Notelaar maximaal 28 bezoekers kunnen plaatsnemen mits inachtneming van de sociale afstandsregels en mits het dragen van een mondneusmasker. In de foyer zal via een audiovisueel systeem de vergadering van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn live afgespeeld worden.
Artikel 3 - het aanwezige publiek mag conform het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn geen openlijke tekens van goedkeuring of afkeuring tonen of wanorde veroorzaken."
Juridische gronden
Nieuwe Gemeentewet, artikel 134, §1 en artikel 135, §2
Motivering
De burgemeester nam op 18 januari 2021 een noodzakelijk besluit in het kader van de vrijwaring van de openbare gezondheid en de organisatie van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn. De motieven om het besluit te nemen worden afdoende weergegeven in het besluit zelf en worden overgenomen.
Het besluit kan dan ook bekrachtigd worden.
Beraadslaging
Burgemeester Harry Hendrickx geeft toelichting bij onderhavig punt.
Raadslid Paul Van Ham stelt dat zijn fractie zal tegen stemmen. De incidentie is hoog in Malle. Malle kleurt als een rood eiland met betrekking tot de corona cijfers.
De gemeenteraad besluit
bij 17 ja stemmen en 8 neen stemmen (Katleen Mintjens, Alain De Laet, Alexander Van Loon, Walter Vermeylen, Paul Van Ham, Mieke Laenen, Kris Mintjens, Eddy Krijnen)
Artikel 1 - het besluit van de burgemeester van 18 januari 2021 'Politieverordening - openbare gezondheid - gemeenteraad - raad voor maatschappelijk welzijn - modaliteiten zitting - goedkeuring' te bekrachtigen.
GR van 28 januari 2021
Politieverordening - besluit burgemeester 20 januari 2021 - bekrachtiging - goedkeuring
Toelichting
De heer Yannis Leirs is bij onderhavig punt nog niet geïnstalleerd als gemeenteraadslid. Ontslagnemend raadslid Thierry van der Straten Waillet is aanwezig bij onderhavig punt en neemt deel aan de stemming.
Aanleiding en context
Op 20 januari 2021 nam burgemeester Harry Hendrickx volgende beslissingen in het besluit met als titel 'Controle en handhaving van de quarantaineverplichting met het oog op de beheersing en bestrijding van de COVID-19 pandemie - protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) naar gemeente Malle in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid - goedkeuring'.
"Artikel 1 - het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid naar de gemeente Malle in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid, bestaande uit 10 pagina's, goed te keuren:
HANDHAVINGSPROTOCOL
PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN HET AGENTSCHAP ZORG EN GEZONDHEID (AZG) NAAR GEMEENTE MALLE
in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid
20 januari 2021
Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
TUSSEN
Het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG), vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van agentschap zonder rechtspersoonlijkheid AZG, de heer Dirk Dewolf
ingeschreven in het KBO met ondernemingsnummer 0316.380.84 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II laan 35 / 33, 1030 Schaarbeek
hierna: “INSTANTIE 1”;
EN
Gemeente Malle met zetel te 2390 Malle, Antwerpsesteenweg 246, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie tekenen: de heer Harry Hendrickx, burgemeester, en de heer Sven Brabants, algemeen directeur, in uitvoering van de gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2021, ingeschreven in het KBO met nummer 0207.537.240
hierna: “INSTANTIE 2”;
[INSTANTIE 1] en [INSTANTIE 2] worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
NA TE HEBBEN UITEENGEZET
A.Het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 7 mei 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Zorg en Gezondheid".
B.De gemeente is een lokale overheid waarvan de werking is vastgelegd in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (hierna decreet over het lokaal bestuur).
C.C1 RECHTSGROND VAN DE GEPLANDE GEGEVENSSTROOM
Artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid (hierna het decreet van 21 november 2003 te noemen) en artikel 2 van het besluit Vlaamse Regering 8 januari 2021 tot uitvoering van artikel 34/1, tweede lid, en artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 juni 2020 tot uitvoering van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19, maken gegevensdeling mogelijk tussen enerzijds het agentschap Zorg en Gezondheid en anderzijds de gemeente van de hoofdverblijfplaats of een andere gepaste plaats waar die personen in tijdelijke afzondering gaan, waaraan de persoonsgegevens worden bezorgd, met het oog op de handhaving van de maatregel, vermeld in artikel 47/1 van hetzelfde decreet. De gemeente is in het voormelde artikel 34/1 aangewezen als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die ze op basis van deze bepaling heeft ontvangen.
C2. VERLOOP VAN DE GEPLANDE GEGEVENSSTROOM
De meldingsplicht van COVID-19 vindt zijn rechtsgrond in het decreet van 21 november 2003. Artikel 6, §1, van het samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020 tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, het Waalse Gewest, de Duitstalige Gemeenschap en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, betreffende de gezamenlijke gegevensverwerking door Sciensano en de door de bevoegde gefedereerde entiteiten of door de bevoegde agentschappen aangeduide contactcentra, gezondheidsinspecties en mobiele teams in het kader van een contactonderzoek bij personen die (vermoedelijk) met het coronavirus COVID-19 besmet zijn op basis van een gegevensbank bij Sciensano (hierna het samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020 te noemen) stelt dat de persoonsgegevens met betrekking tot de meldingsplicht in afwijking van de regelgeving van de deelstaten in gegevensbank I komen.
De gezondheidsinspectiediensten van de deelstaten hebben in het kader van het tegengaan van de uitbreiding van schadelijke effecten die veroorzaakt zijn door het coronavirus COVID-19 de mogelijkheid om maatregelen, zoals een tijdelijke afzondering, op te leggen aan de betrokken personen. Het gebruik van de gegevens voor het uitvoeren en het handhaven van die maatregelen is geregeld met het doeleinde, vermeld in artikel 3, §3, van het samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020. Op grond van artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 kunnen de gezondheidsinspectiediensten de gegevens in het kader van de handhaving van die maatregelen ook aan de gemeenten bezorgen.
Met het oog op de controle op en handhaving van de maatregelen bepaald in het voormelde decreet, worden de gegevens gedeeld met de gemeente.
D. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen.
E.De functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap Zorg en Gezondheid heeft op 8 januari 2021 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
F.Het opstellen van voorliggend protocolakkoord voor de omkadering van de lokale initiatieven werd besproken met de functionarissen voor de gegevensbescherming van de Vlaamse lokale besturen op de VVSG-werkgroep informatieveiligheid van 30 november 2020 en verder uitgewerkt met een aantal leden van deze werkgroep voor wat betreft de voorgestelde gegevensuitwisseling, de definiëring en uitvoering van de voorliggende gegevensverwerking.
G.De functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Malle heeft op 20 januari 2021 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
Artikel 1: Onderwerp
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 3 door het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) aan gemeente Malle uiteengezet.
Artikel 2: Rechtvaardigingsgronden van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
De beoogde gegevensverwerking door gemeente Malle is gebaseerd op:
• Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust (artikel 6, lid 1, c AVG);
• Deze verwerking is noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of arbeidsgeneeskunde, voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer, medische diagnosen, het verstrekken van gezondheidszorg of sociale diensten of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels en -diensten of sociale stelsels en diensten (artikel 9, lid 2, h AVG);
• Deze verwerking is noodzakelijk om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid, zoals bescherming tegen ernstige grensoverschrijdende gevaren voor de gezondheid of het waarborgen van hoge normen inzake kwaliteit en veiligheid van de gezondheidszorg en van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen (artikel 9, lid 2, i AVG).
Het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) heeft de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor volgende doeleinden:
• De gezondheidsinspectiediensten van de deelstaten hebben in het kader van het tegengaan van de uitbreiding van schadelijke effecten die veroorzaakt zijn door het coronavirus COVID-19 de mogelijkheid om maatregelen, zoals een tijdelijke afzondering, op te leggen aan de betrokken personen. Het gebruik van de gegevens voor het uitvoeren en het handhaven van die maatregelen is geregeld met het doeleinde, vermeld in artikel 3, §3, van het samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020. Op grond van artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 kan het agentschap de gegevens in het kader van de handhaving van die maatregelen ook aan de gemeenten bezorgen.
Gemeente Malle zal de opgevraagde gegevens verwerken voor volgende doeleinden:
• Voor de controle op de maatregelen bepaald in artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003, zoals verder geconcretiseerd in het besluit Vlaamse Regering 8 januari 2021 tot uitvoering van artikel 34/1, tweede lid, en artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 juni 2020 tot uitvoering van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19.
• Voor de handhaving van de maatregelen bepaald in artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003, zoals verder geconcretiseerd in het besluit Vlaamse Regering 8 januari 2021 tot uitvoering van artikel 34/1, tweede lid, en artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 juni 2020 tot uitvoering van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19. Deze handhaving bestaat uit de mogelijkheid om een proces-verbaal op te stellen met het oog op het opleggen van de in artikel 79 van het decreet van 21 november 2003 bepaalde strafsancties.
• Overeenkomstig artikel 135, § 2 Nieuwe Gemeentewet hebben de gemeenten tot taak het voorzien, ten behoeve van de inwoners, in een goede politie, met name over de zindelijkheid, de gezondheid, de veiligheid en de rust op openbare wegen en plaatsen en in openbare gebouwen. Meer bepaald wordt aan de gemeente toevertrouwd:
• het nemen van passende maatregelen om rampen en plagen, zoals brand, epidemieën en epizoötieën te voorkomen en het verstrekken van de nodige hulp om ze te doen ophouden (artikel 135, §2, lid 2, 5° Nieuwe Gemeentewet);
• het nemen van de nodige maatregelen, inclusief politieverordeningen, voor het tegengaan van alle vormen van openbare overlast (artikel 135, §2, lid 2, 7° Nieuwe Gemeentewet);
Het doeleinde van de verdere verwerking van deze persoonsgegevens door gemeente Malle is verenigbaar met de doeleinden waarvoor het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) de gegevens oorspronkelijk heeft verzameld, gezien zij omkaderd is door een rechtsgrond (artikel 6, lid 1, c AVG), noodzakelijk is voor doeleinden van preventieve of arbeidsgeneeskunde (artikel 9, lid 2, h AVG) en noodzakelijk is om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid (artikel 9, lid 2, i AVG).
Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens.
Het betreft geen persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevensbescherming. Indien dat wel het geval is, wordt dit gespecificeerd in onderstaande tabel.
Gegeven 1 het concrete gegeven dat wordt meegedeeld. Als er veel gegevens zijn, kunnen ze in clusters worden vermeld.
| - de voor- en achternaam; - het adres van de plaats waar de persoon in tijdelijke afzondering gaat; - de termijn van de tijdelijke afzondering.
|
Verantwoording proportionaliteit waarom elk gegeven noodzakelijk is voor het gevraagde doel. Als in artikel 1 en 2 verschillende doelen zijn opgegeven, aangeven voor welk doel het gegeven wordt meegedeeld | Deze persoonsgegevens zijn toereikend, ter zake dienend en niet overmatig uitgaande van de vooropgestelde doeleinden, m.n. de controle op en handhaving van de maatregelen betreffende tijdelijke afzondering zoals vermeld in artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003 en zoals verder geconcretiseerd in het besluit Vlaamse Regering 8 januari 2021 tot uitvoering van artikel 34/1, tweede lid, en artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 juni 2020 tot uitvoering van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19.
|
Artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 voorziet dat de meegedeelde gegevens door gemeente Malle uiterlijk tot het einde van de maatregel, bepaald in artikel 47/1 van hetzelfde decreet bewaard kunnen worden. De termijnen van tijdelijke afzondering worden geconcretiseerd in het besluit Vlaamse Regering 8 januari 2021 tot uitvoering van artikel 34/1, tweede lid, en artikel 47/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 juni 2020 tot uitvoering van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19.
Deze bewaartermijn kan worden verantwoord gezien het gevaar dat de personen die in een hoogrisicogebied zijn geweest en anderen met een verhoogd risico kunnen vormen voor de volksgezondheid. Zowel voor personen die in een hoogrisicogebied zijn geweest, als voor andere personen die een verhoogd risico op COVID-19 hebben, wordt de termijn van de tijdelijke afzondering ingekort als blijkt dat ze geen gevaar vormen voor de volksgezondheid.
Artikel 4: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
Gemeente Malle zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2, 2°, vooropgestelde finaliteiten kunnen meedelen aan volgende categorie(ën) van ontvangers:
• Volgende diensten van gemeente Malle kunnen toegang hebben tot de gevraagde persoonsgegevens:
• de burgemeester van gemeente Malle op grond van zijn algemene bevoegdheid inzake het garanderen van de openbare veiligheid;
• de diensten, waaronder de lokale politiezone, die belast worden met de controle op en handhaving van de maatregel.
• Daarnaast kunnen de gevraagde gegevens worden medegedeeld aan of ingezien door:
• De noodplanambtenaar van de betrokken gemeente op grond van zijn algemene bevoegdheid inzake de coördinatie van de nood- en interventieplanning.
Elke eventuele mededeling van de gevraagde persoonsgegevens door gemeente Malle moet voorafgaandelijk aan het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) worden gemeld en moet uiteraard in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent onder meer dat gemeente Malle waar vereist een protocol sluit voor de mededeling van de gevraagde gegevens.
Artikel 5. Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen casusgewijs en dus onregelmatig worden meegedeeld omdat de persoonsgegevens van een persoon als vermeld in artikel 47/1, §1, eerste lid, §2, eerste lid, en §3, eerste lid van het decreet van 21 november 2003, slechts met de gemeente worden gedeeld met het oog op de controle op en handhaving van de maatregelen, vermeld in artikel 47/1, door de burgemeester van de hoofdverblijfplaats of een andere gepaste plaats waar die persoon in tijdelijke afzondering.
De mededeling blijft geldig zolang het protocol overeenkomstig artikel 11 van dit protocol blijft bestaan.
Artikel 6: Beveiligingsmaatregelen
Deze persoonsgegevens worden ter beschikking gesteld in een CSV-bestand aan 1 door de gemeente aangeduide contactpersoon via de Database take-away service (API) dat via HTTPS zal kunnen worden afgehaald. Volgende beveiligingsmaatregelen werden getroffen op Database en Database take-away :
• User and Access management
• Encryptie at rest;
• Encryptie in transit;
De volgende specifieke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens moeten voor de gegevensmededeling worden voorzien:
1°de medewerkers van de betrokken diensten en de burgemeester hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend, waarin hen wordt gewezen op het feit dat zij gehouden zijn aan het beroepsgeheim. Die geheimhoudingsverklaring vermeldt de verplichtingen waaraan de medewerkers moeten voldoen, en ook de mogelijke sancties die zij kunnen oplopen bij niet naleving van het beroepsgeheim;
2°bij gegevensuitwisseling, het vaststellen van de technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die genomen moeten worden, bij de definiëring en uitvoering van nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens of bij aanpassingen aan de bestaande verwerkingen raadpleegt het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG), een Veiligheidsteam, dat minstens is samengesteld uit de functionaris voor gegevensbescherming van het AZG en functionarissen voor gegevensbescherming van de Vlaamse lokale besturen uit de VVSG-werkgroep;
3°de technische en organisatorische maatregelen die worden genomen ter bescherming van de persoonsgegevens kunnen worden geaudit door een intern of extern auditteam.
Gemeente Malle treft in overleg met de eigen functionaris van de gegevensbescherming alle gepaste organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen ter beveiliging van de ontvangen persoonsgegevens bij verdere verwerking.
Gemeente Malle moet kunnen aantonen dat alle vereiste beveiligingsmaatregelen getroffen werden. Op eenvoudig verzoek van het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) moet gemeente Malle hiervan aan het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) het bewijs overmaken.
Artikel 7: Kwaliteit van de persoonsgegevens
Zodra gemeente Malle één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene, meldt zij dat onmiddellijk aan het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) die na onderzoek binnen 7 kalenderdagen na de melding van de voornoemde vaststellingen de gepaste maatregelen treft en de gemeente hiervan vervolgens op de hoogte brengt.
Artikel 8: Sanctie bij niet-naleving
Bij inbreuken op de toepassing van het artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid geldt de bestraffing voor het niet-naleven van verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen en in afwijking van artikel 5, 2°, kan het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) dit protocol middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig beëindigen indien gemeente Malle deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 9: Meldingsplichten
Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar via de functionarissen voor gegevensbescherming zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op beide partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
Gemeente Malle brengt het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 10: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in Brussel.
Artikel 11: Inwerkingtreding en opzegging
Dit protocol treedt in werking op de datum van ondertekening.
Partijen kunnen in onderlinge overeenstemming dit protocol te allen tijde schriftelijk opzeggen.
Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.
Opgemaakt te Brussel, op 20 januari 2021, in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn.
dhr. Dirk Dewolfburgemeester Harry Hendrickx
namens het Vlaamse Agentschapnamens de gemeente Malle
Zorg en Gezondheid (AZG)
algemeen directeur Sven Brabants
namens de gemeente Malle
Artikel 2 - het ondertekende protocol samen met een door de burgemeester gehandtekende geheimhoudingsverklaring via het daartoe bestemde webformulier aan het Agentschap Zorg en Gezondheid te bezorgen.
Artikel 3 - dat dit besluit in werking treedt vanaf datum van ondertekening ervan.
Artikel 4 - dit besluit bekend te maken op de webtoepassing van de gemeente.
Artikel 5 - dit besluit overeenkomstig artikel 134, §1 van de Nieuwe Gemeentewet ter bekrachtiging voor te leggen aan de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad en ter kennisgeving over te maken aan de gouverneur van provincie Antwerpen en de bevoegde overheden van de gefedereerde entiteiten.
Artikel 6 - dat tegen deze beslissing beroep kan worden ingesteld door binnen de zestig (60) dagen na ontvangst, een verzoekschrift tot schorsing of vernietiging in te dienen bij de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Het ondertekende verzoekschrift kan per aangetekende zending aan de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel worden gericht of elektronisch via http://eproadmin.raadvst-consetat.be."
Juridische gronden
Nieuwe Gemeentewet, artikel 134, §1 en artikel 135, §2
Motivering
De burgemeester nam op 20 januari 2021 een noodzakelijk besluit in het kader van de vrijwaring van de openbare gezondheid. De motieven om het besluit te nemen worden afdoende weergegeven in het besluit zelf en worden overgenomen.
Het besluit kan dan ook bekrachtigd worden.
Beraadslaging
Burgemeester Harry Hendrickx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - het besluit van de burgemeester van 20 januari 2021 'Controle en handhaving van de quarantaineverplichting met het oog op de beheersing en bestrijding van de COVID-19 pandemie - protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) naar gemeente Malle in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid - goedkeuring' te bekrachtigen.
GR van 28 januari 2021
Gemeenteraad - ontslag van de heer Thierry van der Straten Waillet als gemeenteraadslid ingevolge ontslagbrief van 21 december 2020 - kennisneming
Toelichting
De heer Yannis Leirs is bij onderhavig punt nog niet geïnstalleerd als gemeenteraadslid. Ontslagnemend raadslid Thierry van der Straten Waillet is aanwezig bij onderhavig punt en neemt deel aan de stemming.
Aanleiding en context
De heer Thierry van der Straten Waillet deelt met brief van 21 december 2020 aan de voorzitter van de gemeenteraad mee dat hij ontslag neemt in zijn hoedanigheid van gemeenteraadslid zoals hij reeds mondeling meedeelde tijdens de gemeenteraadszitting van 17 december 2020.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 13 tot en met 15
Motivering
De gemeenteraad dient kennis te nemen van dit schriftelijk ontslag.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
Artikel 1 - kennis te nemen van het schriftelijk ontslag van 21 december 2020 van de heer Thierry van der Straten Waillet in zijn hoedanigheid van gemeenteraadslid.
Artikel 2 - overeenkomstig artikel 13 van het decreet over het lokaal bestuur zal belanghebbende ontslaggever in functie blijven tot de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd en de aanstelling van de opvolger heeft plaatsgehad.
GR van 28 januari 2021
Gemeenteraad - onderzoek van de geloofsbrieven, aanstelling en eedaflegging van een opvolger als titelvoerend lid van de gemeenteraad in vervanging van de heer Thierry van der Straten Waillet, uittredend titularis - vaststelling rangorde gemeenteraadsleden - goedkeuring
Toelichting
De heer Yannis Leirs is bij onderhavig punt nog niet geïnstalleerd als gemeenteraadslid. Ontslagnemend raadslid Thierry van der Straten Waillet is aanwezig bij onderhavig punt en neemt deel aan de stemming.
Aanleiding en context
De heer Thierry van der Straten Waillet, titelvoerend gemeenteraadslid, heeft ontslag genomen per gehandtekende brief van 21 december 2020.
De gemeenteraad heeft in zitting van heden kennis genomen van voornoemde ontslagneming.
Het mandaat van titelvoerend lid van de gemeenteraad is bijgevolg vacant en kan dus door aanstelling van een opvolger terug worden ingevuld.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 6, 14 en 15
Lokaal en provinciaal kiesdecreet van 8 juli 2011, artikels 8, 58, 86 en 169
Goedgekeurd proces-verbaal van de gemeenteraadsverkiezing van 14 oktober 2018
Motivering
Volgens het proces-verbaal van de gemeenteraadsverkiezing van 14 oktober 2018 werd mevrouw Corry De Kort als eerste opvolgend gemeenteraadslid verklaard op de kandidatenlijst nr. 3.
Mevrouw Corry De Kort heeft met brief van 29 december 2020 meegedeeld dat zij de functie van titelvoerend gemeenteraadslid niet wenst op te nemen.
Volgens het proces-verbaal van de gemeenteraadsverkiezing van 14 oktober 2018 werd de heer Paul Wens als tweede opvolgend gemeenteraadslid verklaard op de kandidatenlijst nr. 3.
De heer Paul Wens voldoet niet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden omdat hij niet gedomicilieerd is in Malle.
Volgens het proces-verbaal van de gemeenteraadsverkiezing van 14 oktober 2018 werd mevrouw Maria Lauryssen als derde opvolgend gemeenteraadslid verklaard op de kandidatenlijst nr. 3.
Mevrouw Maria Lauryssen heeft met brief van 28 december 2020 meegedeeld dat zij de functie van titelvoerend gemeenteraadslid niet wenst op te nemen.
Volgens het proces-verbaal van de gemeenteraadsverkiezing van 14 oktober 2018 werd de heer Leo Verboven als vierde opvolgend gemeenteraadslid verklaard op de kandidatenlijst nr. 3.
De heer Leo Verboven heeft met brief van 30 december 2020 meegedeeld dat hij de functie van titelvoerend gemeenteraadslid niet wenst op te nemen.
Volgens het proces-verbaal van de gemeenteraadsverkiezing van 14 oktober 2018 werd de heer Yannis Leirs als vijfde opvolgend gemeenteraadslid verklaard op de kandidatenlijst nr. 3.
De heer Yannis Leirs heeft met brief van 31 december 2020 meegedeeld dat hij de functie van titelvoerend gemeenteraadslid wenst op te nemen.
Gezien deze omstandigheden blijkt dat de heer Yannis Leirs op dit ogenblik de eerste in aanmerking komende opvolger van de lijst nr. 3 is en bijgevolg, overeenkomstig de gemeentekieswet aangewezen is om de heer Thierry van der Straten Waillet op te volgen.
In de voorgelegde documenten wordt aangetoond dat de heer Yannis Leirs sedert de verkiezing zonder onderbreking aan de voor de verkiesbaarheid gestelde vereisten voldaan heeft en er tot op dit ogenblik niet heeft opgehouden er aan te voldoen. Hij bevindt zich eveneens niet in een van de gevallen van onverenigbaarheid met het mandaat van gemeenteraadslid.
Opvolgers die na de installatievergadering als gemeenteraadslid worden geïnstalleerd nemen in volgorde van hun eedaflegging een rang in. Dat betekent dat de heer Yannis Leirs rang 25 inneemt.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - de geloofsbrieven van de heer Yannis Leirs goed te keuren. Met het oog op zijn aanstelling als titelvoerend lid van de gemeenteraad wordt hij uitgenodigd om de bij het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 voorziene eed af te leggen.
Op verzoek van de voorzitter treedt de heer Yannis Leirs hierop in de vergaderzaal en legt in handen van de voorzitter de bedoelde eed af, namelijk: "Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen.".
Artikel 2 - akte te nemen van de eedaflegging van de heer Yannis Leirs als titelvoerend lid van de gemeenteraad in handen van de voorzitter van de gemeenteraad en de heer Yannis Leirs derhalve als gemeenteraadslid aan te stellen en hem verder deel te laten nemen aan de beraadslaging van de gemeenteraad.
Artikel 3 - de in artikel 2 voornoemde aanstelling te melden via de internetapplicatie 'mandatenbeheer Vlaanderen'.
Artikel 4 - vast te stellen dat de heer Yannis Leirs in de rangorde van gemeenteraadsleden plaats 25 inneemt en de rangorde van de gemeenteraadsleden bijgevolg vast te stellen als volgt:
1Harry Hendrickx
2Wim Jordens
3Katleen Mintjens
4Alain De Laet
5Alex Van Loon
6Elisabeth Joris
7Dries Van Dyck
8Walle Vermeylen
9Ingrid Vrints
10Sanne Van Looy
11Paul Van Ham
12Wouter Patho
13Kim Geys
14Mieke Vermeyen
15Peter Lacante
16Mieke Laenen
17Kris Mintjens
18Wim Vervloet
19Eddy Krynen
20Gert Peeters
21Jolien Vrints
22Dirk Gerinckx
23Dries De Vry
24Tom Lauryssen
25Yannis Leirs
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Dries Van Dyck Jolien Vrints Katleen Mintjens Alain De Laet Gert Peeters Tom Lauryssen Harry Hendrickx Kris Mintjens Mieke Vermeyen Eddy Krijnen Wouter Patho Yannis Leirs Dirk Gerinckx Ingrid Vrints Peter Lacante Paul Van Ham Wim Jordens Kim Geys Alexander Van Loon Elisabeth Joris Sanne Van Looy Walter Vermeylen Mieke Laenen Dries De Vry Wim Vervloet aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Gemeenteraadscommissie omgeving - voordrachtsakte CD&V Malle - installatie vervanger
Toelichting
Aanleiding en context
Op 28 maart 2019 werd de gemeenteraadscommissie omgeving geïnstalleerd tijdens de zitting van de gemeenteraad.
De heer Thierry van der Straten Waillet maakte voor CD&V Malle deel uit van de gemeenteraadscommissie omgeving.
De heer Thierry van der Straten Waillet heeft per brief van 21 december 2020 zijn ontslag aangeboden als gemeenteraadslid. Op 28 januari 2021 werd de heer Thierry van der Straten Waillet opgevolgd door de heer Yannis Leirs als titelvoerend gemeenteraadslid.
De heer Thierry van der Straten Waillet kan dan ook geen deel meer uitmaken van de gemeenteraadscommissie omgeving.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 37
Beslissing van de gemeenteraad 'Huishoudelijk reglement - goedkeuring' van 31 januari 2019
Motivering
De fractie CD&V Malle heeft 1 mandaat in de gemeenteraadscommissie. Dit mandaat is vacant door het ontslag van gemeenteraadslid Thierry van der Straten Waillet.
De voorzitter van de gemeenteraad ontving op 4 januari 2021 een voordrachtsakte van CD&V Malle met volgende naam:
• Yannis Leirs
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - kennis te nemen van de voordrachtsakte waarbij Yannis Leirs wordt voorgedragen voor CD&V Malle voor de gemeenteraadscommissie omgeving.
Artikel 2 - vast te stellen dat door deze voordrachtsakte de samenstelling van de gemeenteraadscommissie wijzigt en bijgevolg als volgt is:
• de bevoegde schepen
• Kim Geys
• Gert Peeters
• Dirk Gerinckx
• Dries De Vry
• Kris Mintjens
• Walter Vermeylen
• Wim Vervloet
• Yannis Leirs
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Harry Hendrickx Wim Jordens Peter Lacante Sanne Van Looy Dirk Gerinckx Elisabeth Joris Wouter Patho Dries Van Dyck Dries De Vry Gert Peeters Kim Geys Jolien Vrints Mieke Vermeyen Ingrid Vrints Yannis Leirs Paul Van Ham Katleen Mintjens Mieke Laenen Eddy Krijnen Alain De Laet Kris Mintjens Alexander Van Loon Wim Vervloet Tom Lauryssen Walter Vermeylen aantal voorstanders: 14 , aantal onthouders: 11 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Gemeenteraad - notulen en zittingsverslag zitting 17 december 2020 - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De vorige gemeenteraadszitting vond plaats op 17 december 2020. De ontwerpnotulen en het ontwerpzittingsverslag die er betrekking op hebben worden ter goedkeuring voorgelegd.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 32
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 277 en 278 betreffende de opmaak van de notulen
Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, goedgekeurd in zitting van 31 januari 2019, artikels 31 en 32
Motivering
De gemeenteraad stelt vast dat de ontwerpnotulen en het ontwerpzittingsverslag van de zitting van 17 december 2020 correct en volledig werden opgesteld.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
Raadslid Tom Lauryssen vraagt naar de cijfergegevens van de belasting op nachtwinkels. Schepen Wim Jordens antwoordt dat hij de cijfers gekregen heeft en dat hij ze zal bezorgen aan de gemeenteraadsleden.
Raadslid Paul Van Ham stelt dat hij zich zal onthouden omdat hij de ontwerpnotulen kon lezen, maar het zittingsverslag niet. De pdf opende niet.
De gemeenteraad besluit bij 14 ja stemmen en 11 onthoudingen (Katleen Mintjens, Alain De Laet, Alexander Van Loon, Walter Vermeylen, Paul Van Ham, Mieke Laenen, Kris Mintjens, Wim Vervloet, Eddy Krijnen, Tom Lauryssen, Yannis Leirs)
Artikel 1 - de ontwerpnotulen en het ontwerpzittingsverslag van de gemeenteraadszitting van 17 december 2020 goed te keuren.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wouter Patho Mieke Laenen Eddy Krijnen Harry Hendrickx Tom Lauryssen Kim Geys Peter Lacante Yannis Leirs Kris Mintjens Wim Vervloet Alexander Van Loon Mieke Vermeyen Dries De Vry Katleen Mintjens Ingrid Vrints Elisabeth Joris Dries Van Dyck Walter Vermeylen Alain De Laet Sanne Van Looy Gert Peeters Wim Jordens Paul Van Ham Dirk Gerinckx Jolien Vrints aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Agentschap Zorg en Gezondheid - samenwerkingsovereenkomst met bijlagen houdende het opnemen van complementaire engagementen in het kader van het besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
In de fase van de COVID-19-crisis waarin Vlaanderen zich momenteel bevindt, is een cruciale rol weggelegd voor contactonderzoek en bronopsporing.
Bij contactonderzoek wordt gezocht met wie een besmet iemand nauw contact heeft gehad. Hier is de snelheid van de contacttracing belangrijk. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk mensen te bereiken die in contact zijn gekomen met besmette personen. Zij krijgen advies over hoe ze zich kunnen beschermen en welke maatregelen ze kunnen nemen om anderen te beschermen. Dat vermijdt een mogelijke (nieuwe) toename van het aantal patiënten.
Bij bronopsporing wordt gezocht van wie de besmette persoon zelf de besmetting heeft opgelopen. Bronopsporing heeft als voordeel dat heel gericht kan gezocht worden waar de besmettingen vandaan komen en de lokale besturen als beleidsmakers heel gericht maatregelen (preventie, sensibilisering, handhaving) kunnen nemen.
Ter ondersteuning van de centrale contactopsporing heeft de Vlaamse regering op 16 oktober 2020 de lokale besturen gemobiliseerd om complementair in te zetten op preventie, sensibilisering, bronopsporing, quarantainecoaching en lokaal contactonderzoek.
De contouren werden verder uitgewerkt in het besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken.
Wat de aard van de engagementen betreft, kunnen lokale besturen in het kader van het besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 kiezen tussen de volgende opties:
• optie 1: inzet op sensibilisering, preventie, bronopsporing en quarantainecoaching
• optie 2: inzet op sensibilisering, preventie, bronopsporing, quarantainecoaching én aanvullend lokaal contactonderzoek.
De lokale besturen werken in al deze opdrachten ondersteunend en/of aanvullend op de werking van de COVID-19-teams binnen de eerstelijnszones alsook op de werking van de centrale contactcenters.
De lokale besturen worden gesubsidieerd voor het opnemen van complementaire engagementen als volgt:
• de gemeenten die inzetten op optie 1 (preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse van clusters, quarantainecoaching en aandacht voor kwetsbare personen of groepen) krijgen een forfaitaire subsidie van 0,125 euro per inwoner per maand voor maximum vijf maanden (ten vroegste start op 1 november 2020, uiterlijk tot 31 maart 2021)
• de gemeenten die inzetten op optie 2 (voorgaande engagementen optie 1 + aanvullend lokaal contactonderzoek) krijgen voorgaande forfaitaire subsidie en daarnaast nog een variabele subsidie van 100 euro per afgehandeld ticket/werkorder van een nieuwe indexpatiënt, inclusief de werkorders/tickets van een evenwaardig aantal hoog risicocontacten.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 40 en 41
Besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 18 januari 2021 'Agentschap Zorg en Gezondheid - samenwerkingsovereenkomst met bijlagen houdende het opnemen van complementaire engagementen in het kader van het besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken - doorverwijzing naar de gemeenteraad'
Motivering
De lokale besturen van Eerstelijnszone Voorkempen vzw werken al geruime tijd nauw samen met het COVID-19-team van Eerstelijnszone Voorkempen vzw in het kader van preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse van clusters, quarantainecoaching en aandacht voor kwetsbare personen of groepen.
Deze samenwerking werd bestendigd in een samenwerkingsovereenkomst tussen de lokale besturen en Eerstelijnszone vzw die de gemeenteraad op 26 november 2020 goedkeurde. Op basis van deze samenwerkingsovereenkomst kan Eerstelijnszone Voorkempen vzw subsidies ontvangen van de Vlaamse regering.
Thans kunnen dus ook de lokale besturen zelf subsidies ontvangen in het kader van lokale contact- en bronopsporing.
De gemeente Malle wil, na overleg met alle betrokken actoren, complementair inzetten op optie 1, namelijk sensibilisering, preventie, bronopsporing en quarantainecoaching.
Hiertoe wordt door het Agentschap Zorg en Gezondheid een samenwerkingsovereenkomst opgesteld met de gemeente.
Bij deze samenwerkingsovereenkomst worden volgende documenten gevoegd:
• een afsprakennota waarin de gemeente, in overleg met het COVID-19-team van Eerstelijnszone Voorkempen vzw haar engagementen die zij in het kader van de samenwerkingsovereenkomst zal uitvoeren, concreet omschrijft (bijlage 1)
• een verwerkingsovereenkomst in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (bijlage 2)
• het aanvraagformulier voor de interne controletoren (bijlage 3a)
• het aanvraagformulier voor het uitbraakvolgsysteem (bijlage 3b)
• het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid naar gemeente Malle in het kader van de verwerking van persoonsgegevens door de lokale besturen met het oog op het nemen van verdere maatregelen ter bestrijding van de COVID-19-pandemie (bijlage 4).
Het opnemen van deze engagementen geschiedt met inachtneming van de bescherming van de privacy van de burgers, zoals onder meer gewaarborgd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De gemeente Malle zorgt voor de nodige capaciteit en middelen om dit engagement kwaliteitsvol op te nemen.
De engagementen die de gemeente opneemt, doen geen afbreuk aan de engagementen die door de gemeente in de bestrijding van de coronapandemie reeds opgenomen worden binnen de werking van Eerstelijnszone Voorkempen vzw. Integendeel, ze zijn bedoeld om deze werking nog te versterken.
Het college van burgemeester formuleerde geen opmerkingen op de documenten en verwees ze voor goedkeuring door naar de gemeenteraad.
Financiële gevolgen
Door het opnemen van de complementaire engagementen zoals voorzien in optie 1, met name sensibilisering, preventie, bronopsporing en quarantainecoaching, in het kader van het besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken en de nodige documenten goed te keuren, zal gemeente Malle van de Vlaamse regering een subsidie van 0,125 euro per inwoner per maand voor maximum 5 maanden (vanaf 1 november 2020 tot en met 31 maart 2021) ontvangen.
Beraadslaging
Schepen Wouter Patho geeft toelichting bij onderhavig punt.
Raadslid Alex Van Loon vraag of er een reden is waarom de overeenkomst maar tot 31 maart 2021 loopt.
Schepen Wouter Patho antwoordt dat hij niet direct een idee heeft, maar als een verlenging noodzakelijk is, dan zal dit waarschijnlijk wel gebeuren.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - de samenwerkingsovereenkomst in het kader van het besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken – optie 1, tussen het Agentschap Zorg en Gezondheid en de gemeente Malle, opgemaakt op 16 december, en bestaande uit zes pagina's goed te keuren:
Samenwerkingsovereenkomst
In het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken – optie 1
Deze samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten tussen :
• Agentschap Zorg en Gezondheid, gevestigd te Koning Albert II laan 35/33, 1030 Schaarbeek, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0316.380.841.
Verder genoemd “AZG”
en
• Gemeente Malle, met zetel te Antwerpsesteenweg 246, 2390 Malle ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0207537240.
Verder genoemd “de gemeente”
1. Algemeen
Gelet op de sterke stijging van het aantal indexpatiënten, nam de Vlaamse Regering op 16 oktober 2020 de beslissing om het contactonderzoek en de bronopsporing bijkomend te ondersteunen door de mobilisering van de lokale besturen om complementair en aanvullend aan het centrale contactcenter en de werking van de COVID-19-teams binnen de zorgraden, engagementen op te nemen ter bestrijding van de coronapandemie.
Voor de invulling ervan kunnen de lokale besturen kiezen tussen 2 opties :
• Optie 1 : complementaire inzet in sensibilisering, preventie, bronopsporing, quarantaine-coaching, analyse van clusters en zorg voor kwetsbare personen of groepen;
• Optie 2 : alle voorgaande opdrachten, aangevuld met de aanvullende inzet in contactonderzoek.
Op deze overeenkomst zijn de bepalingen vervat in het besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de Covid-19-pandemie te versterken onverkort van toepassing (verder “het besluit” genoemd).
2. Engagementen die de gemeente opneemt
Artikel 1
In het kader van het besluit van de Vlaamse Regering kiest de gemeente voor optie 1.
Artikel 2
De gemeente neemt deze engagementen op
• vanaf 1 november 2020 (ten vroegste 1 november 2020)
• tot 31 maart 2021 (uiterlijk 31 maart 2021).
De overeenkomst kan aldus betrekking hebben op engagementen die de gemeente reeds heeft opgenomen vanaf 1 november 2020.
Artikel 3
De gemeente engageert zich om in het kader van dit besluit :
• aan sensibilisering en preventie te doen door minstens hun inwoners te informeren over het naleven van de zes gouden principes:
1. hygiënemaatregelen in acht nemen;
2. activiteiten bij voorkeur buiten organiseren;
3. verhoogde aandacht voor risicogroepen;
4. een veilige afstand van minstens anderhalve meter houden;
5. een mondmasker dragen;
6. bijeenkomsten beperken.
De gemeente hanteert hierbij een populatiegerichte aanpak met focus op de risicogroepen en de kwetsbare personen/groepen.
• acties te ondernemen om de bronopsporing te versterken.
• verbanden te leggen door analyse van de beschikbare gegevens, inclusief de gegevens verkregen uit de samenwerkingsovereenkomst met de zorgraad, waardoor ogenschijnlijk willekeurige besmettingen tot één en dezelfde bron kunnen worden teruggebracht om op die manier verdere verspreiding van COVID-19 te beperken door het aanpassen van het lokale beleid inzake infectiebestrijding. Wanneer zij hotspots detecteren, nemen zij eveneens maatregelen om deze te isoleren en zo mogelijk in te perken.
• in te zetten op quarantaine-coaching. Zij informeert hun inwoners wanneer tijdelijke afzondering van toepassing is, welke procedures gevolgd worden en welke activiteiten toegelaten of niet toegelaten zijn.
• in het bijzonder in te zetten op kwetsbare personen en groepen. Zij zorgen voor informatie en contact op maat, bespreken met de betrokkene welke bijkomende hulp kan verstrekt worden en doen hiertoe het nodige zo de betrokkene hiermee heeft ingestemd. Deze hulp kan van allerlei aard zijn.
Artikel 4
De gemeente voert haar engagementen inzake preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse van clusters, quarantaine-coaching en bijzondere aandacht voor kwetsbare personen en groepen uit in afstemming met bestaande initiatieven op het niveau van de COVID-19-teams binnen de zorgraden.
• De taken die het lokale bestuur opneemt, moeten complementair zijn aan wat vandaag al door de COVID-19-teams binnen de zorgraden wordt opgenomen.
• De gemeente stelt in overleg met het COVID-19-team binnen de zorgraad een afsprakenkader op, waarin zij haar engagementen concretiseert. Dit afsprakenkader wordt als bijlage 1 aan deze overeenkomst gevoegd en maakt hier onlosmakelijk deel van uit.
• Het is niet uitgesloten dat lokale besturen binnen dezelfde eerstelijnszone verschillende opties kiezen. Dag mag geen struikelblok zijn voor samenwerking. Ook daarover kunnen afspraken gemaakt worden tussen de COVID-19-teams binnen de zorgraden en de gemeente(n).
Artikel 5
In de uitvoering van alle opgenomen engagementen zorgt de gemeente zelf voor de kwaliteitsborging. Dit doet zij onder meer door een goede rekrutering en samenstelling van teams die de verschillende engagementen opnemen.
Artikel 6
Bij het einde van de overeenkomst maakt de gemeente een evaluatieverslag op, op basis waarvan de Vlaamse overheid kan controleren of en op welke wijze de gemeente haar engagementen heeft nagekomen.
Zij maakt hierbij gebruik van het sjabloon, beschikbaar op www.vlaanderenhelpt.be.
3. Technische en organisatorische maatregelen
Artikel 7
De gemeente zorgt voor voldoende eigen capaciteit en middelen om de bovenstaande engagementen uit te voeren. De gemeente mag hierbij onder geen enkele voorwaarde beroep doen op professionele call-centra of andere actoren die de concurrentiële positie van het centrale platform compromitteren.
Artikel 8
Het AZG verzekert aan één of meerdere (maximum 3 personen) medewerkers van de gemeente toegang tot de interne controletoren m.b.t. alle gegevens die nodig zijn om bovenstaande engagementen kwaliteitsvol uit te kunnen voeren voor het eigen grondgebied.
Hiertoe gebruikt de gemeente het aanvraagformulier met geheimhoudingsverklaring dat ter beschikking wordt gesteld via de website www.vlaanderenhelpt.be. De personen voor wie de toegang wordt gevraagd, lezen en ondertekenen de geheimhoudingsverklaring.
Het behoorlijk ingevuld aanvraagformulier wordt samen met de ondertekende geheimhoudingsverklaringen als bijlage 3A aan deze overeenkomst gevoegd.
Artikel 9
Van zodra dit technisch tot de mogelijkheden behoort, verzekert het AZG aan één of meerdere (maximum 3 personen) medewerkers van de gemeente de toegang tot het uitbraakvolgsysteem (UVS).
Hiertoe gebruikt de gemeente het aanvraagformulier met geheimhoudingsverklaring dat ter beschikking wordt gesteld via de website www.vlaanderenhelpt.be. De personen voor wie de toegang wordt gevraagd, lezen en ondertekenen de geheimhoudingsverklaring.
Het behoorlijk ingevuld aanvraagformulier wordt samen met de ondertekende geheimhoudingsverklaringen als bijlage 3B aan deze overeenkomst gevoegd.
Artikel 10
Alle medewerkers van de gemeenten die betrokken zijn bij de uitvoering van deze overeenkomst zijn gehouden tot het beroepsgeheim.
• Zij dienen alle informatie die zij in de uitvoering van bovenstaande engagementen verkrijgen, ongeacht de herkomst ervan, strikt vertrouwelijk te behandelen en niet buiten de context van de opdracht te gebruiken of bekend te maken.
• Zij beseffen dat hun werkzaamheden de verwerking van gevoelige persoonsgegevens inhoudt. Persoonsgegevens mogen enkel worden verwerkt (inclusief geraadpleegd) voor zover strikt noodzakelijk voor het uitvoeren van de opdracht.
• Zij signaleren elk incident (in het bijzonder een persoonsgegevenslek) onmiddellijk hun hiërarchisch meerdere.
Wat betreft de quarantainecoaching en bronopsporing verwerken de gemeente en haar medewerkers de persoonsgegevens volgens de richtlijnen en binnen de platformen van de Vlaamse overheid. Zij worden daarom beschouwd als verwerker van de gegevens, waarvoor verwerkersovereenkomst bronopsporing wordt opgesteld, dat als bijlage 2 aan deze overeenkomst wordt gevoegd en hier onlosmakelijk deel van uitmaakt.
Indien de gemeente ook verdere maatregelen wenst op te nemen zoals geregeld in artikel 5, §5 besluit van 13 november 2020 en niet limitatief opgesomd in artikel 8, laatste streepje, van datzelfde besluit, sluit zij hiervoor een protocol af met het Agentschap Zorg en Gezondheid (zie bijlage 4).
Artikel 11
Het werken met de interne controletoren vereist geen specifieke opleiding. De werking en toepassingsmogelijkheden zijn vervat in handleidingen die raadpleegbaar zijn op de website van AZG (www.zorg-en-gezondheid.be/handleiding-controletoren-covid-19).
Het werken met het uitbraakvolgsysteem vereist geen specifieke opleiding. De werking en toepassingsmogelijkheden zijn vervat in een handleiding die raadpleegbaar is binnen het systeem zelf nadat men is ingelogd. Er worden tevens informatiesessies voorzien.
4. Financiering
Artikel 12
De kosten voor de inhoudelijke opleiding van de medewerkers van het contactcenter alsook de infrastructurele kosten, uitbatingskosten (inclusief ICT-kosten) en verzekeringskosten zijn ten laste van de gemeente.
Artikel 13
De Vlaamse Regering ondersteunt de lokale besturen voor de engagementen die zij in het kader van dit besluit opnemen door een facultatieve subsidie als volgt :
• de gemeenten die inzetten op optie 1 (preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse van clusters, quarantaine-coaching en aandacht voor kwetsbare personen of groepen) krijgen een forfaitaire subsidie van 0,125 euro per inwoner per maand voor maximum 5 maanden (ten vroegste start op 1 november 2020 – uiterlijk tot 31 maart 2021);
Artikel 14
Om van de subsidie te kunnen genieten, moet de gemeente aan volgende voorwaarden voldoen :
• Uiterlijk op 11 december 2020 laat de gemeente via digitale aangifte weten dat zij bijkomende engagementen wil opnemen in strijd tegen de COVID-19-pandemie en welke optie zij verkiest.
• Uiterlijk op 31 januari 2021 dient de gemeente via het digitaal loket de ondertekende samenwerkingsovereenkomst met alle bijlagen in.
• Uiterlijk op 1 juni 2021 bezorgt de gemeente via het digitaal loket van ABB het evaluatieverslag zoals bedoeld in artikel 11 van het besluit en artikel 6 van deze overeenkomst. Op basis van het evaluatieverslag wordt door de Vlaamse overheid gecontroleerd en beoordeeld of de engagementen werden nagekomen en of ze de uitbetaling van de volledige forfaitaire subsidie rechtvaardigen.
Artikel 15
Mits de gemeente aan de voorwaarden voldoet, gebeurt de uitkering van de subsidie als volgt :
• uiterlijk op 30 maart 2021 ontvangt de gemeente een voorschot van 80% van de forfaitaire subsidie;
• uiterlijk op 30 september 2021 ontvangt de gemeente het saldo van 20% van de forfaitaire subsidie.
Artikel 16
Deze subsidie kan verminderd of teruggevorderd worden als de gemeente de bepalingen van het besluit of deze overeenkomst niet of niet volledig naleeft of heeft nageleefd.
5. Wijzingen aan en einde van de overeenkomst
Artikel 17
De overeenkomst is van bepaalde duur en eindigt op 31 maart 2021 (uiterlijke datum = 31 maart 2021).
Artikel 18
De gemeente kan tijdens de duur van de overeenkomst haar engagement wijzigen, m.a.w. wijzigen van optie. De wijziging wordt opgenomen in een addendum dat door beide partijen wordt ondertekend en wordt toegevoegd aan de initiële overeenkomst. De wijziging gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin het addendum door de gemeente werd ondertekend.
Artikel 19
De overeenkomst kan bij onderlinge toestemming vroegtijdig beëindigd worden. In dat geval wordt de forfaitaire subsidie beperkt tot de maanden waarin de overeenkomst werd uitgevoerd, volgens de voorwaarden van deze overeenkomst. De beëindiging gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin partijen met de beëindiging van de overeenkomst akkoord zijn gegaan.
Opgesteld op 16 december 2020 in zoveel exemplaren als er partijen zijn.
Namens het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Namens de gemeente
Dirk Dewolf Harry Hendrickx
Administrateur-Generaal Burgemeester
Sven Brabants
Algemeen directeur
6. Bijlagen
• Afsprakenkader Covid-19-team – gemeente
• Verwerkersovereenkomst bronopsporing
• A. Aanvraagformulier interne controletoren
B. Aanvraagformulier uitbraakvolgsysteem
• Protocol Verdere maatregelen
Artikel 2 - het afsprakenkader in het kader van het besluit Vlaamse regering 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken – optie 1, tussen Eerstelijnszone Voorkempen vzw en de gemeente Malle, bestaande uit drie pagina's (bijlage 1) goed te keuren:
AFSPRAKENKADER
In het kader van het besluit Vlaamse Regering 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de Covid-19-pandemie te versterken – optie 1 en 2
afgesloten tussen:
Eerstelijnszone Voorkempen vzw, met maatschappelijke zetel te 2980 Zoersel, Handelslei 167, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0740.502.156, vertegenwoordigd door mevrouw Vicky Van Camp, voorzitter,
verder genoemd “de zorgraad”
en
Gemeente Malle, met zetel te 2390 Malle, Antwerpsesteenweg 246, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0207.537.240, vertegenwoordigd door de heer Harry Hendrickx, burgemeester, en de heer Sven Brabants, algemeen directeur,
verder genoemd “de gemeente”
1Algemeen
Gelet op de sterke stijging van het aantal indexpatiënten, nam de Vlaamse Regering op 16 oktober 2020 de beslissing om het contactonderzoek en bronopsporing bijkomend te ondersteunen door de mobilisering van de lokale besturen om ter ondersteuning van het centrale contactcenter en de inspanningen van de COVID-19-teams binnen de zorgraden, bijkomende inspanningen te leveren ter bestrijding van de coronapandemie.
De juridische en financiële contouren van deze inspanningen werden geformaliseerd in het besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken (in deze overeenkomst verder genoemd ‘het besluit’) onverkort van toepassing.
De engagementen die de gemeente in het kader van dit besluit opneemt, moeten complementair zijn aan de taken die momenteel door de COVID-19-teams binnen de zorgraden worden opgenomen. Onder andere moeten alle lopende en geplande activiteiten m.b.t. de organisatie van de pool huisbezoekers behouden blijven en versterkt worden.
Binnen dit afsprakenkader concretiseert de gemeente de engagementen die zij aangaat in het kader van het besluit. Tevens worden binnen dit afsprakenkader duidelijke afspraken gemaakt om de complementariteit van de engagementen en de onderlinge samenwerking van de partners te waarborgen. Zo ondersteunt de gemeente het werk van de COVID-19-teams binnen de zorgraden zodat zoveel mogelijk personen op een zo kort mogelijk tijdbestek kunnen worden bereikt, kwetsbare personen of groepen bijzondere aandacht krijgen en broeihaarden en clusters worden gedetecteerd.
2Engagementen die de gemeente wil opnemen
2.1M.B.T. SENSIBILISERING EN PREVENTIE
De gemeente engageert zich om :
• aan sensibilisering en preventie te doen door minstens hun inwoners te informeren over het naleven van de zes gouden principes:
1.hygiënemaatregelen in acht nemen;
2.activiteiten bij voorkeur buiten organiseren;
3.verhoogde aandacht voor risicogroepen;
4.een veilige afstand van minstens anderhalve meter houden;
5.een mondmasker dragen;
6.bijeenkomsten beperken.
De gemeente hanteert hierbij een populatiegerichte aanpak met focus op de risicogroepen en de kwetsbare personen/groepen.
Dit doet zij door middel van :
• het actueel houden van de gemeentelijke website en het verspreiden van de meest recente informatie via de gemeentelijke informatiekanalen
• het informeren van bezoekers op openbare plaatsen door middel van mondelinge communicatie en affiches
• het organiseren van infosessies voor bepaalde doelgroepen
• het bijstaan van o.a. verenigingen in het heropstarten van hun activiteiten.
Het COVID-19-team van de eerstelijnszone ondersteunt deze sensibiliseringsopdracht door gerichte en relevantie communicatie voor te bereiden. Deze informatie wordt inhoudelijk gebaseerd op tendensen die in het overleg van het COVID-19-team naar boven komen. Het COVID-19-team bezorgt deze communicatie aan de noodplancoördinatoren van de lokale besturen. Het COVID-19-team heeft vanuit haar helikopterpositie zicht op goede praktijken binnen de lokale besturen en andere partners en zal deze gericht delen ter inspiratie.
2.2M.B.T. DE BRONOPSPORING/ANALYSE VAN CLUSTERS
Bij bronopsporing spoort men geen contacten op, maar wil men bronnen van besmetting in kaart brengen. Eerder dan te achterhalen met wie een besmette patiënt allemaal contact had, wordt opgespoord waar de patiënt het virus kan hebben opgelopen. Om clusters op te sporen, is het belangrijk om ook aan retrospectieve contactopsporing te doen. Dat betekent dat je bij een besmet geval op zoek gaat naar waar hij besmet raakte. We zoeken naar gemeenschappelijke kenmerken tussen gevallen. Mensen wordt gevraagd naar hun activiteiten, en in het bijzonder of ze een risicovolle omgeving hebben bezocht. Dat zijn de drie C’s: closed environment (besloten plekken), crowded (dichtbevolkt) en close contacts (dichte contacten). Met die informatie kunnen broeihaarden of hot spots gedetecteerd worden waarvoor de gemeente snel lokale maatregelen nemen om deze in te dijken.
De COVID-19-teams binnen de zorgraden hebben reeds bepaalde initiatieven m.b.t. de bronopsporing opgenomen.
In overleg met de COVID-19-teams binnen de zorgraden engageert de gemeente zich om de bronopsporing als volgt te versterken :
De medische SPOC en teamleaders van het COVID-19-team bewaren het helikopterzicht. De coördinator huisbezoekers zorgt voor afstemming tussen de lokale huisbezoekers, de field agent van het Agentschap Zorg en Gezondheid en de huisbezoeker van mSPOC-team.
Als uit het brononderzoek door de field agent van het Agentschap Zorg en Gezondheid, de lokale huisbezoekers of de huisbezoeker van het mSPOC-team bepaalde clusters naar boven komen, worden deze gesignaleerd aan het mSPOC-team. Het mSPOC-team bekijkt welke verdere stappen er moeten worden gezet:
• Bij een uitbraak gelinkt aan een collectiviteit neemt de teamleader contact op met de collectiviteit in functie van vraag- en aanbodcoördinatie.
• Bij andere uitbraken neemt de teamleader contact op met het lokaal bestuur. Zij bekijken samen welke stappen noodzakelijk zijn en wie wat verder opneemt.
• De teamleader of mSPOC signaleert de clusteruitbraak naar de dienst infectieziekten in functie van verdere opvolging en afstemming.
2.3M.B.T. DE QUARANTAINE-COACHING EN BIJZONDERE AANDACHT VOOR KWETSBARE PERSONEN EN GROEPEN
De COVID- 19 crisis heeft een grote psychosociale impact op iedereen. In dit kader hebben de zorgraden subsidies gekregen m.h.o. op de oprichting van een COVID-19-team, met daarin minstens een teamleider en een medisch expert. Daarnaast werd de mogelijkheid gecreëerd om, in samenwerking met de lokale besturen en de organisaties binnen de eerstelijnszone, een pool van huisbezoekers op te richten, ingebed in het COVID-19-team.
In het kader van dit besluit worden lokale besturen gestimuleerd om complementair aan deze samenwerking in te zetten in quarantaine-coaching en bijzondere aandacht voor kwetsbare personen en groepen. Het behoort tot de lokale autonomie van het lokaal bestuur om in overleg met de COVID-19-teams binnen de zorgraden hun engagementen te concretiseren. Deze inzet kan bijvoorbeeld bestaan uit het aanbieden en leveren van diverse wijzen van hulp :
• hulp bij contactonderzoek bij anderstaligen;
• informatie op maat voor kwetsbare personen/groepen;
• aandacht en zorg voor alleenstaanden;
• hulp bij boodschappen;
• hulp bij kinderopvang;
• bijzondere aandacht en hulp voor de risicogroepen (senioren, …)
• financiële hulp van kwetsbare personen/groepen;
In overleg met de COVID-19-teams binnen de zorgraden engageert de gemeente zich om de quarantainecoaching en bijzondere aandacht voor kwetsbare personen en groepen als volgt te versterken :
Het mSPOC-team houdt vinger aan de pols om positief geteste maatschappelijk kwetsbare personen in de regio te detecteren. Deze detectie kan gebeuren via verschillende kanalen:
• het Agentschap Zorg en Gezondheid stuur een signaal door naar het mSPOC-team
• de persoonsgegeven worden uit de Zorgatlas gehaald (bv. hoge leeftijd kan een indicatie zijn)
• huisartsen uit de regio geven persoonsgegevens door aan het mSPOC-team
• het signaal komt van anderen dan zorgprofessionals, bv. scholen, verenigingen, vertrouwenspersonen, …
Vanuit het COVID-19-team wordt verder nagedacht hoe kwetsbare groepen het best bereikt kunnen worden. Goede praktijken vanuit de verschillende lokale besturen worden gedeeld en binnen het COVID-19-team worden ervaringen of nieuwe initiatieven uitgewisseld.
De gemeente zal op aangeven van of na afstemming met huisartsen, vertrouwenspersonen of leden van het COVID-19-team contact opnemen met personen in quarantaine om ervoor te zorgen dat de nodige informatie ontvangen en begrepen is en/of om aan specifieke noden tegemoet te komen tijdens de quarantaine. Indien nodig zal een huisbezoek afgelegd worden. Indien nodig kan ook een vrijwilliger ingeschakeld worden voor boodschappen, opvang, een telefonisch gesprek, …
Opgemaakt te Malle op 28 januari 2021
Vicky Van Camp
Voorzitter Eerstelijnszone Voorkempen VZW
Harry HendrickxSven Brabants
Burgemeester gemeente MalleAlgemeen directeur gemeente Malle
Artikel 3 - de verwerkingsovereenkomst voor het verwerken van persoonsgegevens om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken, tussen het Agentschap Zorg en Gezondheid en de gemeente Malle, bestaande uit 11 pagina's (bijlage 2) goed te keuren:
Verwerkingsovereenkomst
Verwerken van Persoonsgegevens om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de Covid-19-pandemie te versterken
Deze verwerkingsovereenkomst wordt gesloten tussen:
Agentschap Zorg en Gezondheid, gevestigd te Koning Albert II laan 35/33, 1030 Schaarbeek, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0316.380.841.
hierna: “verwerkingsverantwoordelijke”
Gemeente Malle, met zetel te 2390 Malle, Antwerpsesteenweg 246, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie tekenen, de heer Harry Hendrickx, burgemeester, en de heer Sven Brabants, algemeen directeur, in uitvoering van de gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2021
hierna: “verwerker”
De hierna vermelde bepalingen zijn van toepassing op de verwerker die in het kader van de uitvoering van de opdracht namens de verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens zal verwerken, en met betrekking tot deze verwerking, dus de verwerker zal zijn zoals bedoeld in artikel 4, 8° van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De categorieën van persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen, de aard van de verwerking, de doeleinden van de verwerking en de duur van de verwerking worden beschreven in Annex 1.
Daarnaast kan de verwerker met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze opdracht, ook zelf de verwerkingsverantwoordelijke (zoals bedoeld in art. 4, 7° AVG) zijn. Bijvoorbeeld, indien het gaat om verwerking van persoonsgegevens met het oog op de facturatie van de gepresteerde diensten. Uiteraard is de verwerker verplicht om ook in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, alle wettelijke verplichtingen uit de AVG na te leven; deze verplichting volgt uit de AVG zelf.
1.ALGEMEEN
De verwerker zal de persoonsgegevens die in het kader van deze opdracht moeten worden verwerkt, verwerken in overeenstemming met de AVG en de toepasselijke nationale wetgeving en zal voldoen aan alle verplichtingen opgelegd door de AVG aan een “verwerker”.
De persoonsgegevens worden door de verwerker, zijn medewerkers, of onderaannemer uitsluitend verwerkt op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. Deze verplichting geldt niet, overeenkomstig artikel 28(3)(a) AVG, indien de verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling verplicht is tot de verwerking. In dat geval stelt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke daarvan, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
De verwerker ziet erop toe dat de persoonsgegevens uitsluitend in het kader van het door de verwerkingsverantwoordelijke vooropgestelde doeleinde worden verwerkt.
De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een instructie een inbreuk oplevert op de AVG of een wettelijke bepaling inzake gegevensbescherming. Ook indien de verwerker van oordeel is dat de verwerkingsverantwoordelijke bepaalde gegevens ten onrechte niet als persoonsgegeven heeft gekwalificeerd, zal hij de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen.
De verwerker zal enkel toegang verschaffen aan zijn medewerkers tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de verwerking. De verwerker waarborgt dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen op de hoogte worden gesteld van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en gebonden zijn aan een contractuele geheimhoudingsplicht of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid gebonden zijn.
2.TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN
De verwerker neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.
De verwerker zal rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, de passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt rekening gehouden met de verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
De verwerker toont ten overstaan van de verwerkingsverantwoordelijke aan dat alle passende maatregelen werden genomen zodat de verwerkingsverantwoordelijke zijn verantwoordingsplicht kan nakomen bedoeld in artikel 5 AVG. De verwerker voegt een overzicht van de genomen technische en organisatorische maatregelen toe aan deze verwerkingsovereenkomst als Annex 2.
De verwerker zal een procedure opzetten om op gezette tijdstippen de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking te testen, te beoordelen en te evalueren. Een rapport daarover kan worden opgevraagd door de verwerkingsverantwoordelijke. Indien nodig zullen de technische en organisatorische maatregelen worden geactualiseerd.
3.VERWERKING DOOR ONDERAANNEMERS
Voor de verwerking van de persoonsgegevens kan de verwerker geen beroep doen op onderaannemer(s) tenzij met de voorafgaande specifieke schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker verschaft de verwerkingsverantwoordelijke een duidelijk overzicht van de precieze verwerkingsactiviteiten die een onderaannemer zal uitvoeren in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens. Dit overzicht moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de verwerkingsverantwoordelijke en wordt, na goedkeuring, toegevoegd als Annex 3. In geval de verwerker een nieuwe onderaannemer wil aanstellen of indien hij een bestaande onderaannemer wil vervangen, vraagt hij telkens dertig (30) kalenderdagen voordat de onderaannemer zou worden aangesteld de schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker zal bij schriftelijke overeenkomst aan de onderaannemers dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opleggen als deze die worden opgelegd aan de verwerker, opdat de verwerking zou voldoen aan de vereisten van de AVG.
De verwerker blijft ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijkheid dragen voor het naleven van de verplichtingen uit de AVG, uit toepasselijke nationale wetgeving en zoals vastgesteld door deze verwerkingsovereenkomst door zijn onderaannemers.
4.BIJSTAND BIJ DE NAKOMING VAN DE VERPLICHTINGEN UIT DE AVG DOOR DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
4.1.Algemeen
De verwerker zal, rekening houdend met de aard van de verwerking, en de hem ter beschikking staande informatie, de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie verstrekken en alle bijstand verlenen noodzakelijk en/of die redelijkerwijze mag worden verwacht opdat de verwerkingsverantwoordelijke in staat zou zijn, zijn verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 AVG na te komen en van deze nakoming het bewijs te leveren.
4.2.Bijstand bij verzoeken van de betrokkenen
De verwerker zal alle mogelijke maatregelen nemen opdat de verwerkingsverantwoordelijke kan tegemoetkomen aan de verzoeken van een betrokkene die zich beroept op de hierna vermelde rechten en de verwerker zal, in voorkomend geval, de verwerkingsverantwoordelijke daarbij alle medewerking verlenen:
• het recht van inzage, en onder meer om een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt te bekomen;
• het recht op rectificatie van de persoonsgegevens;
• het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens;
• het recht van bezwaar;
• het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming waaronder profilering.
Indien een betrokkene zich rechtstreeks wendt tot de verwerker om zich te beroepen op één van de voormelde rechten, zal de verwerker dit onmiddellijk melden aan de verwerkingsverantwoordelijke en alleen tegemoetkomen aan het verzoek van de betrokkene na akkoord van de verwerkingsverantwoordelijke.
4.3.Bijstand bij de nakoming van de verplichting tot gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB)
De verwerker zal rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, alle bijstand verlenen aan de verwerkingsverantwoordelijke bij de verplichting tot gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB), en inzonderheid om te komen tot een volwaardige en correcte risicobeoordeling en –beheersing. Wanneer een reeds bestaande verwerking van persoonsgegevens, volgens een nieuw technologisch proces zal worden uitgevoerd, zal de verwerker nagaan of een GEB moet worden uitgevoerd en de verwerkingsverantwoordelijke daarvan op de hoogte brengen.
Indien nodig en op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, zal de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bijstaan om ervoor te zorgen dat de verplichtingen ingevolge de uitvoering van een GEB worden nagekomen. Indien uit een GEB blijkt dat de verwerking een hoog risico voor de gegevensbescherming zou opleveren, zal de verwerker op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke of de toezichthoudende autoriteit alle informatie verstrekken noodzakelijk in het kader van de voorafgaande raadpleging.
5.REGISTER VAN DE VERWERKINGSACTIVITEITEN
De verwerker houdt, in overeenstemming met artikel 30, lid 2 AVG, een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die hij ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke (heeft) verricht. Dit register – dat in schriftelijke (waaronder elektronische) vorm is opgesteld - vermeldt per verwerkingsverantwoordelijke:
• de naam en de contactgegevens van de verwerker, en de verwerkingsverantwoordelijke (in voorkomend geval van de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker), en van de functionaris voor gegevensbescherming of de verantwoordelijke voor gegevensbescherming;
• de categorieën van verwerkingen die voor rekening van elke verwerkingsverantwoordelijke zijn uitgevoerd;
• indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, onder vermelding van dat derde land of die internationale organisatie, en in voorkomend geval (zie artikel 49 (1) AVG) de documenten inzake de passende waarborgen;
• indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen bedoeld in artikel 32 (1) AVG.
6.PLAATS VAN DE VERWERKING EN DOORGIFTEN
Het verwerken van persoonsgegevens kan enkel gebeuren op het grondgebied van één van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER), ongeacht of de verwerking wordt uitgevoerd door de verwerker of een onderaannemer. De verwerker zal geen persoonsgegevens verwerken buiten de EER of doorgegeven aan een onderaannemer die gevestigd is buiten de EER of daar persoonsgegevens verwerkt.
Op een verzoek tot doorgifte of het verstrekken van persoonsgegevens aan een land buiten de EER, gebaseerd op een rechterlijke uitspraak of een besluit van een administratieve autoriteit, kan enkel worden ingegaan indien die rechterlijke uitspraak of dat besluit is gebaseerd op een internationale overeenkomst, zoals een verdrag inzake wederzijdse rechtsbijstand tussen het verzoekende derde land en de Unie of een lidstaat (onverminderd de andere gronden voor doorgiften aan een derde land vastgesteld in de AVG). In voorkomend geval zal de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk en voorafgaand aan de doorgifte op de hoogte brengen van het verzoek.
7.MELDING VAN EEN INBREUK IN VERBAND MET DE PERSOONSGEGEVENS
De verwerker informeert de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk zodra - en uiterlijk binnen 24 uur nadat - hij kennis heeft genomen van een inbreuk op de beveiliging van de persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
De verwerker zal, met het oog op de melding van de inbreuk door de verwerkingsverantwoordelijke aan de toezichthoudende entiteit (artikel 33 AVG) en aan de betrokkene (artikel 34 AVG), de volgende gegevens meedelen aan de verwerkingsverantwoordelijke:
• de aard van de inbreuk, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
• de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met de persoonsgegevens;
• de maatregelen die werden genomen of kunnen worden genomen om de inbreuk in verband met de persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan;
8.AANSPRAKELIJKHEID
De verwerker vrijwaart de verwerkingsverantwoordelijke voor alle gevolgen die voortvloeien uit het niet respecteren door de verwerker of zijn onderaannemers van de verplichtingen ingevolge de AVG en is verantwoordelijk voor alle door de verwerkingsverantwoordelijke geleden schade bij het niet-respecteren ervan.
9.AUDITS
De verwerker zal alle informatie bijhouden en ter beschikking stellen aan de verwerkingsverantwoordelijke om aan te tonen dat de verwerker alle verplichtingen nakomt die worden opgelegd met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en om audits mogelijk te maken, en zal ook bijstand verlenen aan eventuele audits.
De verwerkingsverantwoordelijke kan zelf of door een gemachtigde controleur (laten) nagaan of auditen of de verwerker voldoet aan alle verplichtingen met betrekking tot de gegevensbescherming onder de AVG en onder meer welke technische en organisatorische maatregelen door de verwerker werden genomen en of deze worden nageleefd. De verwerker zal alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om audits mogelijk te maken en zal volledige medewerking verlenen aan de verwerkingsverantwoordelijke of de gemachtigd controleur om een audit te kunnen uitvoeren.
10.WISSEN VAN GEGEVENS BIJ BEËINDIGING VAN DE OPDRACHT
De verwerker zal, na afloop van de verwerking, naargelang de keuze van de verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens wissen op alle dragers of, op eenvoudig verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens overdragen aan de verwerkingsverantwoordelijke en de kopieën ervan verwijderen, tenzij de opslag verplicht is volgens een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling.
Ook na beëindiging van de overeenkomst tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker, en zolang de verwerker toegang heeft tot de persoonsgegevens die hem in het kader voor verwerking werden toevertrouwd, blijft de verwerker onderworpen aan de voorgaande bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens.
Ondertekend op 28 januari 2021
Namens het Agentschap Zorg en GezondheidNamens de gemeente
Naam: Dirk DewolfNaam: Harry Hendrickx
Functie: Administrateur-generaalFunctie: burgemeester
Namens de gemeente
Naam: Sven Brabants
Functie: algemeen directeur
Artikel 4 - het formulier 'aanvraag toegang Interne Controletoren – lokaal bestuur' (bijlage 3a) goed te keuren:
Bijlage 3A
Aanvraag toegang Interne Controletoren – lokaal bestuur
Context voor de aanvraag
Het lokale bestuur, hieronder vermeld, heeft beslist extra opdrachten op te nemen met betrekking tot lokale contactopsporing, brononderzoek en COVID coaching. Hiertoe heeft het een Samenwerkingsovereenkomst afgesloten met het Vlaamse Agentschap Zorg en Gezondheid , waaraan deze aanvraag als bijlage wordt toegevoegd. Tevens werd met het Agentschap een Verwerkingsovereenkomst afgesloten, die ook als bijlage van de voornoemde samenwerkingsovereenkomst geldt.
Alle initiatieven die het lokale bestuur onderneemt, zullen ook in lijn zijn met het afsprakenkader dat hieromtrent afgesloten is met de Zorgraad, die beschrijft op welke wijze de initiatieven van het lokale bestuur en de initiatieven die worden ondernomen door het COVID-19-team elkaar versterken.
De aanvraag tot toegang tot het de Interne Controletoren van de Zorgatlas past in het geheel van bovenstaande overeenkomsten en afspraken.
---
Aanvraag toegang
Aanvraag toegang tot Interne Controle van de Zorgatlas van het Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid voor:
Karen Van Erck
Karen.VanErck@malle.be
Medewerker van de gemeente Malle
Karen Van Erck is noodplancoördinator voor gemeente Malle en neemt de rol op van lokale huisbezoeker. Volgende taken dient deze medewerker op te nemen in het kader van de opdrachten die de gemeente op zich heeft genomen met betrekking tot preventie en sensibilisatie, bronopsporing, COVID-coaching:
• al de opdrachten m.b.t. sensibilisatie, preventie en afstemmen van vraag en aanbod
• herkennen van specificaties van locaties/evenementen in gemeentelijke ‘hotspots’
• opzoeken van patiënten (telefonisch of fysiek) met de vraag of men verdere ondersteuning wenst aan huis in nieuwe situatie van quarantaine (bijv. boodschappen, eenzaamheid,...)
• doorgeven info aan contactpersoon in de gemeente (maatschappelijk werker, verpleegkundige) die iemand kan langs sturen voor verdere vraagverheldering en ondersteuning (indien besmette persoon dit vraagt).
Voor de uitoefening van deze taken is de toegang tot de interne controletoren noodzakelijk.
Karen Van Erck heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Harry HendrickxSven Brabants
BurgemeesterAlgemeen directeur
28 januari 202128 januari 2021
HandtekeningHandtekening
Artikel 5 - het formulier 'aanvraag toegang uitbraakvolgsysteem – lokaal bestuur' (bijlage 3b) goed te keuren:
Bijlage 3B
Aanvraag toegang UVS – lokaal bestuur
Context voor de aanvraag
Het lokale bestuur, hieronder vermeld, heeft beslist extra opdrachten op te nemen met betrekking tot lokale contactopsporing, brononderzoek en COVID coaching. Hiertoe heeft het een Samenwerkingsovereenkomst afgesloten met het Vlaamse Agentschap Zorg en Gezondheid , waaraan deze aanvraag als bijlage wordt toegevoegd. Tevens werd met het Agentschap een Verwerkingsovereenkomst afgesloten, die ook als bijlage van de voornoemde samenwerkingsovereenkomst geldt.
Alle initiatieven die het lokale bestuur onderneemt, zullen ook in lijn zijn met het afsprakenkader dat hieromtrent afgesloten is met de Zorgraad, die beschrijft op welke wijze de initiatieven van het lokale bestuur en de initiatieven die worden ondernomen door het COVID-19-team elkaar versterken.
De aanvraag tot toegang tot het Uitbraakvolgsysteem (UVS) past in het geheel van bovenstaande overeenkomsten en afspraken.
---
Aanvraag toegang
Aanvraag toegang tot het UVS van het Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid voor:
Karen Van Erck
Karen.VanErck@malle.be
Medewerker van de gemeente Malle
Karen Van Erck is noodplancoördinator voor gemeente Malle en neemt de rol op van lokale huisbezoeker. Volgende taken dient deze medewerker op te nemen in het kader van de opdrachten die de gemeente op zich heeft genomen met betrekking tot preventie en sensibilisatie, bronopsporing, COVID-coaching:
•al de opdrachten m.b.t. sensibilisatie, preventie en afstemmen van vraag en aanbod
•herkennen van specificaties van locaties/evenementen in gemeentelijke ‘hotspots’
•opzoeken van patiënten (telefonisch of fysiek) met de vraag of men verdere ondersteuning wenst aan huis in nieuwe situatie van quarantaine (bijv. boodschappen, eenzaamheid,...)
•doorgeven info aan contactpersoon in de gemeente (maatschappelijk werker, verpleegkundige) die iemand kan langs sturen voor verdere vraagverheldering en ondersteuning (indien besmette persoon dit vraagt).
Voor de uitoefening van deze taken is de toegang tot het uitbraakvolgsysteem noodzakelijk.
Karen Van Erck heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Harry HendrickxSven Brabants
BurgemeesterAlgemeen directeur
28 januari 202128 januari 2021
HandtekeningHandtekening
Artikel 6 - het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid naar de gemeente Malle in het kader van de verwerking van persoonsgegevens door de lokale besturen met het oog op het nemen van verdere maatregelen ter bestrijding van de COVID-19-pandemie, tussen het Agentschap Zorg en Gezondheid en de gemeente Malle, bestaande uit 13 pagina's (bijlage 4) goed te keuren:
PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN HET AGENTSCHAP ZORG EN GEZONDHEID (AZG) NAAR GEMEENTE MALLE
in het kader van de verwerking van persoonsgegevens door de lokale besturen met het oog op het nemen van verdere maatregelen ter bestrijding van de Covid-19-pandemie
28 januari 2021
Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
TUSSEN
Het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG), vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van agentschap zonder rechtspersoonlijkheid AZG, de heer Dirk Dewolf
ingeschreven in het KBO met ondernemingsnummer 0316.380.84 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II laan 35 / 33, 1030 Schaarbeek
hierna: “INSTANTIE 1”;
EN
Gemeente Malle met zetel te 2390 Malle, Antwerpsesteenweg 246, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie tekenen: de heer Harry Hendrickx, burgemeester, en de heer Sven Brabants, algemeen directeur, in uitvoering van de gemeenteraadsbeslissing van 28 januari 2021, ingeschreven in het KBO met nummer 0207.537.240
hierna: “INSTANTIE 2”;
[INSTANTIE 1] en [INSTANTIE 2] worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
NA TE HEBBEN UITEENGEZET
A.Het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 7 mei 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Zorg en Gezondheid".
B.De gemeente is een lokale overheid waarvan de werking is vastgelegd in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (hierna decreet over het lokaal bestuur).
C.C1 RECHTSGROND VAN DE GEPLANDE GEGEVENSSTROOM
• Artikel 2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn beogen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en ze een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden verzekeren. Artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet voorziet bovendien dat gemeenten ook tot taak hebben het voorzien ten behoeve van de inwoners, in een goede politie, met name over de zindelijkheid, de gezondheid, de veiligheid en de rust op de openbare wegen en plaatsen en in openbare gebouwen. Meer bepaald kan de gemeente passende maatregelen nemen om rampen en plagen, zoals epidemieën te voorkomen en het verstrekken van de nodige hulp op ze te doen ophouden.
Voortbouwend op deze rechtsgronden, legde de Vlaamse Regering met het besluit van 13 november 2020 de juridische contouren van de lokale bronopsporing en het lokale contactonderzoek vast en voorziet ze in de mogelijkheid tot het opnemen van verdere maatregelen ter bestrijding van de COVID-19-epidemie. Voor het opnemen van taken buiten de rol als verwerker, zoals opgenomen in artikel 7 van voornoemd besluit van 13 november 2020, sluiten partijen dit protocol af.
C2. VERLOOP VAN DE GEPLANDE GEGEVENSSTROOM
De meldingsplicht van COVID-19 vindt zijn rechtsgrond in het decreet van 21 november 2003. Artikel 6, §1, van het samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020 tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, het Waalse Gewest, de Duitstalige Gemeenschap en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, betreffende de gezamenlijke gegevensverwerking door Sciensano en de door de bevoegde gefedereerde entiteiten of door de bevoegde agentschappen aangeduide contactcentra, gezondheidsinspecties en mobiele teams in het kader van een contactonderzoek bij personen die (vermoedelijk) met het coronavirus COVID-19 besmet zijn op basis van een gegevensbank bij Sciensano (hierna het samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020 te noemen) stelt dat de persoonsgegevens met betrekking tot de meldingsplicht in afwijking van de regelgeving van de deelstaten in gegevensbank I komen.
Het Agentschap Zorg en Gezondheid verstrekt aan gemeente Malle de persoonsgegevens die gemeente Malle nodig heeft overeenkomstig de opgenomen verwerkingsdoeleinden in artikel 3. Gemeente Malle treedt hierbij op als verwerkingsverantwoordelijke.
De rechtsgronden voor gemeente Malle om op te treden als verwerkingsverantwoordelijke, werden hiervoor reeds verduidelijkt en zijn ook opgenomen in artikel 2. Het aanbieden van ondersteuning door bijkomende maatregelen zoals opgenomen in artikel 3, kan enkel en alleen nadat hiervoor expliciet toestemming werd gevraagd aan de betrokkenen om hun gegevens voor verdere diensten te gebruiken.
Ter info wordt meegedeeld dat de gemeente op basis van de afgesloten verwerkersovereenkomst voor het bijdragen aan de bronopsporing en quarantainecoaching reeds beschikt over deze data in de hoedanigheid van verwerker.
D.De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dit protocol wordt bekendgemaakt op de website van alle partijen.
E.De functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap Zorg en Gezondheid heeft op … januari 2021 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
F.Het opstellen van verwerkingsovereenkomsten en voorliggend protocolakkoord voor de omkadering van de lokale initiatieven werd besproken met de functionarissen voor de gegevensbescherming van de Vlaamse lokale besturen op de VVSG-werkgroep informatieveiligheid van 30 november 2020 en verder uitgewerkt met een aantal leden van deze werkgroep voor wat betreft de voorgestelde gegevensuitwisseling, de definiëring en uitvoering van de voorliggende gegevensverwerking.
G.De functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Malle heeft op 19 januari 2021 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
H.Over het Besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de Covid-19-pandemie te versterken werd het advies van de Vlaamse Toezichtcommissie niet ingewonnen. Bijgevolg is een advies over het ontwerp van dit protocol niet wenselijk.
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
Artikel 1: Onderwerp
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 3 door het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) aan gemeente Malle uiteengezet.
Artikel 2: Rechtvaardigingsgronden van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
De beoogde gegevensverwerking door gemeente Malle is gebaseerd op:
• deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust (artikel 6, lid 1, c AVG);
• deze verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (artikel 6, lid 1, e AVG);
• deze verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang (artikel 9, lid 2, g AVG);
• deze verwerking is noodzakelijk om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid, zoals bescherming tegen ernstige grensoverschrijdende gevaren voor de gezondheid of het waarborgen van hoge normen inzake kwaliteit en veiligheid van de gezondheidszorg en van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen (artikel 9, lid 2, i AVG).
Het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) heeft de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor volgende doeleinden:
• Het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19 en het uitvoeringsbesluit van 12 juni 2020, voorzien dat de taken zoals opgelegd in artikel 44 van het preventiedecreet, meer bepaald het tegengaan van de verspreiding van infecties, uitgevoerd zal worden door een samenwerkingsverband dat een contactcentrum opricht dat belast wordt met opdrachten van opsporing en begeleiding van personen met een bevestigde of vermoedelijke diagnose van COVID-19, of van personen die mogelijk een risicodragend contact hebben gehad met een persoon die besmet is met COVID-19 of die vermoedelijk besmet is met COVID-19.
Gemeente Malle zal de opgevraagde gegevens verwerken voor volgende doeleinden:
Lokale besturen beschikken op het vlak van volksgezondheid over volgende specifieke rechtsgronden die hen toestaan om zelf (als verwerkingsverantwoordelijke) voornoemde taken op te nemen en over de nodige data te beschikken:
• Vooreerst bepaalt artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet dat gemeenten ook tot taak hebben het voorzien ten behoeve van de inwoners, in een goede politie, met name over de zindelijkheid, de gezondheid, de veiligheid en de rust op openbare wegen en plaatsen en in openbare gebouwen. Meer bepaald kan de gemeente passende maatregelen nemen om rampen en plagen, zoals epidemieën te voorkomen en het verstrekken van de nodige hulp om ze te doen ophouden;
• Daarnaast stipuleert het decreet over het lokaal bestuur in artikel 2, §1: de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn beogen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en verzekeren een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden. Ook dit vormt een rechtsgrond voor het optreden van de lokale besturen in het kader van de COVID-19-pandemie. Deze bepaling vormde ook de rechtsgrond voor het voornoemd besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 waarmee lokale besturen kunnen bijdragen aan de contact- en bronopsporing.
Het doeleinde van de verdere verwerking van deze persoonsgegevens door gemeente Malle is verenigbaar met de doeleinden waarvoor het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) de gegevens oorspronkelijk heeft verzameld, gezien zij omkaderd is door een rechtsgrond (artikel 6, lid 1, c AVG of artikel 6, lid 1, e AVG), noodzakelijk is om redenen van zwaarwegend algemeen belang (artikel 9, lid 2, g AVG) en noodzakelijk is om redenen van algemeen belang (artikel 9, lid 2, i AVG).
Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens.
Het betreft geen persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevensbescherming. Indien dat wel het geval is, wordt dit gespecificeerd in onderstaande tabel.
De gegevens worden opgevraagd op basis van contactgegevens.
Gegevens betreffende personen waarbij een COVID-19 test uitwees dat ze besmet zijn en de personen bij wie de arts een ernstig vermoeden heeft dat ze besmet zijn met COVID-19, zonder dat een COVID-19 test is uitgevoerd of voorgeschreven of waarbij de COVID-19-test uitwees dat ze niet besmet waren | Mogelijk te verstrekken gegevens: 1.identificatiegegevens; 2.contactgegevens; 3.geslacht; 4.leeftijd; 5.datum waarop de COVID-19-test werd afgenomen; 6.datum van de eerste ziektesymptomen; 7.de eventuele collectiviteiten waarmee de persoon in contact is geweest; 8.gegevens betreffende de kwetsbaarheid en vraag tot hulp (of melding dat betrokkene niet meer wenst gecontacteerd te worden) 9.personen waarmee deze personen in contact zijn geweest, gedurende een periode van veertien dagen voor en na de eerste tekenen van de besmetting met COVID-19, waarbij een bepaalde appreciatiemarge op grond van wetenschappelijke inzichten in rekening kan worden genomen; 10.de relevante criteria voor inschatting voor hoog of laag besmettingsrisico en het geven van advies; 11.gegevens over gezondheid, die nodig zijn voor het contact- en omgevingsonderzoek, en de medische en psychosociale ondersteuning; 12.gegevens, andere dan gegevens over gezondheid, nodig voor het contact- en omgevingsonderzoek en de medische en psychosociale ondersteuning. De persoonsgegevens, vermeld in punt 1° tot en met 6°, worden aan gemeente Malle bezorgd door het agentschap Zorg en Gezondheid. De persoonsgegevens, vermeld in punt 7° tot en met 12°, worden door het AZG bezorgd aan gemeente Malle voor zover AZG hierover beschikt.
|
Verantwoording proportionaliteit waarom elk gegeven noodzakelijk is voor het gevraagde doel. Als in artikel 1 en 2 verschillende doelen zijn opgegeven, aangeven voor welk doel het gegeven wordt meegedeeld
| Voor het aanbieden van ondersteuning op maat, meer bepaald voor : -verstrekken van informatie op maat; zijn gegevens 1-12 vereist -zorgen voor kinderopvang; zijn gegevens 1-6 vereist -doen van boodschappen zijn gegevens 1-6 vereist -maatregelen nemen om vervreemding of vereenzaming tegen te gaan; zijn gegevens 1-6 vereist -verlenen van psychologische bijstand; zijn gegevens 1-6 vereist -regelen van administratie; zijn gegevens 1-6 vereist -verstrekken van een bijkomende financiële tegemoetkoming: zijn gegevens 1-6 vereist
|
Gegevens betreffende personen waarmee de personen waarbij een COVID-19 test uitwees dat ze besmet zijn en de personen bij wie de arts een ernstig vermoeden heeft dat ze besmet zijn met COVID-19, zonder dat een COVID-19 test is uitgevoerd of voorgeschreven of waarbij de COVID-19-test uitwees dat ze niet besmet waren, in contact zijn geweest
|
|
Verantwoording proportionaliteit waarom elk gegeven noodzakelijk is voor het gevraagde doel. Als in artikel 1 en 2 verschillende doelen zijn opgegeven, aangeven voor welk doel het gegeven wordt meegedeeld | Mogelijk te verstrekken gegevens: 1°naam en voornaam; 2°postcode; 3°telefoonnummer; 4°taalvaardigheid; 5°of deze personen een gezondheidszorgberoep uitoefenen. De persoonsgegevens, vermeld in punt 1° tot en met 3°, worden aan de gemeente Malle bezorgd door het agentschap Zorg en Gezondheid. De persoonsgegevens, vermeld in punt 4° en 5°, worden door het AZG bezorgd aan de gemeente Malle voor zover AZG hierover beschikt. Voor het aanbieden van ondersteuning op maat, meer bepaald voor : -verstrekken van informatie op maat; zijn gegevens 1-5 vereist -zorgen voor kinderopvang; zijn gegevens 1-3 vereist -doen van boodschappen zijn gegevens 1-3 vereist -maatregelen nemen om vervreemding of vereenzaming tegen te gaan; zijn gegevens 1-3 vereist -verlenen van psychologische bijstand; zijn gegevens 1-5 vereist -regelen van administratie; zijn gegevens 1-3 vereist -verstrekken van een bijkomende financiële tegemoetkoming: zijn gegevens 1-4 vereist
|
De meegedeelde gegevens zullen door de gemeente Malle bewaard worden uiterlijk tot het einde van de specifieke maatregelen ter ondersteuning van personen waarbij een COVID-19 test uitwees dat ze besmet zijn en de personen bij wie de arts een ernstig vermoeden heeft dat ze besmet zijn met COVID-19, zonder dat een COVID-19 test is uitgevoerd of voorgeschreven of waarbij de COVID-19-test uitwees dat ze niet besmet waren en ter ondersteuning van personen waarmee de personen waarbij een COVID-19 test uitwees dat ze besmet zijn en de personen bij wie de arts een ernstig vermoeden heeft dat ze besmet zijn met COVID-19, zonder dat een COVID-19 test is uitgevoerd of voorgeschreven of waarbij de COVID-19-test uitwees dat ze niet besmet waren, in contact zijn geweest.
Deze bewaartermijn kan verantwoord worden gezien de opdracht van de lokale besturen zoals voorzien in artikel 2 van het decreet over het lokaal bestuur, in artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet en artikel 57, §1, OCMW-wet.
Artikel 4: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
De gemeente Malle zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2, 2°, vooropgestelde finaliteiten kunnen meedelen aan volgende categorie(ën) van ontvangers:
• Volgende diensten van gemeente Malle zullen toegang hebben tot de gevraagde persoonsgegevens:
• De burgemeester van de betrokken gemeente op grond van zijn algemene bevoegdheid inzake het garanderen van de openbare veiligheid;
• De voorzitter van het vast bureau;
• De medewerker van de dienst die door gemeente Malle is aangewezen om de taken zoals opgesomd in artikel 3 te volbrengen.
• Indien nodig in het kader van de in artikel 3 bepaalde taken, kunnen de gevraagde gegevens worden medegedeeld aan of ingezien worden door:
• De noodplanambtenaar van de betrokken gemeente op grond van zijn algemene bevoegdheid inzake de coördinatie van de nood- en interventieplanning.
Elke eventuele mededeling van de gevraagde persoonsgegevens door gemeente Malle moet voorafgaandelijk aan het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) worden gemeld en moet uiteraard in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent onder meer dat gemeente Malle waar vereist een protocol sluit voor de mededeling van de gevraagde gegevens.
Artikel 5: Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen casusgewijs en dus onregelmatig worden meegedeeld omdat de persoonsgegevens slechts met de gemeente Malle worden gedeeld in het kader van het nemen van verdere maatregelen ter bestrijding van de COVID-19-epidemie, zoals gedefinieerd in artikel 3.
De gemeente Malle waaraan de persoonsgegevens worden bezorgd, wordt aangewezen als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die ze op basis van deze bepaling heeft ontvangen.
Artikel 6: Beveiligingsmaatregelen
Volgende maatregelen worden getroffen ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3:
Gemeente Malle treft in overleg met de eigen functionaris van de gegevensbescherming alle organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen ter beveiliging van de ontvangen persoonsgegevens bij verdere verwerking.
Gemeente Malle moet kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen. Op eenvoudig verzoek van het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) moet gemeente Malle hiervan aan het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) het bewijs overmaken.
In het geval gemeente Malle voorliggend protocol, beroep doet op een verwerker (of meerdere verwerkers), waaronder de regionale samenwerkingsvormen voor de lokale aanpak van Covid-19, doet de gemeente Malle uitsluitend beroep op verwerkers die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. Gemeente Malle sluit in voorkomend geval met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming en een geheimhoudingsovereenkomst met de betrokken medewerkers van deze verwerkers. Partijen bezorgen elkaar het overzicht van de verwerkers die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.
Artikel 7: Kwaliteit van de persoonsgegevens
Zodra gemeente Malle één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene), meldt zij dat onmiddellijk aan het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) via een correctie aangebracht in de Zorgatlas. Het Agentschap Zorg en Gezondheid onderzoekt binnen 7 kalenderdagen na de aangebrachte correctie de voornoemde vaststellingen en neemt de gepaste maatregelen binnen 7 kalenderdagen na het onderzoek.
Artikel 8: Sanctie bij niet-naleving
Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen en in afwijking van artikel 5, 2°, kan het Vlaamse Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) dit protocol middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig beëindigen indien gemeente Malle deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 9: Meldingsplichten
Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar via de functionarissen voor gegevensbescherming zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op beide partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
Gemeente Malle brengt het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 10: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in Brussel.
Artikel 11: Inwerkingtreding en opzegging
Dit protocol treedt in werking op de datum van ondertekening.
Partijen kunnen na onderling overleg dit protocol ten allen tijde schriftelijk opzeggen.
Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.
Opgemaakt te Malle, op 28 januari 2021, in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn.
dhr. Dirk Dewolfburgemeester Harry Hendrickx
namens het Agentschap namens de gemeente Malle
Zorg en Gezondheid (AZG)
algemeen directeur Sven Brabants
namens de gemeente Malle
GR van 28 januari 2021
Beleids- en beheerscyclus - goedkeuring van de jaarrekening 2019 door de gouverneur van de provincie Antwerpen - kennisneming
Toelichting
Aanleiding en context
Op 25 juni 2020 stelde de gemeenteraad de jaarrekening van het financiële boekjaar 2019 van de gemeente vast.
Juridische gronden
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikels 260-262
Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en in het bijzonder artikel 172
Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en in het bijzonder de artikelen 30 tot en met 45
Ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en in het bijzonder de artikelen 5 tot en met 8 en 11 tot en met 13
Motivering
Op 16 december 2020 bezorgde het Agentschap Binnenlands Bestuur het besluit van de gouverneur van de provincie Antwerpen van 11 december 2020 waaruit blijkt dat de jaarrekening van het financiële boekjaar 2019 van de gemeente werd goedgekeurd.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
Artikel 1 - kennis te nemen van het besluit van de gouverneur van de provincie Antwerpen van 11 december 2020 waaruit blijkt dat de jaarrekening van het financiële boekjaar 2019 van de gemeente werd goedgekeurd.
GR van 28 januari 2021
Financieel beleid- besluit van de gouverneur van Antwerpen houdende de gedeeltelijke vernietiging van het besluit van de gemeenteraad van 17 december 2020 inzake het gemeentelijk reglement voor de activeringsheffing - kennisneming
Toelichting
Aanleiding en context
Op 17 december 2020 keurde de gemeenteraad van Malle het gemeentelijke reglement voor de activeringsheffing goed.
Overeenkomstig artikel 330 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur samen gelezen met artikel 4, tweede lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 20 april 2018 tot vaststelling van de wijze van communicatie tussen het lokaal bestuur, de indiener van de klacht en de toezichthoudende overheid in het kader van het bestuurlijk toezicht op het lokaal bestuur, bracht de gemeenteoverheid op 18 december 2020 de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van bovenvermeld besluit op de webtoepassing van de gemeente.
Overeenkomstig artikel 332, §1, eerste lid, en §2, eerste lid, van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, beschikt de toezichthoudende overheid over een termijn van dertig dagen, ingaand op de dag die volgt op de kennisgeving aan de toezichthoudende overheid van de bekendmaking van het besluit op de webtoepassing van de gemeente, om een besluit van een gemeenteoverheid te vernietigen en om de gemeenteoverheid daarvan op de hoogte te brengen.
Overeenkomstig artikel 291, eerste lid, van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur wordt de vervaldag verplaatst naar de eerstvolgende werkdag indien de vervaldag een zaterdag, een zondag of een wettelijke of decretale feestdag is.
Bovenvermelde termijn verstrijkt op 18 januari 2021.
Juridische gronden
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, de artikelen 326 tot en met 334
De gecoördineerde Grondwet van 17 februari 1994, de artikelen 41, 162, tweede lid, 6°, en
170, §4
De bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, artikel 7, §1, eerste lid
Het decreet van 27 maart 2009 betreffende het grond- en pandenbeleid, artikel 3.2.5.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, de artikelen 2, 40, 41, tweede
lid, 14°, en 327
Motivering
Op 17 december 2020 keurde de gemeenteraad van Malle een besluit goed inzake het gemeentelijk belastingreglement voor de activeringsheffing. Artikel 1 van dit besluit, dat de artikelen 1 tot en met 9 bevat, betreft de goedkeuring van het belastingreglement. Hiermee vestigt de gemeente Malle voor de aanslagjaren 2021 tot en met 2025 een activeringsheffing op de onbebouwde bouwgronden en kavels die voorkomen in het gemeentelijk register onbebouwde percelen.
Artikel 4 van dit belastingreglement bepaalt:
“Artikel 4 - berekening van de belasting
§1 Het standaardtarief bedraagt 15,00 euro per strekkende meter.
§2 Wanneer een perceel paalt aan twee of meer wegen, zal de belasting berekend worden op
basis van de kleinste perceelsbreedte, gemeten op de voorgevelbouwlijn, langs een van die
wegen.
§3 De minimale aanslag bedraagt 150,00 euro per kavel of bouwgrond. De belastbare lengte
wordt steeds in volle meter uitgedrukt. Elk gedeelte van een strekkende meter wordt als
volledige meter beschouwd.”
Overeenkomstig artikel 327 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur beperkt de toezichthoudende overheid zich bij de uitoefening van het toezicht, vermeld in dit decreet, behalve in geval van andersluidende bepalingen, tot een toetsing aan het recht en aan het algemeen belang. Voor beslissingen van de gemeenteoverheid is het algemeen belang elk belang dat ruimer is dan het gemeentelijk belang. Voor beslissingen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is het algemeen belang elk belang dat ruimer is dan het gemeentelijk belang en het belang van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 3.2.5. van het decreet van 27 maart 2009 betreffende het grond- en pandenbeleid luidt als volgt:
“§ 1. Gemeenten maken potentiële woonlocaties vrij en gaan grondspeculatie tegen. Met dat oogmerk zijn de gemeenteraden gemachtigd tot het heffen van een jaarlijkse belasting, geheven op onbebouwde bouwgronden in woongebied of onbebouwde kavels, rekening houdend met volgende minimale regelen:
1° indien de activeringsheffing wordt vastgesteld op een bedrag per strekkende meter lengte van de bouwgrond of kavel palende aan de openbare weg, bedraagt de heffing ten minste 12,50 euro per strekkende meter;
2° indien de activeringsheffing wordt vastgesteld op een bedrag per vierkante meter oppervlakte van de bouwgrond of kavel, bedraagt de heffing ten minste 0,25 euro per vierkante meter;
3° in elk geval geldt een minimale aanslag van 125 euro per bouwgrond of kavel. Binnen dezelfde gemeente kan zowel een activeringsheffing op onbebouwde bouwgronden in woongebied als op onbebouwde kavels worden geheven.
§ 2. De bedragen, vermeld in § 1, tweede lid, zijn gekoppeld aan de evolutie van de ABEX-index en stemmen overeen met de index van november 2008. Ze worden jaarlijks op 1 januari aangepast aan het ABEX-indexcijfer van de maand november die aan de aanpassing voorafgaat.”
Dit betekent dat de minimumtarieven die de gemeenten moeten hanteren, de minimumbedragen
zijn die vermeld worden in paragraaf 1 die vervolgens geïndexeerd dienen te worden overeenkomstig paragraaf 2 van artikel 3.2.5. van het decreet van 27 maart 2009 betreffende het grond- en pandenbeleid.
Artikel 4 van het belastingreglement, dat onderdeel uitmaakt van artikel 1 van het gemeenteraadsbesluit van 17 december 2020, zoals hierboven bij de vaststelling geciteerd, is dan
ook niet in overeenstemming met dit artikel 3.2.5.
Het geïndexeerd decretaal minimumbedrag per strekkende meter voor het aanslagjaar 2021 bedraagt 858/695 x 12,50 euro, wat afgerond op twee decimalen neerkomt op 15,43 euro. Het geïndexeerd decretaal minimumbedrag per bouwgrond of kavel voor het aanslagjaar 2021 bedraagt 858/695 x 125 euro, wat afgerond op twee decimalen neerkomt op 154,32 euro. De bedragen in artikel 4 van het belastingreglement, namelijk 15,00 euro per strekkende meter en
150,00 euro per kavel of bouwgrond, zijn dus voor 2021 te laag.
De gouverneur besloot het besluit van de gemeenteraad van de gemeente Malle van 17 december 2020 inzake het gemeentelijk belastingreglement voor de activeringsheffing, te vernietigen wat betreft artikel 1, dat de artikelen 1 tot en met 9 van het belastingreglement bevat.
Beraadslaging
Schepen Sanne Van Looy geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
Artikel 1 - kennis te nemen van het besluit van de gouverneur houdende de gedeeltelijke vernietiging van het besluit van de gemeenteraad van Malle van 17 december 2020 inzake het gemeentelijk belastingreglement voor de activeringsheffing.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wouter Patho Kris Mintjens Paul Van Ham Kim Geys Wim Vervloet Mieke Vermeyen Yannis Leirs Ingrid Vrints Wim Jordens Sanne Van Looy Peter Lacante Mieke Laenen Katleen Mintjens Dries Van Dyck Walter Vermeylen Alain De Laet Dirk Gerinckx Gert Peeters Eddy Krijnen Tom Lauryssen Harry Hendrickx Jolien Vrints Elisabeth Joris Dries De Vry aantal voorstanders: 24 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Financieel beleid - gemeentelijk belastingreglement voor de activeringsheffing - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
Op 19 december 2019 keurde de gemeenteraad het gemeentelijk reglement voor de activeringsheffing goed. Dit reglement geldt tot 31 december 2025.
Een aantal technische aanpassingen zijn nodig.
Juridische gronden
Grondwet, artikel 170, § 4 bepaalt dat geen last of belasting door de gemeente kan worden ingevoerd dan door een beslissing van haar raad
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 3 bepaalt dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen, onder meer met betrekking tot de gemeentelijke belastingen, vaststelt
Decreet van 30 mei 2018 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen
Decreet van 27 maart 2009 betreffende het grond- en pandenbeleid, artikel 3.2.5 tot en met 3.2.16
Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 1 september 2009, hierna afgekort als VCRO, in het bijzonder artikels 4.3.5 en 5.6.1 betreffende de voldoende uitrusting van wegen en het register onbebouwde percelen
Wet van 4 november 1969 op de landpacht
Motivering
De financiële toestand van de gemeente vereist de heffing van verschillende belastingen. Daarbij streeft het gemeentebestuur naar een rechtmatige verdeling van de belastingdruk.
Door het heffen van een activeringsheffing leveren deze eigenaars ook een rechtstreekse financiële bijdrage aan het gemeentebestuur voor het onderhoud van de wegen waarlangs ze gelegen zijn, zoals structureel onderhoud, reinigen van straatkolken, straatverlichting, vegen van de straat, maaien van bermen, opruimen van zwerfvuil, ...
Omdat de gemeenteraad vaststelt dat er een maatschappelijke evolutie is waarbij steeds meer koppels uit elkaar gaan, werd overwogen hoe de beide partijen gelijk te behandelen in het kader van de activeringsheffing. Elk kind geeft recht op de vrijstelling voor 1 volledige bouwgrond. Echter, bij scheidingen wordt deze vrijstelling gelijkwaardig verdeeld als de ouders elk in het bezit zijn van 1 of meerdere bouwgronden.
Financiële gevolgen
Budget | Gemeente |
Omschrijving | Belasting - niet-bebouwde percelen/activeringsheffing |
Code | MJP000674 |
Geraamde ontvangst | 150.000 euro per jaar |
Beraadslaging
Schepen Sanne Van Looy geeft toelichting bij onderhavig punt.
Raadslid Tom Lauryssen merkt op dat de middelen gebruikt worden voor het onderhoud van de straatverlichting. Hij stelt dat dit onderhoud door Fluvius gebeurt.
Schepen Sanne Van Looy stelt dat er aan Fluvius moet betaald worden.
De gemeenteraad besluit bij 24 ja stemmen
Artikel 1 - het volgende belastingreglement goed te keuren:
Artikel 1 – definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° Bouwgronden: gronden, met uitsluiting van kavels, die palen aan een voldoende uitgeruste weg in de zin van artikel 4.3.5 Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO) en gelegen zijn in een woongebied of woongebied met landelijk karakter zoals bepaald door de uitvoeringsplannen of plannen van aanleg.
2° Kavels: de in een omgevingsvergunning van een niet vervallen verkaveling afgebakende percelen.
3° Onbebouwd: beantwoordend aan de criteria voor opname in het register van onbebouwde percelen, gesteld bij en krachtens artikel 5.6.1 VCRO. Een kavel of bouwgrond wordt als bebouwd aanzien wanneer de oprichting van een woning erop is aangevat op 1 januari van het aanslagjaar, overeenkomstig een stedenbouwkundige of omgevingsvergunning. De belastingontheffing zal verleend worden aan de belastingplichtige die, alhoewel op 1 januari van het belastingjaar bedoelde werken niet aangevat werden, het bewijs voorlegt dat hij/zij in de loop van het belastingjaar op het belaste perceel bouwwerken voor een voor bewoning bestemd gebouw onder dak heeft gebracht. Hij/zij dient hiertoe een verzoekschrift, (gestaafd met foto’s), aan het college van burgemeester en schepenen toe te zenden, uiterlijk op 31 december van het betreffende belastingjaar.
4° Register onbebouwde percelen: het register, vermeld in artikel 5.6.1 VCRO.
5° Sociale woonorganisatie: een organisatie, vermeld in artikel 2, §1, eerste lid, 26° Vlaamse Wooncode.
Artikel 2 - belastbare grondslag
De gemeente Malle vestigt voor de aanslagjaren 2021 tot en met 2025 een activeringsheffing op de onbebouwde bouwgronden en kavels die voorkomen in het gemeentelijk register onbebouwde percelen.
Artikel 3 - belastingplichtige
§1 De belasting is verschuldigd door de persoon die op 1 januari van het aanslagjaar eigenaar is van de bouwgrond of kavel. Indien er een recht van opstal of erfpacht bestaat, is de heffing verschuldigd door de eigenaar.
§2 Ingeval van vruchtgebruik wordt de heffing gevestigd ten laste van de naakte eigenaar.
§3 Ingeval van mede-eigendom, is iedere niet-vrijgestelde mede-eigenaar belastingschuldig voor zijn wettelijk aandeel van het eigenaarschap.
§4 In geval van eigendomsoverdracht onder levenden is de nieuwe eigenaar de belasting verschuldigd met ingang van 1 januari volgend op de datum van de authentieke akte die hem het eigendom toekent. Er zal geen rekening gehouden worden met de tussen partijen gesloten overeenkomst.
Artikel 4 - berekening van de belasting
§1 Het standaardtarief bedraagt 15,00 euro per strekkende meter. Het standaardtarief is gekoppeld aan de evolutie van de ABEX-index en stemt overeen met de index van november 2008. Het tarief wordt jaarlijks op 1 januari aangepast aan het ABEX-indexcijfer van de maand november die aan de aanpassing voorafgaat.
§2 Wanneer een perceel paalt aan twee of meer wegen, zal de belasting berekend worden op basis van de kleinste perceelsbreedte, gemeten op de voorgevelbouwlijn, langs een van die wegen.
§3 De minimale aanslag bedraagt 150,00 euro per kavel of bouwgrond. De belastbare lengte wordt steeds in volle meter uitgedrukt. Elk gedeelte van een strekkende meter wordt als volledige meter beschouwd. De minimumaanslag is gekoppeld aan de evolutie van de ABEX-index en stemt overeen met de index van november 2008. De minimumaanslag wordt jaarlijks op 1 januari aangepast aan het ABEX-indexcijfer van de maand november die aan de aanpassing voorafgaat.
Artikel 5 - vrijstellingen
§1 Van de belasting zijn vrijgesteld:
1° De eigenaars van één enkele onbebouwde bouwgrond of onbebouwde kavel, bij uitsluiting van enig ander onroerend goed, gelegen in België of het buitenland, dat bebouwd is met een woning of voor woningbouw in aanmerking komt.
2° De Vlaamse Maatschappij Voor Sociaal Wonen en de door de Vlaamse Maatschappij Voor Sociaal Wonen erkende sociale huisvestingsmaatschappijen.
3° De houders van een, in laatste administratieve aanleg, verleende omgevingsvergunningen voor het verkavelen van gronden:
Als de verkavelingvergunning de aanleg van een uitgeruste weg omvat en dit vanaf het jaar volgend op het jaar waarin de omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden, in laatste administratieve aanleg, werd toegekend tot en met het jaar dat volgt op het jaar waarin het attest, bedoeld in artikel 4.2.16 §2 VCRO, werd toegekend.
Wanneer de verwezenlijking van de verkaveling in fasen wordt vergund, zijn de bepalingen van dit artikel “mutatis mutandis” op de delen van elke fase van toepassing.
4° Door de overheid erkende jeugd- en sportverenigingen.
5° Een vrijstelling beperkt tot 1 onbebouwde bouwgrond in woongebied of 1 onbebouwde kavel per kind wordt tevens toegekend aan ouders met kinderen die al dan niet ten laste zijn. Deze vrijstelling wordt toegekend indien het kind op 1 januari van het aanslagjaar voldoet aan één van de hiernavolgende voorwaarden:
• het kind heeft de leeftijd van 25 jaar nog niet bereikt;
• het kind valt onder de beschermingsmaatregel in de zin van artikel 487bis e.v. van het Burgerlijk Wetboek inzake verlengde minderjarigheid.
Als de ouders niet op hetzelfde adres wonen en elk minstens 1 bouwgrond bezitten, wordt de vrijstelling toegepast, met dien verstande dat de ouders in dat geval per kind voor de helft worden vrijgesteld voor een overeenkomstig aantal onbebouwde bouwgronden en/of kavels.
6° Minderjarigen
7° Personen met een verminderde zelfredzaamheid. Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt of personen hiervoor in aanmerking komen op basis van de aangeleverde bewijsstukken.
§2 De belasting wordt niet geheven op bouwgronden en kavels die tijdens het aanslagjaar niet voor bebouwing kunnen worden bestemd:
1° Ingevolge hun inrichting als collectieve voorzieningen, met inbegrip van hun aanhorigheden.
2° Ingevolge de bepalingen van de wet op de landpacht, niet voor bebouwing kan worden bestemd.
3° Ingevolge een bouwverbod of enige andere erfdienstbaarheid tot openbaar nut die woningbouw onmogelijk maakt.
§3 Indien sommige mede-eigenaars, krachtens de bovenstaande bepalingen zijn vrijgesteld, wordt de belasting onder de overige mede-eigenaars, in verhouding tot hun deel in het perceel, verrekend.
Artikel 6 - aangifteplicht van verkoop
De verkoper van een onbebouwd perceel of een onbebouwde kavel is verplicht, binnen de maand na het verlijden van de notariële akte, bij ter post aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs, bij het gemeentebestuur aangifte te doen van de eigendomsoverdracht en dit met opgave van:
• De volledige identiteit en het adres van de nieuwe eigenaar;
• De datum van de authentieke akte tot vaststelling van de overdracht en de naam van de notaris;
• Een nauwkeurige aanduiding van het verkochte perceel.
Artikel 7 - vestiging en invordering
§1 De financieel directeur vordert de belasting in door middel van een kohier. Het college van burgemeester en schepenen stelt het kohier vast en verklaart het uitvoerbaar.
§2 De belasting moet betaald worden binnen twee maanden na de verzending van het aanslagbiljet.
§3 De vestiging en de invordering van de belasting gebeurt volgens de modaliteiten in het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
Artikel 8 - bezwaren en geschillen
§1 De belastingschuldige of zijn vertegenwoordiger kan bezwaar indienen tegen deze belasting bij het college van burgemeester en schepenen. Het bezwaar moet schriftelijk worden ingediend en gemotiveerd.
§2 Het bezwaar moet, op straffe van verval, schriftelijk gebeuren binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de derde werkdag, volgend op de datum van verzending van het aanslagbiljet.
§3 De indiening en de behandeling van het bezwaar gebeurt volgens de modaliteiten in het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
§4 De regeling van de geschillen ter zake gebeurt volgens de modaliteiten in het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
Artikel 9 - Inwerkingtreding
De gemeente Malle maakt dit reglement bekend op 29 januari 2021.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Katleen Mintjens Harry Hendrickx Wim Jordens Kim Geys Peter Lacante Kris Mintjens Alexander Van Loon Eddy Krijnen Paul Van Ham Dries De Vry Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Gert Peeters Sanne Van Looy Wim Vervloet Alain De Laet Mieke Laenen Walter Vermeylen Wouter Patho Yannis Leirs Tom Lauryssen Mieke Vermeyen Elisabeth Joris Jolien Vrints aantal voorstanders: 24 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Financieel beleid - gemeentelijk retributiereglement voor het recyclagepark - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De gemeenteraad keurde op 17 december 2020 het retributiereglement voor het recyclagepark goed. Dit reglement geldt tot en met 31 december 2025.
Sinds 1 januari 2021 is er een aanvaardingsplicht voor matrassen in Vlaanderen. Dit betekent dat men matrassen voortaan gratis mag aanbieden op het recyclagepark
Juridische gronden
Grondwet, artikel 173
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 3 bepaalt dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen vaststelt
Uitvoeringsplan huishoudelijk afval en gelijkaardig bedrijfsafval, goedgekeurd op 16 september 2016 door de Vlaamse regering
Omzendbrief LNE/2008/2 over de inzameling van asbesthoudend afval via de recyclageparken
Gemeenteraadsbeslissing van 30 maart 2009 waarbij de exploitatie van het gemeentelijk recyclagepark wordt overgedragen aan IGEAN milieu & veiligheid
Motivering
De financiële toestand van de gemeente vereist de heffing van verschillende retributies voor de prestaties die het gemeentebestuur levert.
Financiële gevolgen
IGEAN verrekent de opbrengst van deze retributie in de jaarafrekening.
De retributie voor de verpakking dekt louter de kosten voor aankoop van de verpakkingen.
Beraadslaging
Schepen Wouter Patho geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 24 ja stemmen
Artikel 1 - het volgende retributiereglement goed te keuren:
Artikel 1 - algemeen
Vanaf 1 februari 2021 tot en met 31 december 2025 heft de gemeente Malle een retributie voor de afgifte van bepaalde afvalsoorten op het gemeentelijk recyclagepark.
Artikel 2 - gebruikers
§1 De retributie is verschuldigd door de begunstigde van de overheidsprestatie.
§2 De toegangscontrole gebeurt aan de hand van een identiteitskaart of aan de hand van een speciale toegangskaart.
§3 Een speciale toegangskaart wordt aangemaakt voor KMO’s (tot 5 werknemers), mensen met een 2de verblijf in Malle, particulieren die een extra toegangskaart wensen, verenigingen, scholen en openbare diensten. De retributie voor een toegangskaart bedraagt 3,50 euro.
§4 Er wordt de mogelijkheid geboden om gebruik te maken van het gemeentelijk recyclagepark voor het aanleveren van huishoudelijke of daarmee vergelijkbare bedrijfsafvalstoffen. De maximale hoeveelheid die een particulier per afvalsoort mag aanleveren per week is beperkt tot 2 m³ voor recycleerbare fracties.
Artikel 3 - tarief en berekening
§1 De gemeente Malle hanteert de volgende tarieven voor de verschillende afvalsoorten:
| Laag tarief | Hoog tarief |
Gratis | <0,5 m³:5,00 euro >0,5 en <1 m³:10,00 euro >1 en <2 m³:15,00 euro | <0,5 m³:15,00 euro >0,5 en <1 m³:25,00 euro >1 en <2 m³:50,00 euro |
- harde kunststoffen - bloempotjes en plantentrays - metalen - papier en karton - glazen flessen en bokalen - pmd - herbruikbare goederen - kga - zuiver eps - zuivere plastic folie - kaarsresten en kurken stoppen - textiel - matrassen - alle fracties die in kader van de afvalstoffenwetgeving gratis moeten aanvaard worden (cementgebonden asbest, recupel-goederen) | - cellenbeton - kalkplaten - zuiver steenpuin - houtafval - groenafval - vlak glas
| - grof vuil - gemengd bouw- en sloopafval - zuivere grond (incl. graszoden) |
- boomstronken: 2,00 euro/stuk - autobanden (max. 4 per jaar): 2,00 euro/stuk
|
§2 De retributie voor KMO’s bedraagt 2,50 euro, aan te rekenen per beurt en dit gelimiteerd tot een hoeveelheid van 1 m³ per week en dit voor de aanvoer van glas, schroot, PMD en isomo. Voor landbouwfolie dient men een retributie van 8,50 euro/m³ te betalen. De aanvoer van papier en karton is gratis, maar gelimiteerd tot een hoeveelheid van 1 m³ per week.
§3 Voor verkoop van materialen voor thuiscompostering worden volgende tarieven aangerekend:
• compostbak : 60,00 euro
• compostvat: 35,00 euro (inclusief beluchtingsstok)
• beluchtingsstok: 5,00 euro
• aanbouwmodule van compostbak: 50,00 euro
• dak voor compostbak: 20,00 euro
• zak compost 40 liter: 3,00 euro
§4 Verpakking bestemd voor de inzameling van asbestcement op de recyclageparken: 1 euro per verpakking, ongeacht het type en de grootte.
Artikel 4 - vrijstellingen
§1. De gemeentelijke diensten en de diensten van andere lokale openbare instellingen (zoals het OCMW, de politie, de brandweer, de gemeentelijke IVA’s en EVA’s) gevestigd op het grondgebied van de gemeente gemeenten worden vrijgesteld van de retributie voor de verpakking bestemd voor de inzameling van asbestcement op de recylageparken.
§2. Erkende verenigingen die handelen in het algemeen en gemeentelijk belang waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is op het grondgebied van de gemeente gemeente en die een lokaal in eigendom of in beheer bezitten kunnen tevens vrijgesteld worden van de retributie voor de verpakking bestemd voor de inzameling van asbestcement op de recylageparken. Het college van burgemeester en schepenen oordeelt gemotiveerd over deze vrijstelling.
Artikel 5 - invordering
§1 Het verschuldigde bedrag dient te worden vastgesteld door de containerparkwachter alvorens de betrokkene mag overgaan tot afgifte en zal gebeuren op de werf van het recyclagepark.
§2 De betaling gebeurt ter plaatse aan de betaalterminal met bancontact of kredietkaart. Bij ontstentenis van betaling kan de toegang tot het containerpark geweigerd worden.
Artikel 6 - inwerkingtreding
§1 De gemeente Malle maakt dit reglement bekend op 29 januari 2021.
§2 Het reglement treedt in werking op 1 februari 2021.
Artikel 2 - het reglement voor het recyclagepark goedgekeurd door de gemeenteraad op 17 december 2020, op te heffen vanaf 1 februari 2021.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Kris Mintjens Dirk Gerinckx Jolien Vrints Eddy Krijnen Wim Jordens Harry Hendrickx Mieke Laenen Wouter Patho Sanne Van Looy Dries Van Dyck Dries De Vry Walter Vermeylen Wim Vervloet Yannis Leirs Mieke Vermeyen Katleen Mintjens Kim Geys Gert Peeters Peter Lacante Elisabeth Joris Alexander Van Loon Paul Van Ham Ingrid Vrints Alain De Laet Tom Lauryssen aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Financieel beleid - gemeentelijk belastingreglement op het ophalen van rest- en PMD-afval in standaard huisvuilzakken - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De gemeenteraad keurde het gemeentelijk belastingreglement op het ophalen van rest- en PMD-afval in gestandaardiseerde huisvuilzakken op 17 december 2020 goed. Dit reglement geldt tot en met 31 december 2025.
Vanaf 1 maart 2021 zullen er ook kleine pmd-zakken van 30 liter verkocht worden. Tot op heden waren er enkel grote en kleine restafvalzakken en alleen grote pmd-zakken.
Juridische gronden
Grondwet, artikel 170, § 4 bepaalt dat geen last of belasting door de gemeente kan worden ingevoerd dan door een beslissing van haar raad
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 3 bepaalt dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen, onder meer met betrekking tot de gemeentelijke belastingen, vaststelt
Decreet van 30 mei 2018 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen
Motivering
De financiële toestand van de gemeente vereist de heffing van verschillende belastingen. Daarbij streeft het gemeentebestuur naar een rechtmatige verdeling van de belastingdruk.
Het toepassen van het principe 'de vervuiler betaalt' kadert in een gezond milieubeleid, zoals ook is vastgelegd in artikel 1.2.1, hoofdstuk II, van het Decreet Algemene Bepalingen Milieubeleid.
Het tarief voor kleine PMD-zakken bedraagt 1,25 euro voor een rol van 20 zakken van 30 liter. Dit is een standaardtarief dat door FostPlus wordt opgelegd en in alle IGEAN gemeenten hetzelfde is.
Beraadslaging
Schepen Wouter Patho geeft toelichting bij onderhavig punt.
Raadslid Wim Vervloet vraagt of het mogelijk is om vuilzakken los te verkopen.
Schepen Wouter Patho licht toe dat het een goede bedenking is, maar dat dit gebeurt voor cliënten van de sociale dienst.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - het volgende belastingreglement goed te keuren:
Artikel 1 - termijn en belastbare grondslag
De gemeente Malle vestigt vanaf 1 januari 2021 tot en met 31 december 2025 een belasting op het ophalen van rest- en PMD-afval in gestandaardiseerde zakken.
Artikel 2 - berekening van de belasting
De basisbelasting bedraagt:
• Standaardzakken voor restafval van circa 60 liter per voorverpakte hoeveelheid van 10 stuks: 15,00 euro per pak;
• Standaardzakken voor restafval van circa 30 liter per voorverpakte hoeveelheid van 10 stuks: 7,50 euro per pak;
• Standaardzakken voor PMD-afval van circa 60 liter per voorverpakte hoeveelheid van 20 stuks: 2,50 euro per pak;
• Standaardzakken voor PMD-afval van circa 30 liter per voorverpakte hoeveelheid van 20 stuks: 1,25 euro per pak.
Artikel 3 - vestiging en invordering
§1 De belasting wordt contant ingevorderd op het ogenblik van de afgifte van de afvalzakken en zal ten opzichte van de belastingplichtige met een kwitantie worden bevestigd.
§2 Bij gebrek aan contante inning, vordert de financieel directeur de belasting in door middel van een kohier. Het college van burgemeester en schepenen stelt het kohier vast en verklaart het kohier uitvoerbaar.
§3 De vestiging en invordering van de belasting gebeurt volgens de modaliteiten in het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
Artikel 4 - bezwaren en geschillen
§1 De belastingschuldige of zijn vertegenwoordiger kan bezwaar indienen tegen deze belasting bij het college van burgemeester en schepenen. Het bezwaar moet schriftelijk worden ingediend en gemotiveerd.
§2 Het bezwaar moet, op straffe van verval, schriftelijk gebeuren binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de derde werkdag, volgend op de datum van verzending van het aanslagbiljet.
§3 De indiening en de behandeling van het bezwaar gebeurt volgens de modaliteiten in het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
§4 De regeling van de geschillen ter zake gebeurt volgens de modaliteiten in het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
Artikel 5 - inwerkingtreding
§1 De gemeente Malle maakt dit reglement bekend op 29 januari 2021.
§2 Het reglement treedt in werking op 1 maart 2021.
Artikel 2 - het gemeentelijk belastingreglement op het ophalen van rest- en PMD-afval in gestandaardiseerde huisvuilzakken goedgekeurd door de gemeenteraad op 17 december 2020, op te heffen vanaf 1 maart 2021.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Kris Mintjens Katleen Mintjens Dries De Vry Mieke Laenen Wouter Patho Peter Lacante Gert Peeters Sanne Van Looy Alain De Laet Yannis Leirs Harry Hendrickx Jolien Vrints Walter Vermeylen Paul Van Ham Dirk Gerinckx Eddy Krijnen Ingrid Vrints Elisabeth Joris Dries Van Dyck Alexander Van Loon Kim Geys Mieke Vermeyen Wim Jordens Tom Lauryssen Wim Vervloet aantal voorstanders: 23 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 2 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Financieel beleid - gemeentelijk retributiereglement voor het ophalen van grof huisvuil op afroep - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De gemeenteraad keurde op 19 december 2019 het gemeentelijk retributiereglement voor het ophalen van grof huisvuil op afroep goed. Dit reglement geldt tot en met 31 december 2025.
Juridische gronden
Grondwet, artikel 173
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 3 bepaalt dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen vaststelt
Algemeen politiereglement, hoofdstuk 4 “Ophalen huisvuil en huishoudelijk afval”
Motivering
De financiële toestand van de gemeente vereist de heffing van verschillende retributies voor de prestaties die het gemeentebestuur levert.
Financiële gevolgen
Budget | Gemeente |
Omschrijving | Retributie - GFT-grof huisvuil |
Code | MJP000489 |
Raming ontvangst | 5.000 euro per jaar |
Beraadslaging
Schepen Wouter Patho geeft toelichting bij onderhavig punt.
Raadslid Tom Lauryssen vraagt of het nog veel gebeurt dat grof huisvuil op afroep wordt opgehaald.
Schepen Wouter Patho meent enkele keren per maand.
Raadslid Alex Van Loon vraagt waarom deze wijziging nu komt.
Schepen Wouter Patho antwoordt dat het de bedoeling is om meer zicht te krijgen op de hoeveelheden.
Raadslid Alex Van Loon stelt dat men waarschijnlijk ook wil harmoniseren want een voorrijkost was er vroeger niet.
De gemeenteraad besluit bij 23 ja stemmen en 2 neen stemmen (Wim Vervloet, Tom Lauryssen)
Artikel 1 - het volgende retributiereglement goed te keuren:
Artikel 1 - algemeen
Vanaf 1 februari 2021 tot en met 31 december 2025 heft de gemeente Malle een retributie voor het ophalen van grof huisvuil op afroep door de gemeentelijke dienst openbare werken.
Artikel 2 - gebruikers
De retributie is verschuldigd door de aanvrager.
Artikel 3 - tarief en berekening
§1 De gemeente Malle hanteert de volgende tarieven:
• 25,00 euro voorrijkost (stopkost)
• 0,25 euro/kg aangeleverd afval
Artikel 4 - invordering
§1 De financieel directeur vordert de retributie in.
§2 De gebruiker betaalt de retributie binnen de dertig dagen na verzending van de factuur.
§3 Als de gebruiker de retributie niet binnen de dertig dagen betaalt, zal de financieel directeur de retributie invorderen volgens de volgende regels:
• Voor het betwiste gedeelte gelden de regels van de burgerlijke rechtspleging
• Voor het niet-betwiste gedeelte kan de financieel directeur een dwangbevel uitvaardigen.
Artikel 5 - bezwaren
De gebruiker kan binnen de dertig dagen na de verzending van de factuur bezwaar aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen. Het bezwaar moet, op straffe van nietigheid, schriftelijk worden ingediend en gemotiveerd.
Artikel 6 - inwerkingtreding
§1 De gemeente Malle maakt dit reglement bekend op 29 januari 2021.
§2 Het reglement treedt in werking op 1 februari 2021.
Artikel 2 - het reglement voor het recyclagepark goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2019, op te heffen vanaf 1 februari 2021.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Yannis Leirs Wim Vervloet Mieke Laenen Eddy Krijnen Harry Hendrickx Paul Van Ham Alain De Laet Elisabeth Joris Wim Jordens Katleen Mintjens Dries De Vry Mieke Vermeyen Tom Lauryssen Dries Van Dyck Sanne Van Looy Alexander Van Loon Peter Lacante Dirk Gerinckx Kim Geys Jolien Vrints Wouter Patho Walter Vermeylen Gert Peeters Ingrid Vrints aantal voorstanders: 24 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Patrimonium - verwerving van eigendom – Sociaal Leven vzw en Kristiaan Mintjens - kosteloze grondafstand in de ontworpen wegzate van de Antwerpsesteenweg - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
Op 9 maart 2020 werd de omgevingsvergunning 2020/076 afgegeven aan Studiebureel Kris Mintjens cvba voor het eigendom te Malle, Antwerpsesteenweg 266 – 268 - 270, kadastraal gekend 1e afdeling, sectie A, nummers 785m – 785n – 785k, waarin onder andere de volgende voorwaarde werd opgenomen:
“34° het gedeelte van het eigendom, gelegen op minder dan 20,80 meter uit de gevellijn van de overzijde van de N12, Antwerpsesteenweg, uniform aan te leggen zoals het aanpalende en huidige openbaar domein om vervolgens kosteloos aan de gemeente af te staan voor het einde van de bouwwerken. Alle kosten die hieraan verbonden zijn, zijn ten laste van de aanvrager;”.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41
Motivering
Notaris Wouter Nouwkens te Malle heeft het ontwerp van akte ‘Kosteloze grondafstand' met referentie WS/VL/1761/18-2181494-2, opgemaakt.
Er werd een opmetingsplan opgemaakt door Studiebureel Kris Mintjens cvba te Malle op 26 november 2020.
Ons bestuur zal ingevolge de grondafstand zestig vierkante meter (60 m²) grond in de wegzate van de Antwerpsesteenweg, aangeduid op het opmetingsplan als loten A en B, verwerven en de verwerving van de grond is van openbaar nut.
De akte wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd en tot aanvaarding van de af te stane grond.
De gemeenteraad duidt een persoon aan welke, bij sterkmaking namens de gemeente Malle, zal optreden bij het verlijden van de notariële akte.
Volgende medewerkers van het Notariaat Nouwkens & Portier te Malle worden voorgesteld:
•mevrouw VAN REUSEL Nathalie, ongehuwd, geboren te Geel op 30 oktober 1988 (Rijksregisternummer: 88.10.30-198.44), wonende te 2275 Lille, Herentalsesteenweg 12 bus 1;
•mevrouw BRASPENNINCX Carolien Suzanne Mario, ongehuwd, geboren te Malle op 8 augustus 1995 (Rijksregisternummer: 95.08.08-464.86), wonende te 2340 Beerse, Rijkevorselseweg 24;
•mevrouw WYNANTS Carla Jozef Joséphine, geboren te Turnhout op 2 april 1984, wonende te 2390 Malle (Oostmalle), De Zwaantjes 15;
•mevrouw VAN DE VEN Hailey, geboren te Antwerpen (Wilrijk) op 12 november 1996, (Rijksregisternummer: 96.11.12-436.36), wonende te 2020 Antwerpen, Boomsesteenweg 390.
Momenteel is de af te stane grond niet aangelegd uniform zoals het aanpalende en huidige openbaar domein.
Beraadslaging
Schepen Sanne Van Looy geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 24 ja stemmen
Artikel 1 – de afstand ten kosteloze titel, aan de gemeente Malle, door Sociaal Leven vzw en Kristiaan Mintjens, van de grond begrepen in de ontworpen wegzate van de Antwerpsesteenweg, aangeduid als loten A en B op het opmetingsplan opgemaakt door Studiebureel Kris Mintjens cvba te Malle op 26 november 2020, kadastraal gekend 1e afdeling., sectie A, nummers 785m – 785n – 785k, met een oppervlakte van zestig vierkante meter (60 m²), wordt aanvaard nadat deze zone uniform werd aangelegd zoals het aanpalende en huidige openbaar domein.
Artikel 2 – de grond wordt aanvaard voor inlijving bij het openbaar domein en de bestemming is bijgevolg van openbaar nut.
Artikel 3 – het ontwerp van akte ‘Kosteloze grondafstand' met referentie WS/VL/1761/18-2181494-2, opgemaakt door notaris Wouter Nouwkens te Malle, wordt goedgekeurd.
Artikel 4 – de grond dient vrij te zijn van hypothecaire inschrijvingen en bodemverontreiniging, wat zal moeten blijken uit de daartoe af te leveren attesten, voorafgaandelijk aan het verlijden van de notariële akte.
Artikel 5 – volgende medewerker van het notariskantoor van notariaat Nouwkens & Portier te Malle wordt aangeduid om bij sterkmaking, namens de gemeente Malle op te treden bij het verlijden van de notariële akte:
•mevrouw VAN REUSEL Nathalie, ongehuwd, geboren te Geel op 30 oktober 1988 (Rijksregisternummer: 88.10.30-198.44), wonende te 2275 Lille, Herentalsesteenweg 12 bus 1;
•mevrouw BRASPENNINCX Carolien Suzanne Mario, ongehuwd, geboren te Malle op 8 augustus 1995 (Rijksregisternummer: 95.08.08-464.86), wonende te 2340 Beerse, Rijkevorselseweg 24;
•mevrouw WYNANTS Carla Jozef Joséphine, geboren te Turnhout op 2 april 1984, wonende te 2390 Malle (Oostmalle), De Zwaantjes 15;
•mevrouw VAN DE VEN Hailey, geboren te Antwerpen (Wilrijk) op 12 november 1996, (Rijksregisternummer: 96.11.12-436.36), wonende te 2020 Antwerpen, Boomsesteenweg 390.
Artikel 6 – de hypotheekbewaarder wordt ontslagen van de verplichting van het nemen van een ambtshalve inschrijving bij de overschrijving van de notariële akte.
Artikel 7 – de kosten verbonden aan de opmaak van de notariële akte zijn ten laste van de bouwheren (afstanddoeners).
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Alexander Van Loon Gert Peeters Kris Mintjens Dries De Vry Wouter Patho Jolien Vrints Peter Lacante Wim Vervloet Wim Jordens Mieke Vermeyen Kim Geys Eddy Krijnen Harry Hendrickx Dirk Gerinckx Ingrid Vrints Alain De Laet Walter Vermeylen Tom Lauryssen Dries Van Dyck Mieke Laenen Elisabeth Joris Paul Van Ham Yannis Leirs Katleen Mintjens Sanne Van Looy aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Patrimonium - verwerving van eigendom – RSD Invest bv, Koen Renders & Cristel Martens en Senne & Dries Renders - kosteloze grondafstand in de ontworpen wegzate van de Brechtsesteenweg - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
Op 11 augustus 2014 werd de omgevingsvergunning 2014/101 afgegeven aan Renders Koen voor het eigendom te Malle, Antwerpsesteenweg 338 – 338A – 338B – 338C – 338D - 338E – 338F/Brechtsesteenweg 10, kadastraal gekend 1e afdeling, sectie A, nummers 721x – 724b – 725a, waarin onder andere de volgende voorwaarde werd opgenomen:
“37° Het gedeelte van het eigendom, gelegen op minder dan 10,30 meter uit de as van de gewestweg Brechtsesteenweg, kosteloos aan de gemeente af te staan voor het einde van de bouwwerken;”.
Tegen deze beslissing werd beroep aangetekend door derden bij de deputatie. Op 23 december 2014 werd vergunning PSTV-2014-0638 verleend door de deputatie onder de voorwaarden zoals opgenomen in de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 11 augustus 2014.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41
Motivering
Notaris Wouter Nouwkens te Malle heeft het ontwerp van akte 'Statuten appartementsgebouw' opgemaakt, waarin de clausule betreffende de kosteloze grondafstand is opgenomen.
Er werd een opmetingsplan opgemaakt door landmeter – expert Bart Palmans te Kapellen op 9 december 2020.
Ons bestuur zal ingevolge de grondafstand honderd achtenveertig komma nul zeven vierkante meter (148,07 m²) grond in de wegzate van de Brechtsesteenweg, aangeduid in gele kleur op het opmetingsplan als lot Aw, verwerven en de verwerving van de grond is van openbaar nut.
De akte wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd en tot aanvaarding van de af te stane grond.
De gemeenteraad duidt een persoon aan welke, bij sterkmaking namens de gemeente Malle, zal optreden bij het verlijden van de notariële akte.
Volgende medewerker van het Notariaat Nouwkens & Portier te Malle wordt voorgesteld:
•Mevrouw WYNANTS Carla Jozef Joséphine, geboren te Turnhout op 2 april 1984 (Rijksregisternummer: 84.04.02-114.66), wonende te 2390 Malle (Oostmalle), De Zwaantjes 15.
Beraadslaging
Schepen Sanne Van Looy geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 – de afstand ten kosteloze titel, aan de gemeente Malle, door RSD Invest bv, Koen Renders & Cristel Martens en Senne & Dries Renders, van de grond begrepen in de ontworpen wegzate van de Brechtsesteenweg, aangeduid in gele kleur als lot Aw op het opmetingsplan opgemaakt door landmeter – expert Bart Palmans te Kapellen op 9 december 2020, kadastraal gekend 1e afdeling., sectie A, nummer 721x/deel, met een oppervlakte van honderd achtenveertig komma nul zeven vierkante meter (148,07 m²), wordt aanvaard.
Artikel 2 – de grond wordt aanvaard voor inlijving bij het openbaar domein en de bestemming is bijgevolg van openbaar nut.
Artikel 3 – het ontwerp van akte 'Statuten appartementsgebouw', waarin de clausule betreffende de kosteloze grondafstand is opgenomen, opgemaakt door notaris Wouter Nouwkens te Malle, wordt goedgekeurd.
Artikel 4 – de grond dient vrij te zijn van hypothecaire inschrijvingen en bodemverontreiniging, wat zal moeten blijken uit de daartoe af te leveren attesten, voorafgaandelijk aan het verlijden van de notariële akte.
Artikel 5 – volgende medewerker van het notariskantoor van notariaat Nouwkens & Portier te Malle wordt aangeduid om bij sterkmaking, namens de gemeente Malle op te treden bij het verlijden van de notariële akte:
•Mevrouw WYNANTS Carla Jozef Joséphine, geboren te Turnhout op 2 april 1984 (Rijksregisternummer: 84.04.02-114.66), wonende te 2390 Malle (Oostmalle), De Zwaantjes 15.
Artikel 6 – de hypotheekbewaarder wordt ontslagen van de verplichting van het nemen van een ambtshalve inschrijving bij de overschrijving van de notariële akte.
Artikel 7 – de kosten verbonden aan de opmaak van de notariële akte zijn ten laste van de comparanten (afstanddoener).
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Walter Vermeylen Eddy Krijnen Harry Hendrickx Tom Lauryssen Wim Jordens Kris Mintjens Yannis Leirs Elisabeth Joris Alexander Van Loon Katleen Mintjens Kim Geys Mieke Laenen Sanne Van Looy Ingrid Vrints Dries De Vry Wouter Patho Jolien Vrints Gert Peeters Dirk Gerinckx Alain De Laet Peter Lacante Mieke Vermeyen Wim Vervloet Paul Van Ham Dries Van Dyck aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Patrimonium - verwerving van eigendom - De Beuckelaer-Verschueren Kristof & Elke en De Beuckelaer-Rombouts François & Maria - kosteloze grondafstand in de ontworpen wegzate van de Jagersweg - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
Op 14 mei 2014 werd door de deputatie de stedenbouwkundige vergunning nr. 2014/022 afgegeven aan De Beuckelaer François voor het oprichten van een bijgebouw van 150 m² met daarin berg- en werkruimte, werkplaats, opslag van goederen, twee autostaanplaatsen en fietsenstalling voor het eigendom te Malle, Jagersweg 51, kadastraal gekend 1e afdeling, sectie C, nummer 312w, waarin o.a. de volgende last werd opgenomen:
"- het gedeelte van het eigendom, gelegen in de ontworpen wegzate van de Jagersweg, met een oppervlakte van 72,20 m², kosteloos aan de gemeente af te staan voor het einde van de bouwwerken".
Op 23 maart 2020 werd de omgevingsvergunning nr. 2020/097 afgegeven aan De Beuckelaer Kristof en Verschueren Elke voor het bouwen van een eengezinswoning voor het eigendom te Malle, Jagersweg 49, kadastraal gekend 1e afdeling, sectie C, nummer 317g3, waarin o.a. de volgende last werd opgenomen:
"1° het gedeelte van het eigendom, gelegen op minder dan 6 meter uit de as van de Jagersweg kosteloos aan de gemeente af te staan voor de aanvang van de bouwwerken. Alle kosten die hieraan verbonden zijn, zijn ten laste van de aanvrager".
Het ten laste nemen van deze kosten door de aanvrager vindt zijn oorsprong in een eerdere vergunning, waarin deze grondafstand al werd opgelegd, maar niet werd uitgevoerd. Er bestaat sedert 2016 de regeling om bij vergunningen voor het bouwen van eengezinswoningen deze kosten ten laste van het bestuur te nemen.
Voor de Jagersweg bestaat een rooilijn- en onteigeningsplan. Dit is definitief vastgesteld door de gemeenteraad in zitting van 26 november 2012 (BS 18 december 2012), welke voorziet in de inneming van private gronden begrepen in de wegzate van de Jagersweg.
Deze innames worden aangeduid als lot 20 en 21 met een oppervlakte van respectievelijk 54,10 m² en 18,10 m² wat de totale inname brengt op 72,20 m². Bij nauwkeurig opmeting rekening houdend met de eigendomsstatuten en de opmaak van het opmetingsplan door landmeter Koen Wouters, blijkt de oppervlakte respectievelijk 53,97 m² en 19,89 m² te bedragen, wat de totale inname brengt op 73,86 m².
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41
Motivering
Notarissen Tom en Jan Coppens te Vosselaar hebben het ontwerp van akte 'grondafstand' met referte 61387/2200983/SVH, opgemaakt.
Er werd een opmetingsplan opgemaakt door landmeter-expert Koen Wouters op 10 juli 2020.
Ons bestuur zal ingevolge de grondafstand drieënzeventig komma zesentachtig vierkante meter (73,86 m²) grond in de ontworpen wegzate van de Jagersweg, aangeduid als loten 1 en 2 op het opmetingsplan, verwerven en de verwerving van de grond is van openbaar nut.
De akte wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd en tot aanvaarding van de af te stane grond.
De gemeenteraad duidt een persoon aan welke, bij sterkmaking namens de gemeente Malle, zal optreden bij het verlijden van de notariële akte.
Volgende medewerker van geassocieerde notarissen ‘Tom en Jan Coppens' te Vosselaar wordt voorgesteld:
•Mevrouw Sara Van Hoof, wonende te 2330 Merksplas, Consciencestraat 11.
De gemeenteraad heeft op 7 maart 2016 beslist dat eventuele opmetingskosten en aktekosten die gepaard gaan met een kosteloze grondafstand, die voortvloeit uit de lasten van een stedenbouwkundige vergunning voor het oprichten van een eengezinswoning, ten laste worden genomen door het gemeentebestuur.
Financiële gevolgen
Volgnummer | MJP000644 |
Omschrijving | Kosten advocaat en notaris ruimtelijke ordening |
Beschikbaar krediet | 29.277,45 euro |
Raming (inclusief btw) | 6.296,79 euro |
Vastlegging (inclusief btw) | 6.296,79 euro |
De financieel directeur leverde op 17 januari 2021 een visum af.
Beraadslaging
Schepen Sanne Van Looy geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 – de afstand ten kosteloze titel, aan de gemeente Malle, door De Beuckelaer-Verschueren Kristof en Elke en De Beuckelaer-Rombouts François en Maria, van de grond begrepen in de ontworpen wegzate van de Jagersweg, aangeduid als loten 1 en 2 op het plan opgemaakt door landmeter-expert Koen Wouters op 10 juli 2020, kadastraal gekend 1e afdeling, sectie C, nummers 317g3 en 312x, met een totale oppervlakte van drieënzeventig komma zesentachtig vierkante meter (73,86 m²), te aanvaarden.
Artikel 2 – de grond te aanvaarden voor inlijving bij het openbaar domein en de bestemming is bijgevolg van openbaar nut.
Artikel 3 – het ontwerp van akte 'grondafstand' met referentie 61387/2200983/SVH, opgemaakt door notarissen Tom en Jan Coppens te Vosselaar, goed te keuren.
Artikel 4 – de grond dient vrij te zijn van hypothecaire inschrijvingen en bodemverontreiniging, wat zal moeten blijken uit de daartoe af te leveren attesten, voorafgaandelijk aan het verlijden van de notariële akte.
Artikel 5 – volgende medewerker van geassocieerde notarissen 'Tom en Jan Coppens' te Vosselaar wordt aangeduid om bij sterkmaking, namens de gemeente Malle op te treden bij het verlijden van de notariële akte:
• Mevrouw Sara Van Hoof, wonende te 2330 Merksplas, Consciencestraat 11.
Artikel 6 – de hypotheekbewaarder wordt ontslagen van de verplichting van het nemen van een ambtshalve inschrijving bij de overschrijving van de notariële akte.
Artikel 7 – de kosten verbonden aan de opmaak van de kosteloze grondafstand zijn ten laste van het gemeentebestuur.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Kris Mintjens Yannis Leirs Harry Hendrickx Paul Van Ham Dries Van Dyck Katleen Mintjens Alexander Van Loon Elisabeth Joris Eddy Krijnen Jolien Vrints Mieke Vermeyen Peter Lacante Alain De Laet Mieke Laenen Wim Jordens Kim Geys Tom Lauryssen Dirk Gerinckx Dries De Vry Ingrid Vrints Gert Peeters Wouter Patho Walter Vermeylen Wim Vervloet Sanne Van Looy aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Ruimtelijke ordening - vaststelling wegtracé in de verkaveling 2020/A9 – Merksplassebaan - 2e afdeling, sectie B, nummer 93z
Toelichting
Aanleiding en context
Op 4 september 2020 werd door Koenraad Wouters namens Thielemans Jozef en Ann een aanvraag tot omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden ingediend, voor een eigendom gelegen te Malle, Merksplassebaan, kadastraal bekend 2e afdeling, sectie B nummer 93z.
De aanvraag betreft een verkavelingsontwerp voor 2 kavels voor gekoppelde eengezinswoningen.
De grond is deels gelegen in woongebied (50 meter uit de weg) en achterliggend woonuitbreidingsgebied volgens het gewestplan Turnhout (koninklijk besluit van 30 september 1977).
Woongebieden zijn bestemd voor wonen, alsmede voor handel, dienstverlening, ambacht en kleinbedrijf voor zover deze taken van bedrijf om redenen van goede ruimtelijke ordening niet in een daartoe aangewezen gebied moeten worden afgezonderd, voor groene ruimten, voor sociaal-culturele inrichtingen, voor openbare nutsvoorzieningen, voor toeristische voorzieningen, voor agrarische bedrijven.
Deze bedrijven, voorzieningen en inrichtingen mogen echter maar worden toegestaan voor zover ze verenigbaar zijn met de onmiddellijke omgeving (artikel 5 van het koninklijk besluit van 28 december 1972 betreffende de inrichting en de toepassing van de ontwerpgewestplannen en de gewestplannen).
Woonuitbreidingsgebieden zijn uitsluitend bestemd voor groepswoningbouw zolang de bevoegde overheid over de ordening van het gebied niet heeft beslist, en zolang, volgens het geval, ofwel die overheid geen besluit tot vastlegging van de uitgaven voor de voorzieningen heeft genomen, ofwel omtrent deze voorzieningen geen met waarborgen omklede verbintenis is aangegaan door de promotor.
Artikel 5 van de omzendbrief van 8 juli 1997, gewijzigd via omzendbrief van 25 januari 2002 en 25 oktober 2002 betreffende de inrichting en de toepassing van de ontwerp-gewestplannen en gewestplannen stelt dat woonuitbreidingsgebieden reservezones zijn van het woongebied en een instrument tot het voeren van een woonbeleid. De essentie van voornoemd voorschrift is:
a) woonuitbreidingsgebieden zijn in eerste instantie bedoeld voor groepswoningbouw - tenzij de overheid over de ordening anders beslist
b) woonuitbreidingsgebieden moeten een belangrijk element zijn voor het voeren van een woonbeleid
c) de aanwending van deze reservemogelijkheden past binnen het aanbodbeleid dat in het kader van de afbakeningsprocessen van de stedelijke gebieden en de woonkernen wordt vooropgesteld.
De overheid beslist over het tijdstip, de fasering van uitvoering en de uitvoeringsmodaliteiten van de ontwikkeling van de woonuitbreidingsgebieden. De ontwikkeling volgt uit de opties van de afbakeningsprocessen, werd aangetoond in een goedgekeurde gemeentelijke woonbehoeftenstudie in het kader van of voorafgaand aan de goedkeuring van een gemeentelijk ruimtelijk structuurplan of is mogelijk zonder woonbehoeftenstudie omwille van zijn inbreidingsgerichte ligging.
Het eigendom is gelegen binnen het gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan ‘gebied voor eengezinswoningen’, goedgekeurd op 4 april 2013. Het is een zogenaamd overdruk-RUP dat door middel van een stedenbouwkundig voorschrift in overdruk op het gewestplan en/of BPA de hoofdbestemming wonen beperkt. Het RUP vervangt het gewestplan en/of BPA niet. Binnen het RUP zijn enkel grondgebonden eengezinswoningen toegelaten. Het oprichten van meergezinswoningen alsook bestemmingswijzigingen naar een meergezinswoning zijn niet toegestaan.
Het goed is niet gelegen binnen de grenzen van een goedgekeurd bijzonder plan van aanleg.
Het perceel is niet gelegen binnen de omschrijving van de behoorlijk vergunde en niet vervallen verkaveling.
De aanvraag is principieel in overeenstemming met het geldende gewestplan en het RUP 'gebied voor eengezinswoningen, zoals hoger omschreven. De verkaveling voor gekoppelde eengezinswoningen situeert zich in het woongebied.
Het advies van Pidpa-Riolering van 2 november 2020 met referentie L-21-420/ 192969 is voorwaardelijk gunstig.
Er werd een openbaar onderzoek georganiseerd van 2 november 2020 tot 1 december 2020. Naar aanleiding van dit openbaar onderzoek werden geen bezwaarschriften of opmerkingen ingediend.
Het gedeelte van het eigendom gelegen in de ontworpen wegzate van de Merksplassebaan, werd aangeduid als lot 3 in grijze kleur op het verkavelingsplan, opgemaakt door landmeter-expert Koen Wouters op 29 juni 2020. Dit lot wordt na goedkeuring van de omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden, kosteloos afgestaan aan de gemeente Malle voor inlijving bij het openbaar domein. Het heeft een oppervlakte van 26,52 m².
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40
Decreet betreffende de omgevingsvergunning, inzonderheid artikel 31, stelt dat als een vergunningsaanvraag wegenwerken omvat waarover de gemeenteraad beslissingsbevoegdheid heeft en de bevoegde overheid, vermeld in artikel 15, oordeelt dat de omgevingsvergunning kan worden verleend, de gemeenteraad een beslissing over de zaak van de wegen neemt voor de bevoegde overheid een beslissing over de aanvraag neemt
Artikel 47 van het besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 25 april 2014 stelt dat als de vergunningsaanvraag wegenwerken omvat waarvoor de gemeenteraad beslissingsbevoegdheid heeft, de gemeenteraad daarover een besluit neemt. De gemeenteraad neemt daarbij kennis van de standpunten, opmerkingen en bezwaren die zijn ingediend tijdens het openbaar onderzoek
Motivering
De gemeenteraad dient zich uit te spreken over het tracé van de wegen, in het bijzonder over het grondplan van de ontworpen verkaveling met de ontworpen rooilijn van de Merksplassebaan, ter hoogte van de aangevraagde verkaveling.
Een minimale rooilijnbreedte van 12 meter is noodzakelijk om de straat te voorzien van alle nodige infrastructuur bij ontwikkeling langs beide zijden en een minimale rooilijnbreedte van 10 meter is noodzakelijk om de straat te voorzien van alle nodige infrastructuur bij ontwikkeling langs één zijde. Normaliter wordt er op de kruising van 2 wegen een hoekafschuining voorzien van 6 meter x 6 meter.
Het verkavelingsontwerp voorziet een rooilijnbreedte van 12 meter voor de Merksplassebaan. De bouwlijn voor de woningen is gelegen op 6 meter uit de ontworpen rooilijn ten opzichte van de Merksplassebaan.
Het gedeelte van het perceel, gelegen binnen de ontworpen wegzate van de Merksplassebaan, werd aangeduid als lot 3 in grijze kleur op het verkavelingsplan, opgemaakt door landmeter-expert Koen Wouters op 29 juni 2020, welk na goedkeuring van de verkavelingsvergunning kosteloos wordt afgestaan aan de gemeente Malle voor inlijving bij het openbaar domein, heeft een oppervlakte van 26,52 m².
Beraadslaging
Schepen Sanne Van Looy geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - de ontworpen rooilijn en het wegtracé van de Merksplassebaan ter hoogte van de aangevraagde verkaveling, aangeduid als lot 3 in grijze kleur op het verkavelingsplan, opgemaakt door landmeter-expert Koen Wouters op 29 juni 2020, tot het verkavelen van grond gelegen langs de Merksplassebaan, kadastraal bekend 2e afdeling, sectie B nummer 93z, goed te keuren.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Katleen Mintjens Alain De Laet Paul Van Ham Tom Lauryssen Eddy Krijnen Mieke Vermeyen Yannis Leirs Walter Vermeylen Alexander Van Loon Jolien Vrints Dirk Gerinckx Dries Van Dyck Gert Peeters Wim Jordens Kim Geys Ingrid Vrints Mieke Laenen Harry Hendrickx Kris Mintjens Elisabeth Joris Wouter Patho Wim Vervloet Peter Lacante Sanne Van Looy Dries De Vry aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Lokaal woonbeleid - wijziging verordening conformiteitsattest - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De gemeenteraad heeft in zitting van 2 mei 2011 haar goedkeuring gehecht aan de oprichting van de interlokale vereniging lokaal woonbeleid Midden (hierna IVLW Midden) en deelname er aan.
De gemeenteraad heeft in zitting van 27 november 2017 haar goedkeuring gehecht aan de verlenging van IVLW Midden en de deelname er aan.
Het subsidiedossier betreffende de intergemeentelijke samenwerking IVLW Midden bevat zowel verplichte als aanvullende activiteiten. Eén van de aanvullende activiteiten betreft het invoeren van een verordening conformiteitsattesten.
Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 11 maart 2019 beslist de verordening conformititeitsattesten ter goedkeuring aan de gemeenteraad voor te leggen.
De gemeenteraad heeft in zitting van 28 maart 2019 de gemeentelijke verordening conformiteitsattest goedgekeurd.
De gemeentelijke verordening conformiteitsattest werd bij ministerieel besluit goedgekeurd op 26 juni 2019.
De gemeenteraad heeft in zitting van 27 augustus 2020 de aangepaste gemeentelijke verordening conformiteitsattest goedgekeurd.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40
Besluit van de Vlaamse Regering tot codificatie van de decreten betreffende het Vlaams Woonbeleid van 17 juli 2020
De Vlaamse Codex wonen van 2021 (inzonderheid boek 3 en artikel 3.2)
Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021
Ministerieel besluit van 17 februari 2020 - goedkeuring IVLW Midden
Ministerieel besluit van 26 juni 2019 betreffende de goedkeuring gemeentelijke verordening conformiteitsattest
Ministerieel besluit van 10 december 2020 betreffende de voorwaardelijke goedkeuring van de aangepaste gemeentelijke verordening conformiteitsattest
Gemeenteraadbeslissing van 28 maart 2019 betreffende de gemeentelijke verordening conformiteitsattest
Gemeenteraadsbeslissing van 27 augustus 2020 betreffende de aangepaste gemeentelijke verordening conformiteitsattest
Motivering
IVLW Midden heeft op basis van de evaluaties gehouden door IVLW Zuidrand en Rivierenland betreffende de toepassing van de verordening conformiteitsattesten enkele suggesties tot aanpassing geformuleerd qua fasering alsook voor de quotering in functie van de toepassing van het nieuw technisch verslag vanaf 2021.
Deze aanpassingen werden voorgelegd aan de stuurgroep van 22 juni 2020.
Er wordt voorgesteld om huidige fasering (2019 - 2023: woningen van 50 jaar en ouder; 2024 - 2026: woningen van 40 jaar en ouder; 2027 - 2029: woningen van 30 jaar en ouder; 2030: alle huurwoningen) te wijzigen naar volgende fasering:
• 2021: woningen van 50 jaar en ouder (bouwjaar 1971 en vroeger)
• 2022-2025: woningen van 40 jaar en ouder
• 2026-2028: woningen van 30 jaar en ouder
• 2029: woningen van 20 jaar en ouder.
Deze wijziging in fasering wordt voorgesteld om de faseringen tussen de verschillende intergemeentelijke projecten gelijk te laten lopen. Bijkomend worden woningen jonger dan 20 jaar vrijgesteld van het conformiteitsattest omdat deze woningen zijn gebouwd met strengere EPB normen.
Het optimalisatiedecreet en -besluit veranderen de wijze van beoordelen bij een conformiteitsonderzoek en daar horen uiteraard nieuwe technische verslagen bij.
De geldigheidsduur kan dus vanaf 2021 niet meer afgestemd worden op het aantal strafpunten van het technisch verslag, maar zal moeten bepaald worden op basis van een aantal “kleine” gebreken (uit categorie 1).
Het nieuwe technisch verslag bestaat dan uit volgende 3 categorieën:
Categorie I: zijn kleine gebreken die de levensomstandigheden van de bewoners negatief beïnvloeden of die potentieel kunnen uitgroeien tot ernstige gebreken.
Categorie II: zijn ernstige gebreken die de levensomstandigheden van de bewoners negatief beïnvloeden maar die geen direct gevaar vormen voor hun veiligheid of gezondheid, waardoor de woning niet in aanmerking zou komen voor bewoning.
Categorie III: zijn ernstige gebreken die mensonwaardige levensomstandigheden veroorzaken of die een direct gevaar vormen voor de veiligheid of de gezondheid van de bewoners, waardoor de woning niet in aanmerking komt voor bewoning.
Vanaf 2021 zal de ongeschiktheid of onbewoonbaar van een woning op volgende manier worden bepaald:
• 7 gebreken (of meer) in categorie I = advies ongeschikt.
• 1 gebrek in categorie II = advies ongeschikt.
• 1 gebrek in categorie III = advies onbewoonbaar.
Verder kan de burgemeester ook het advies geven om de brandveiligheid te controleren of een stabiliteitsonderzoek uit te voeren, ...
Er wordt voorgesteld om de geldigheidsduur van het conformiteitsattest voor woningen en kamers aan te passen afhankelijk van het aantal gebreken in categorie I op het technisch verslag:
• Indien de gebreken voor een woning of kamer beperkt blijft tot en met 4 gebreken in categorie I is de geldigheidsduur 10 jaar.
• Indien de gebreken voor een woning of kamer beperkt blijft tot 5 of 6 gebreken in categorie I is de geldigheidsduur beperkt tot 5 jaar.
Met deze aanpassingen wenst het woonteam van IVLW Midden de haalbaarheid van de toepassing van de verordening conformiteitsattesten te garanderen.
De aangepaste gemeentelijke verordening van 27 augustus 2020 werd ter goedkeuring naar de Vlaamse minister van Financiën en Begroting, Wonen en Onroerend Erfgoed gestuurd.
Op 16 december 2020 werd de aangepaste verordening voorwaardelijk goedgekeurd. Er werd volgende opmerking gegeven:
'Overwegende dat uit de formulering van artikel 2 van voornoemde verordening de intentie blijkt, maar dat de zinsbouw van dit artikel niet klopt';
De oorspronkelijke formulering van het artikel luidde als volgt:
"Artikel 2 - vanaf 1 januari 2021 de geldigheidsduur van het conformiteitsattest voor woningen en kamers welke verhuurd, te huur of ter beschikking worden gesteld als hoofdverblijfplaats of met het oog op de huisvesting van een of meer studenten als volgt afhankelijk te stellen van het aantal gebreken op het technisch verslag:
• Indien de gebreken voor een woning of kamer beperkt blijft tot en met 4 gebreken in categorie I is de geldigheidsduur 10 jaar.
• Indien de gebreken voor een woning of kamer beperkt blijft tot 5 of 6 gebreken in categorie I is de geldigheidsduur beperkt tot 5 jaar'
De nieuwe formulering luidt als volgt:
"Artikel 2 - de geldigheidsduur van het conformiteitsattest voor woningen en kamers, welke verhuurd, te huur of ter beschikking worden gesteld als hoofdverblijfplaats of met het oog op de huisvesting van een of meer studenten, is afhankelijk van het aantal gebreken in categorie I op het technisch verslag.
• Indien de woning of kamer minder of 4 gebreken heeft in categorie I, is de geldigheidsduur 10 jaar.
• Indien de woning of kamer 5 of 6 gebreken heeft in categorie I, dan wordt de geldigheidsduur beperkt tot 5 jaar."
Bijkomend wordt in deze beslissing voorgaande verordening opgeheven.
Beraadslaging
Schepen Sanne Van Looy geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - de gewijzigde verordening conformiteitsattesten als volgt goed te keuren:
"Verordening conformiteitsattesten
Artikel 1 - voor elke woning die verhuurd, te huur of ter beschikking wordt gesteld als hoofdverblijfplaats of met het oog op de huisvesting van een of meer studenten, moet de verhuurder een conformiteitsattest kunnen voorleggen.
Deze verplichting wordt gefaseerd ingevoerd voor alle nieuwe verhuringen gefaseerd op basis van de leeftijd van de huurwoning:
• 2021: woningen van 50 jaar en ouder (bouwjaar 1971 en vroeger)
• 2022-2025: woningen van 40 jaar en ouder
• 2026-2028: woningen van 30 jaar en ouder
• 2029: woningen van 20 jaar en ouder.
Artikel 2 - de geldigheidsduur van het conformiteitsattest voor woningen en kamers, welke verhuurd, te huur of ter beschikking worden gesteld als hoofdverblijfplaats of met het oog op de huisvesting van een of meer studenten, is afhankelijk van het aantal gebreken in categorie 1 op het technisch verslag.
• Indien de woning of kamer minder of 4 gebreken heeft in categorie I, is de geldigheidsduur 10 jaar.
• Indien de woning of kamer 5 of 6 gebreken heeft in categorie I, dan wordt de geldigheidsduur beperkt tot 5 jaar.
Artikel 3 - het conformiteitsattest wordt gratis afgeleverd.
Artikel 4 - de gewijzigde verordening treedt in werking na de goedkeuring van de gemeenteraad en de goedkeuring van de Vlaamse minister van Wonen.
Artikel 5 - de gemeenteraadsbeslissing van 28 maart 2019 betreffende de verordening conformiteitsattest wordt opgeheven bij het inwerking treden van de gewijzigde verordening."
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Elisabeth Joris Kris Mintjens Wouter Patho Alexander Van Loon Walter Vermeylen Mieke Vermeyen Jolien Vrints Peter Lacante Eddy Krijnen Ingrid Vrints Katleen Mintjens Dries Van Dyck Sanne Van Looy Kim Geys Wim Jordens Paul Van Ham Mieke Laenen Yannis Leirs Dirk Gerinckx Gert Peeters Dries De Vry Harry Hendrickx Alain De Laet Tom Lauryssen aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Statuten en afvaardiging Land van Playsantiën - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
Land van Playsantiën is een toeristisch samenwerkingsverband tussen de gemeenten Lille, Malle, Ranst, Zandhoven en Zoersel dat in 2005 werd opgericht. Het doel van het Land van Playsantiën is om het toerisme en de recreatie in de vijf gemeenten te bevorderen door eigen activiteiten te brengen en de werking op gemeentelijk niveau te versterkten. Gekende jaarlijkse activiteiten van het Land van Playsantiën zijn onder andere het winterwandelen, het fietsvierluik en het culinair wandelen en fietsen.
De inhoud van de statuten van het Land van Playsantiën werd voor het laatst aangepast in 2010 en kwam dus niet meer overeen met de huidige manier van werken van de vzw.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41
Motivering
Een herwerking van de statuten bleek noodzakelijk, aangezien de inhoud van de statuten die opgesteld werden in 2010 niet meer correspondeerde met de eigenlijke werking van het Land van Playsantiën. De aangepaste statuten werden op 8 december 2020 op een buitengewone algemene vergadering goedgekeurd onder voorbehoud van de goedkeuring van de gemeenteraden van de vijf gemeenten die deel uitmaken van het samenwerkingsverband. De statuten worden op volgende data voorgelegd aan de gemeenteraden:
• Ranst: 18 januari 2021
• Zoersel: 19 januari 2021
• Zandhoven: 21 januari 2021
• Lille: 27 januari 2021.
Een belangrijk punt in de vernieuwde statuten is de politieke vertegenwoordiging in de vergaderingen die gehouden worden door het Land van Playsantiën. Zo zou de gemeente Malle politiek vertegenwoordigd worden door de schepen van toerisme tijdens het bestuur, dat vier keer per jaar samenkomt, en door de schepen van toerisme en de burgemeester tijdens de algemene vergadering, die één keer per jaar georganiseerd wordt, en op eventuele buitengewone vergaderingen indien die plaats zouden vinden. Dit is in de praktijk momenteel al het geval.
Het college van burgemeester en schepenen had geen opmerkingen bij het voorstel.
Financiële gevolgen
De gemeente Malle betaalt jaarlijks een lidgeld van 5.000 euro om de werking van Land van Playsantiën mee te ondersteunen. Dit jaarlijkse lidgeld is voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025 onder actie AC000133, 'wij zijn voortrekker in het Land van Playsantiën'.
Voor de aanpassing van de statuten moet er vanuit de gemeente geen extra budget voorzien worden.
Beraadslaging
Schepen Dries Van Dyck geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - de statuten zoals hieronder weergegeven en zoals op 8 december 2020 al goedgekeurd op de buitengewone algemene vergadering van het Land van Playsantiën vzw goed te keuren:
STATUTEN LAND VAN PLAYSANTIËN
De algemene vergadering, geldig samengeroepen en beschikkend over de vereiste aantallen inzake aanwezigheid en meerderheid, in buitengewone zitting online gehouden op 8 december 2020, heeft in haar zitting beslist de statuten aan te passen.
TITEL I: NAAM - ZETEL – DOEL - DUUR
Artikel 1
De vereniging heeft als naam "Land van Playsantiën”
Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, uitgaande van een rechtspersoon, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “vzw” samen met volgende gegevens: de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon, het ondernemingsnummer, het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon, en in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon.
Artikel 2
De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd te Antwerpsesteenweg 246, 2390 Malle, gelegen in het Vlaams Gewest.
De vereniging valt onder het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.
Het Bestuur is bevoegd om de maatschappelijke zetel binnen België te verplaatsen binnen hetzelfde taalgebied. Als door de verplaatsing van de maatschappelijke zetel de taal van de statuten moet worden gewijzigd, kan enkel de algemene vergadering deze beslissing nemen met inachtneming van de vereisten voor een statutenwijziging.
Artikel 3
De vereniging heeft tot doel het toerisme en de recreatie in de gemeenten Lille, Malle, Ranst, Zandhoven en Zoersel te bevorderen. De vereniging wil een eigen aanbod aan activiteiten brengen en tegelijkertijd de werking op gemeentelijk niveau versterken. De vereniging wil het eigen en gemeentelijk aanbod in de markt zetten en een professionele en hedendaagse communicatie over dit aanbod voeren.
Door krachtenbundeling wil de vereniging het gebied gevormd door de vijf gemeenten uitbouwen tot een gebied dat
- optimaal inspeelt op de recreatieve behoeften van de eigen bevolking
- aan de inwoners van de omliggende regio’s volop mogelijkheden biedt voor actieve en/of passieve recreatie
- dag- en verblijfstoeristen laat onthaasten en actief laat genieten van onze dorpen en groengebieden
De vereniging wil bovendien bijdragen aan
- een duurzaam toerisme
- de bewustwording en ontwikkeling van de waarde van het natuurlijk en cultureel erfgoed in onze gemeenten
- de creatie van welzijn en werkgelegenheid in onze regio en voor onze inwoners
Artikel 4
De vzw kan alle activiteiten ontplooien, alleen of in samenwerking met andere organisaties, die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van haar doel, met inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten waarvan de opbrengsten altijd volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van haar doel.
Zij mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan de oprichters, de leden, de bestuurders of enig ander persoon behalve voor het in de statuten bepaald belangeloos doel. Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig.
Artikel 5
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur en kan op elk ogenblik ontbonden worden.
TITEL II: VASTE LEDEN - TOEGETREDEN LEDEN
Artikel 6
De vereniging bestaat uit vaste en toegetreden leden.
Vaste leden
De oprichters zijn de eerste vaste leden. De vaste leden zijn diegenen waarvan de naam is vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden. De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend toe aan de vaste leden. De wettelijke verplichtingen zijn alleen op de vaste leden van toepassing.
De gemeentebesturen van Lille, Malle, Ranst en Zandhoven en Zoersel zijn vast lid van de vereniging. Ze worden vertegenwoordigd door hun schepen van toerisme en burgemeester.
Als vast lid kan ook tot de vereniging toetreden, een natuurlijk persoon of rechtspersoon die het verenigingsdoel onderschrijft en die als lid door de algemene vergadering wordt aanvaard, op voorstel van het bestuur.
Het verzoek tot toetreding van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend ter attentie van het bestuur.
Toegetreden leden
De algemene vergadering kan op voorstel van het bestuur, ook andere personen of rechtspersonen tot de vereniging toelaten, onder door haar te bepalen voorwaarden. Deze worden beschouwd als toegetreden leden.
Artikel 7
De ledenlijst van de vereniging wordt bijgehouden in een register op de maatschappelijke zetel van de vzw.
Bij elke wijziging past het bestuur de ledenlijst binnen de acht dagen aan.
Artikel 8
Een lid kan te allen tijde uit de vereniging treden door zijn ontslag mee te delen in een brief aan het bestuur. Het lidmaatschap neemt een einde door overlijden of rechtsonbekwaamheid evenals door ontbinding of faling.
Artikel 9
Ontslagnemende en uitgesloten leden, alsook de erfgenamen van een overleden lid, hebben geen deel in het vermogen van de vereniging. Zij kunnen geen terugbetaling eisen van de gestorte bijdragen, noch een vergoeding voor gedane inbrengsten vorderen. Zij kunnen niet gerechtelijk doen verzegelen, noch een inventaris doen opmaken.
TITEL III: ALGEMENE VERGADERING
Artikel 10
De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden. Zij is geldig samengesteld van zodra de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuur. Indien die afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter en bij de afwezigheid van laatstgenoemde door het oudst aanwezige bestuurslid.
Het secretariaat van de algemene vergadering wordt waargenomen door de secretaris van de vereniging.
Niet-leden kunnen worden uitgenodigd tot het bijwonen van de algemene vergadering. Zij zijn niet stemgerechtigd.
Artikel 11
De volgende bevoegdheden kunnen uitsluitend worden uitgeoefend door de algemene vergadering:
- de wijziging van de statuten;
- de benoeming en afzetting van de bestuurders;
- de kwijting van de bestuurders;
- de goedkeuring van de begroting en rekening;
- de vrijwillige ontbinding van de vereniging;
- de uitsluiting van een lid, vast of toegetreden;
- de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk;
- alle gevallen waarin de wet of deze statuten het vereisen.
Artikel 12
De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur, telkens als het doel van de vereniging dit vereist.
De algemene vergadering wordt eveneens bijeengeroepen wanneer een vijfde van de leden daartoe een verzoek richt aan het bestuur. Dit dient te gebeuren per aangetekende brief. Hierin worden de te behandelen agendapunten vermeld. In dit geval is het bestuur verplicht om de algemene vergadering samen te roepen binnen de vijftien werkdagen met vermelding in de oproepingsbrief van de gevraagde agendapunten.
Artikel 13
De algemene vergadering wordt minstens eenmaal per jaar bijeengeroepen met het oog op het goedkeuren van de rekening en de begroting evenals de kwijting van de bestuurders. De oproep tot deze statutaire algemene vergadering gebeurt binnen de vier maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar.
Na kennis te hebben genomen van het verslag van het bestuur doet de vergadering uitspraak over de rekeningen van het afgelopen dienstjaar, die het bestuur haar ieder jaar voorlegt. Zij neemt vervolgens een besluit aangaande de kwijting van de bestuurders.
Artikel 14
De oproepingsbrief tot de algemene vergadering bevat de plaats, de dag, het uur en de agenda.
Om geldig te zijn, moeten de oproepingen ondertekend worden door de voorzitter of door twee bestuurders. Alle leden moeten worden opgeroepen ten minste vijftien werkdagen voor de vergadering.
De oproepingsbrief kan worden verstuurd per gewone post of per e-mail.
Op straffe van nietigheid mag alleen beslist worden over de onderwerpen vermeld op de agenda. Van deze algemene regel kan in twee gevallen worden afgeweken:
1) als de voorzitter van het bestuur minstens vijf werkdagen voor de vergadering in het bezit is gesteld van een schriftelijk verzoek, ondertekend door tenminste een vijfde van de leden, om één of meer bijkomende punten in de agenda op te nemen.
2) als twee derden van de aanwezige of vertegenwoordigde leden ter vergadering akkoord gaan om één of meer bijkomende punten op de agenda op te nemen.
Artikel 15
Elk lid beschikt over een stem. De aanwezige vertegenwoordigers van het lid bepalen onderling wie de stem uitbrengt. De andere aanwezige vertegenwoordigers behouden een raadgevende stem.
Een lid kan zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid mits aflevering van een schriftelijke volmacht. Een aanwezig lid kan echter ten hoogste twee andere leden vertegenwoordigen.
De besluiten worden genomen bij meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, uitgezonderd in de gevallen, voorzien door de wet of deze statuten.
Artikel 16
Op verzoek van de meerderheid van de aanwezigen of wanneer het over personen gaat, wordt tot een geheime stemming overgegaan.
Artikel 17
Bij benoemingen wordt, indien geen enkele persoon de volstrekte meerderheid op zich verenigt, overgegaan tot een herstemming tussen de twee kandidaten die het grootste aantal stemmen hebben behaald. Staken de stemmen tijdens deze herstemming, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
Artikel 18
Voor het uitsluiten van een lid is een meerderheid vereist van twee derde van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. Het betrokken lid moet ter vergadering in de gelegenheid worden gesteld om te worden gehoord.
Artikel 19
De algemene vergadering, in buitengewone zitting bijeengeroepen, beslist over de wijziging van de statuten. Een dergelijke wijziging wordt enkel aanvaard als ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en als ten minste twee derde van de stemmen het met de wijziging eens zijn. Is twee derde van de leden op de eerste vergadering niet aanwezig of vertegenwoordigd, dan kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, die kan beslissen met een meerderheid van twee derde ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Deze vergadering kan niet binnen de vijftien dagen na de eerste vergadering worden gehouden. Gaat het om een wijziging met betrekking tot het doel van de vereniging of betreft het de ontbinding, dan is een vier vijfde meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen vereist.
Artikel 20
Betreft het de vrijwillige ontbinding van de vereniging, dan gelden met betrekking tot het aanwezigheidsquorum en de vereiste meerderheid dezelfde regels als bij de wijziging van het statutair doel van de vereniging.
Artikel 21
De beslissingen van de algemene vergadering worden vastgesteld in processen-verbaal die door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend.
De beslissingen die derde personen aanbelangen, worden hun ter kennis gebracht bij brief, hun toegezonden en getekend door de voorzitter en de secretaris of door hun plaatsvervanger.
De afschriften of uittreksels, in rechte of elders over te leggen, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Artikel 22
Elke wijziging van de statuten, elke benoeming, elk ontslag of elke afzetting van de bestuurders, moet binnen de maand na de dagtekening ervan worden overgemaakt aan de griffie van de rechtbank van koophandel met het verzoek om deze beslissingen bekend te maken in het Belgisch Staatsblad.
TITEL IV: BESTUUR
Artikel 23
De vereniging wordt bestuurd door een bestuur van tenminste tien leden.
Wanneer een rechtspersoon een mandaat opneemt van lid van het bestuur of dagelijks bestuurder, benoemt hij een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger die wordt belast met de uitvoering van dat mandaat in naam en voor rekening van de rechtspersoon.
Deze vaste vertegenwoordiger moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als de rechtspersoon en is hoofdelijk met hem aansprakelijk alsof hij zelf het betrokken mandaat in eigen naam en voor rekening had uitgevoerd. De regels inzake belangenconflicten voor zaakvoerders en leden van het bestuur vinden in voorkomend geval toepassing op de vaste vertegenwoordiger. De vaste vertegenwoordiger kan niet in eigen naam noch als vaste vertegenwoordiger van een andere rechtspersoon zetelen in het bestuursorgaaan of dagelijks bestuur. De rechtspersoon mag de vaste vertegenwoordiging niet beëindigen zonder tegelijkertijd een opvolger te benoemen.
De regels van de openbaarmaking voor de benoeming en de beëindiging van het mandaat van de rechtspersoon zijn ook van toepassing op diens vaste vertegenwoordiger.
Het bestuur kan zich laten bijstaan door één of meer deskundigen. Zij zijn niet stemgerechtigd.
Artikel 24
Het bestuur is bevoegd tot het verrichten van alle handelingen in verband met het bestuur van de vereniging. Het leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt haar in en buiten rechte. Het treedt op als eiser of verweerder in alle rechtsgedingen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.
Het kan alle betalingen doen en ontvangen en daarvan kwijting geven of eisen, waarborgen verstrekken of aanvaarden, roerende en onroerende goederen verkrijgen, ruilen of vervreemden, huren of verhuren, alle subsidies en tegemoetkomingen aanvaarden of ontvangen, alle contracten, verkopingen en ondernemingen aanvaarden en afsluiten, alle leningen met of zonder waarborg aangaan, alle subrogaties toestaan. Deze opsomming is niet beperkend.
Het bestuur heeft in één woord, alle machten die niet bij wet of de statuten uitdrukkelijk aan de algemene vergadering worden voorbehouden.
Artikel 25
De algemene vergadering benoemt de bestuurders voor een periode van zes jaar. De leden van het bestuur zijn lid van de vereniging. De bestuurders zijn herkiesbaar.
Elk lid van het bestuur kan uit het bestuur treden door zijn ontslag mee te delen in een aangetekende brief aan het bestuur. Indien door dit ontslag het aantal bestuurders onder het statutaire minimum is gedaald, blijft de ontslagnemende bestuurder tijdelijk zetelen en dient binnen de twee maanden een algemene vergadering te worden bijeengeroepen, die voorziet in de vervanging van de betrokken bestuurder. Tussentijds benoemde bestuurders zetelen slechts voor de rest van de duur van het mandaat.
Het mandaat van bestuurder neemt eveneens een einde in geval van overlijden, afzetting door de algemene vergadering, of wettelijke onbekwaamheid.
Artikel 26
Het bestuur duidt onder zijn leden een voorzitter, ondervoorzitter en secretaris aan. Hij kan aan zijn leden elke andere functie toewijzen die voor de goede werking van de vereniging nodig is. Twee functies, het voorzitterschap uitgezonderd, kunnen door eenzelfde bestuurder worden uitgeoefend.
Het mandaat van deze personen, als dusdanig, is geldig voor zes jaar en kan worden hernieuwd, uitgezonderd het mandaat van voorzitter dat geldig is voor één jaar.
In geval van overlijden, ontslagneming, afzetting of wettelijke onbekwaamheid voleindigt het nieuw gekozen lid het mandaat van degene die het vervangt.
Artikel 27
Het bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter. Indien die afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter en bij de afwezigheid van laatstgenoemde door het oudst aanwezige bestuurslid.
Artikel 28
Het bestuur vergadert op bijeenroeping door de voorzitter of door twee bestuurders, zo vaak als de belangen van de vereniging het eisen. De bestuurders moeten worden opgeroepen ten minste acht dagen voor de vergadering. De oproepingsbrieven worden ondertekend door de voorzitter of door de secretaris.
Artikel 29
Het bestuur is geldig samengesteld als de meerderheid van zijn leden aanwezig is of geldig vertegenwoordigd. Hij beslist met een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Wanneer het over personen gaat, is de stemming geheim.
Artikel 30
Het bestuur kan een huishoudelijk reglement aangaande zijn interne werking goedkeuren. Dit reglement kan geen afbreuk doen aan de wettelijke of statutaire voorzieningen.
Artikel 31
Het bestuur kan zijn bevoegdheden voor welbepaalde handelingen en taken op zijn verantwoordelijkheid overdragen aan één of meerdere van zijn bestuurders of aan één of meerdere personen die al dan niet lid zijn van de vereniging.
Artikel 32
Het bepaalde onder artikel 26, betreffende de algemene vergadering, is ook geldig voor het bestuur.
TITEL V: DAGELIJKS BESTUUR
Artikel 33
Het bestuur kan het dagelijkse management van de vereniging toevertrouwen aan een dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is in de breedste zin belast met de voorbereiding en de uitvoering van de beslissingen van het bestuur.
Artikel 34
Het dagelijks bestuur bestaat uit tenminste 6 leden. Deze leden worden door het bestuur benoemd voor een periode van zes jaar. Zij zijn herkiesbaar.
De voorzitter van het bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. De secretaris maakt deel uit van het dagelijks bestuur.
Artikel 35
Indien een lid van het dagelijks bestuur, als dusdanig, ontslag wenst te nemen, brengt het het bestuur hiervan schriftelijk op de hoogte.
Het bestuur kan een lid van het dagelijks bestuur afzetten. Hiervoor is een twee derde meerderheid vereist. In voorkomend geval wordt de betrokkene hiervan binnen de 14 dagen schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 36
Het dagelijks bestuur vergadert op initiatief van de voorzitter of op verzoek van twee van zijn leden. Het kan geldig beslissen als minimaal drie van zijn leden aanwezig zijn.
De beslissingen van het dagelijks bestuur worden steeds genomen in collegiaal overleg. Wanneer het dagelijks bestuur niet tot een besluit komt, wordt de beslissing overgelaten aan het bestuur.
De beslissingen van het dagelijks bestuur worden vastgesteld in notulen die door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend en in een bijzonder register bijgehouden.
TITEL VI: BEGROTINGEN EN REKENINGEN
Artikel 37
Het maatschappelijk dienstjaar begint op een januari en eindigt op eenendertig december.
Door het bestuur wordt de rekening van het verlopen dienstjaar en de begroting voor het volgend dienstjaar opgemaakt. Beide worden ten laatste op 30 april aan de algemene vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Het batig saldo van de rekening behoort aan de vereniging.
Artikel 38
De vereniging voorziet in de jaarlijkse uitgaven door middel van toelagen van openbare besturen, van ledenbijdragen, van particuliere giften en van allerlei opbrengsten. Zij kan legaten en giften ontvangen in de voorwaarden bepaald door de wet.
Artikel 39
Het incasso van de vereniging wordt op een bankrekening geplaatst.
Bedragen in speciën mogen op de maatschappelijke zetel blijven op voorwaarde dat zij het bedrag van € 1.000 niet overschrijden.
Alle verrichtingen boven € 2500 op een bankrekening van de vereniging moeten ondertekend zijn door twee personen, leden van het dagelijks bestuur of hun gevolmachtigden.
TITEL VII: ONTBINDING EN VEREFFENING
Artikel 40
De vereniging kan vrijwillig of gerechtelijk worden ontbonden.
In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering één of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid en de vereffeningvoorwaarden.
In geval van gerechtelijke ontbinding of bij gebrek aan besluit door de algemene vergadering benoemt de rechtbank van eerste aanleg de vereffenaars(s).
Artikel 41
In geval van ontbinding wordt het maatschappelijk vermogen, na aanzuivering van de passiva, bestemd voor een belangeloos doel en overgedragen aan een organisatie, voorziening of activiteit die bijdraagt tot het toerisme in de Antwerpse Kempen.
Artikel 42
De beslissingen in verband met de ontbinding, de vereffening en de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel.
TITEL VIII: SLOTBEPALINGEN
Artikel 43
De functies van lid van het bestuur, lid van het dagelijks bestuur zijn onbezoldigd.
Artikel 44
Alle akten die de vereniging binden, buiten die van het dagelijks bestuur, waarvoor de handtekening van de secretaris volstaat, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris of hun gevolmachtigden.
Artikel 45
Dat wil zeggen dat op de zetel van het samenwerkingsverband minstens volgende documenten ter inzage liggen voor alle raadsleden van de deelnemende besturen:
a) de beslissingen van de organen met alle bijlagen, vermeld in artikel 9 van het decreet van 6 maart 2009, binnen dertig dagen nadat ze genomen zijn:
b) de gedetailleerde notulen van de vergaderingen van de organen van het toeristisch samenwerkingsverband, met vermelding van de verhouding van de uitgebrachte stemmen en alle documenten waarnaar verwezen wordt in de notulen:
c) het evaluatieverslag, vermeld in artikel 4, tweede lid, van het decreet van 6 maart 2009;
d) het werkprogramma met de begroting van het volgende boekjaar, vermeld in artikel 4, tweede lid, van het decreet van 6 maart 2009;
e) alle documenten over de overdracht of ter beschikkingstelling van personeel of infrastructuur, vermeld in artikel 2, derde lid, van het decreet van 6 maart 2009.
Artikel 46
Al wat deze statuten niet voorzien, valt onder toepassing van wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019 en de uitvoeringsbesluiten die betrekking hebben op deze wet.
Aldus werden de (nieuwe) statuten goedgekeurd door de algemene vergadering met algemeenheid van stemmen op 8 december.
Artikel 2 - de politieke vertegenwoordiging in de algemene en eventuele buitengewone algemene vergadering van Land van Playsantiën door de burgemeester en schepen van toerisme goed te keuren.
Artikel 3 - de politieke vertegenwoordiging in het bestuur van Land van Playsantiën door de schepen van toerisme goed te keuren.
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Mieke Laenen Katleen Mintjens Dries De Vry Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Wim Jordens Ingrid Vrints Eddy Krijnen Dirk Gerinckx Alain De Laet Wouter Patho Yannis Leirs Walter Vermeylen Elisabeth Joris Harry Hendrickx Tom Lauryssen Wim Vervloet Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Dries Van Dyck Paul Van Ham Alexander Van Loon Gert Peeters Kim Geys aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Gemeentepersoneel - reglement informatieveiligheid als bijlage aan de rechtspositieregeling - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt een aantal regels op aan organisaties rond de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens. Daarnaast bestaan er binnen onze organisatie verschillende dienstnota's over het omgaan met informatie en digitale applicaties. De behoefte aan een geïntegreerd reglement dringt zich op.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56
Verordening van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens
Besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 en latere wijzigingen betreffende de rechtspositieregeling van het gemeente- en het provinciepersoneel
Gemeenteraadsbeslissing van 28 mei 2020 betreffende de wijziging van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel
Protocolakkoord van het bijzonder onderhandelingscomité van 14 december 2020 in verband met het nieuwe reglement informatieveiligheid
Motivering
De cel informatieveiligheid adviseerde om een reglement informatieveiligheid uit te werken dat van toepassing is op iedereen die gebruik maakt van de communicatie- en informatiemiddelen van het gemeentebestuur. Op die manier wordt de informatieveiligheid binnen de gemeente verhoogd. Bovendien staan alle bepalingen in één reglement.
Dit reglement wordt toegevoegd als bijlage aan de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel.
Beraadslaging
Algemeen directeur Sven Brabants geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - het volgende 'reglement informatieveiligheid' (versie van 2 december 2020) goed te keuren en toe te voegen als bijlage aan de rechtspositieregeling:
"Reglement informatieveiligheid
Gemeente en OCMW Malle
1 Waarom deze gedragscode?
Het doel van deze gedragscode is je als medewerker bewust te maken van de verschillende aspecten van veiligheid en gevaren die het gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen met zich meebrengen en het gedrag dat hierbij van jou verwacht wordt.
Informatie- en communicatiesystemen zijn vandaag niet meer weg te denken in een moderne en efficiënte organisatie. Deze systemen zijn echter ook kwetsbaar en houden heel wat informatieveiligheidsrisico’s in. Samen kunnen we ervoor zorgen dat deze risico’s binnen de perken gehouden worden zodat de kwaliteit verzekerd blijft, de performantie van onze systemen niet in het gedrang komt en het welzijn van de personeelsleden, de inwoners en het bestuur niet in gevaar gebracht wordt.
Er bestaan vele technische maatregelen om elektronische gegevens en informatiesystemen van bedreigingen te vrijwaren, maar het is het gedrag van elke medewerker dat het succes van onze informatieveiligheid in allereerste instantie zal bepalen. Elke medewerker heeft de verantwoordelijkheid om de gegevens van het bestuur en de inwoners te beschermen en verantwoord om te gaan met de informatiesystemen. Als medewerker waak je ook mee over het zorgvuldig en zuinig omgaan met de middelen die, onder meer met belastinggeld, ter beschikking gesteld worden.
Bijgevolg moet je als medewerker weten welke mogelijke veiligheidsproblemen zich kunnen voordoen en hoe je hiermee moet omgaan.
Deze gedragscode is hierbij je leidraad. Veel succes! We rekenen op jou!
2 Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op alle personeelsleden, mandatarissen en externen die toegang hebben tot de elektronische informatie- en communicatiemiddelen van het gemeente- en OCMW-bestuur van Malle. Het is ook van toepassing wanneer je je eigen communicatiemiddelen gebruikt in combinatie met deze van het bestuur, bijvoorbeeld het gebruik van het e-mailadres van het bestuur van op een computer thuis of het gebruik van een persoonlijk e-mailadres van op de werkplek, …
Onder elektronische informatie- en communicatiemiddelen worden alle middelen verstaan die het mogelijk maken om gegevens te raadplegen, te verwerken, op te slaan en te verzenden:
• apparatuur (computers, vaste en mobiele telefoons, geheugensticks, kopieerapparaten, …)
• netwerken (interne en externe netwerken, inclusief internet)
• programma’s en toepassingen (web, e-mail, databanken, …).
3 Het gebruik van ICT-apparatuur
3.1 Hardware
De ter beschikking gestelde apparatuur moet als een ‘goede huisvader’ beheerd worden, mag niet onbeheerd achtergelaten worden en de door het bestuur getroffen veiligheidsmaatregelen moeten gerespecteerd worden. Bij defect breng je de dienst informatica onmiddellijk op de hoogte.
Hardware die geen eigendom is van het bestuur mag je enkel na uitdrukkelijke toestemming van de dienst informatica verbinden met computers of het netwerk van het bestuur. Het gaat onder andere over externe harde schijven, USB-sticks, digitale camera’s, smartphones, tablets, mp3-spelers, …
Een communicatie-apparaat mag nooit zonder toezicht gelaten worden aangezien om het even wie dan kan handelen in naam van de aangemelde gebruiker. Wanneer je als gebruiker het lokaal verlaat, moet je steeds het apparaat vergrendelen. Bij een computer kan dit op een snelle manier met de toetsencombinatie Windows + L. Als je naar huis gaat, schakel je alle apparatuur uit.
3.2 Kopiëren en afdrukken
Bij de gemeente en het OCMW Malle geldt digitaal werken als de norm. Hierdoor dragen we niet enkel ons steentje bij aan het milieu, maar kan er ook sneller en efficiënter gewerkt worden. Zo zullen er minder papieren op je bureau liggen en kan je gemakkelijker documenten terugvinden. Onder het motto ‘bezint eer ge print’, kan je hieronder enkele tips terugvinden om het papierverbruik te Verminderen.
• Printen of niet? Dit is altijd de eerste vraag die je moet stellen: is het wel echt noodzakelijk om dit document af te printen? Werkdocumenten kan je bijvoorbeeld nalezen op het scherm en verbeteringen kan je aanbrengen in het document met de functie ‘wijzigingen bijhouden’. Ook opmerkingen kunnen gemakkelijk in digitale documenten worden aangebracht. En waarom zou je bijvoorbeeld je e-mails afprinten? Om ze één keer te lezen en nadien meteen weg te gooien? Je kan ze evengoed op je scherm lezen, makkelijk elektronisch archiveren en nadien sneller terugvinden. Stuur een document per e-mail door of gebruik het intranet voor mededelingen. Niet iedereen hoeft elke nota op papier te ontvangen. Tot slot is het niet de bedoeling om documenten te printen of te kopiëren om ze te klasseren. Bewaar documenten zoveel mogelijk elektronisch.
• Druk zoveel mogelijk recto verso af.
• Controleer alle gegevens met de spellingscontrole en een afdrukvoorbeeld op je scherm voordat je print en kijk of alle instellingen van de printer juist staan.
• Tel eerst hoeveel afdrukken je precies nodig hebt.
Druk meerdere pagina’s per bladzijde af en enkel de pagina’s die je echt nodig hebt.
Laat nooit documenten slingeren bij printers of kopieerapparaten, maar haal ze steeds onmiddellijk weg.
3.3 Software
Je mag enkel de door het bestuur aangeboden en erkende applicaties en tools gebruiken. Het downloaden en/of installeren van software mag alleen door de dienst informatica of in hun opdracht gebeuren en uitsluitend wanneer dit conform de licentievoorwaarden gebeurt. Als blijkt dat bepaalde software geïnstalleerd werd zonder overleg met de dienst informatica, kan de teamverantwoordelijke informatica deze programma’s verwijderen en de gebruiker hiervoor sanctioneren.
Bij het installeren van software moet je altijd op je hoede zijn. Je geeft hierbij een programma de toestemming om op de vaste schijf alle verrichtingen te doen die het wil. Niet alle programma’s zijn even behulpzaam of onschuldig als ze eruit zien, maar kunnen ook schadelijke codes bevatten. Ze kunnen andere applicaties verstoren, de controle over je apparaat overnemen, je persoonlijke gegevens vinden en blootstellen, je bestanden versleutelen, je computergebruik monitoren en misbruiken, … Hierdoor is het binnen onze organisatie niet toegelaten om dit zelf te doen.
Denk kritisch na en ga niet meteen in op aanvragen voor nieuwe updates van toegelaten programma’s en wees er zeker van dat deze geen extra programma’s installeren. Het kopiëren van software van het bestuur is niet toegestaan. Indien misbruik wordt vastgesteld is het de medewerker zelf die strafrechtelijk verantwoordelijk wordt gesteld.
4 Omgaan met informatie
Informatie is een cruciaal onderdeel van de werking van onze organisatie.
• De medewerkers steunen bij het uitvoeren van hun taken op de beschikbaarheid van informatie.
• Informatie beschermt de organisatie tegen juridische procedures en fraude.
• Correcte informatie is de basis voor een degelijk beleid.
Bovendien zijn we als lokale overheid gebonden aan regels in verband met de informatie die beheerd wordt. Burgers rekenen op een overheid die verantwoordelijk en correct omgaat met de informatie die de burgers aan de gemeente en het OCMW toevertrouwen.
De volgende richtlijnen hebben als doel de informatie in onze organisatie te stroomlijnen en een veilige omgang met informatie te garanderen zodat:
• de dienstverlening steeds gegarandeerd is, ook in het geval van een (onverwachte) afwezigheid of een vervanging van een medewerker.
• alle relevante informatie beschikbaar is, wanneer dat nodig is.
• openbaarheid van bestuur en transparantie mogelijk zijn.
• de privacy van onze burgers gerespecteerd wordt.
4.1 Documenten
Hoewel steeds meer overheidsinformatie zich in databases bevindt, is een document nog vaak de voor de hand liggende vorm om informatie te structureren. Een document kan zowel digitaal als op papier bestaan.
Documenten die worden aangemaakt binnen onze organisatie, moeten aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen.
• De documenten zijn opgemaakt in de huisstijl.
• De documenten moeten eenvoudig terug te vinden zijn.
• De documenten moeten beschikbaar en leesbaar zijn.
• De documenten mogen niet ten onrechte worden aangepast.
4.1.1 Sjablonen
In de verschillende applicaties zijn er sjablonen voorzien in de huisstijl. Je kan deze terugvinden op het intranet.
4.1.2 Een document een naam geven
Een gemeenschappelijk klassement betekent dat verschillende personen ermee werken. Het is dan ook van belang dat alles in het klassement duidelijk en overzichtelijk is. Om dit te realiseren is het noodzakelijk een aantal richtlijnen te respecteren.
• Maak duidelijke afspraken met je collega’s.
• Hou je bestandsnaam kort en duidelijk. Vermijd dat je documenten moet openen om te weten waar ze over gaan.
• Gebruik enkel letters, cijfers en de underscore (_).
• Gebruik geen spatie, leestekens (!:.(,?);…), diakritische tekens (éàèçù) of speciale tekens ( /*-%@&§).
• Wees consequent en gebruik steeds dezelfde elementen. Bijvoorbeeld:
• soort document (verslag, brief, nota, …)
• onderwerp
• datum (jjjjmmdd)
• versienummer.
• Gebruik een vaste volgorde voor gelijksoortige documenten. Denk eraan dat de volgorde van de elementen invloed heeft op de volgorde waarop de documenten in de map staan. Zet bijvoorbeeld de datum vooraan als je de documenten standaard chronologisch wilt ordenen. Beheer je versie door in de bestandsnaam aan te geven om welke versie van het document het gaat: versie 0.1 - 0.9 zijn werkdocumenten, versie 1.0 is een definitieve versie. Behoud de originele extensie van het bestandsformaat waarin het document wordt bewaard. Herhaal geen mapnamen in de bestandsnaam.
4.1.3 Documenten bewaren
Documenten worden bewaard in een dossier in het klassement op de netwerkschijven.
Bewaar geen documenten op de lokale schijf van je pc of laptop. Er zijn geen back-ups van deze schijven. Documenten opslaan op het bureaublad of in de map Documents verzwaart bovendien je profiel.
Documenten die worden aangemaakt door een overheid moeten bewaard blijven, tenzij er expliciet bepaald is dat ze vernietigd mogen worden.
Iedereen is verantwoordelijk voor de bewaring van de documenten opgemaakt en ontvangen in het kader van de uitvoering van taken.
Wat wel en niet vernietigd mag worden, ligt vast in selectielijsten die door de federale overheid worden goedgekeurd. Je gaat dus zelf niet aan de slag om grote hoeveelheden documenten of dossiers te vernietigen.
Er zijn echter ook documenten die je zonder problemen kan verwijderen:
• dubbels
• privé-documenten (bv. foto’s)
• documentatie.
4.2 Dossiers
4.2.1 Unieke en volledige dossiers
Informatie wordt bij voorkeur bewaard in een uniek en volledig dossier dat alle documenten, foto’s, e-mails, … over een bepaalde zaak of onderwerp groepeert. Dit moet ervoor zorgen dat documenten eenvoudig terug te vinden zijn en dat de samenhang tussen verschillende documenten bewaard wordt.
De dossiers, zowel op papier als digitaal, worden geordend en toegankelijk bewaard. Dit betekent dat:
• er per zaak één dossier is. Er worden geen schaduwdossiers aangemaakt op persoonlijke schijven of binnen e-mailsystemen.
• documenten in hun origineel formaat worden bewaard: papieren documenten in een papieren dossier, digitale documenten in een digitaal dossier.
• dossiers worden bewaard binnen het netwerk van de organisatie.
• dossiers bij voorkeur digitaal worden bewaard.
4.3 Klassement
4.3.1 Het gemeenschappelijk digitaal klassement
Elk departement maakt en beheert een overzichtelijk gemeenschappelijk klassement op de netwerkschijf. Daarbij worden volgende regels gevolgd:
• De mappenstructuur is bij voorkeur gebaseerd op de taken en de activiteiten van het departement.
• De structuur wordt opgebouwd van algemeen naar bijzonder, dit betekent eerst interne taken zoals overleg en documentatie, en dan de externe taken.
• De digitale mappenstructuur en het papieren klassement worden op elkaar afgestemd.
• Het aantal niveaus in de mappenstructuur wordt best beperkt tot zeven.
• De dossiers krijgen een duidelijke, bondige en procesgerelateerde naam. Mapnamen worden niet herhaald voor de submappen.
• Gebruik eventueel een nummering om structuur te brengen in het klassement.
• Structureer de digitale mappen zodat hun relatie met de werkprocessen duidelijk wordt aangegeven.
De organisatie kan in het gemeenschappelijk klassement geen bescherming van de privacy op de werkvloer aan de medewerkers garanderen.
4.3.2 Rechten
Je rechten, wat je wel of niet kan raadplegen, binnen de applicaties en het klassement hangen samen met je functie en het team waarvan je deel uitmaakt.
4.4 Privacygevoelige informatie
Met de komst van elektronische communicatiemiddelen is de hoeveelheid aan gegevens en informatie binnen organisaties exponentieel gegroeid. Via internet en sociale media worden ook steeds meer persoonlijke gegevens openbaar gemaakt, met alle risico’s van dien. De General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een wetgeving die hierop inspeelt en de Europese burgers beschermt tegen inbreuken op hun privacy of het verlies van persoonlijke data.
De belangrijkste principes van de AVG zijn:
• het verplicht melden door organisaties van inbraken op computersystemen of het verlies van data
• het recht van burgers om toegang te krijgen tot hun eigen gegevens
• het recht om vergeten te worden
• het beschikkingsrecht over gegevens voor burgers (recht van overdracht)
• privacy-by-design: de verplichting bij alle systemen om rekening te houden met de bescherming van gegevens
• de verplichting van organisaties om een Data Protection Officer of functionaris gegevensbescherrming te hebben.
Privacygevoelige informatie is informatie die specifieke persoonsgegevens omvat:
• genetische gegevens, bv. over etniciteit
• biometrische gegevens, bv. over fysieke of gedragsgerelateerde kenmerken, foto’s of vingerafdrukken
• gezondheidsgegevens
• sociale, juridische, … gegevens.
Als overheid beheren we een heleboel privacygevoelige gegevens van onze burgers. Ook via persoonlijke contacten met burgers (aan het loket of via de telefoon) komen we vaak in contact met persoonlijke informatie. We zijn echter wettelijk én deontologisch verplicht om op een correcte manier om te gaan met deze gegevens, zowel tijdens het werk als erbuiten.
4.4.1 Omgaan met vragen van burgers, scholen, verenigingen en andere organisaties
• Aan het loket kunnen burgers twee soorten vragen stellen:
• Ze kunnen hun eigen gegevens waar wij over beschikken, opvragen.
• Ze kunnen naar gegevens van andere personen vragen.
• In beide gevallen vraag je aan de burger om het ‘aanvraagformulier gegevens’ in te vullen.
• Je bezorgt dit formulier meteen aan de dienst secretariaat & aankoop via secretariaat@malle.be
• De algemeen directeur beoordeelt de aanvraag en geeft aan de behandelende dienst mee hoe ze de aanvraag verder moeten afhandelen.
• De vraag wordt binnen dertig dagen na de aanvraag afgehandeld.
4.4.2 Omgaan met vragen van collega’s
Ook binnen onze organisatie is er af en toe nood aan het opzoeken van persoonlijke gegevens. De diensten personeel, financiën, maar ook andere diensten vragen regelmatig om adressen op te zoeken. Dit kan, zolang hiervoor de reden kan worden aangetoond en wanneer de aanvragende dienst niet op een andere wijze aan de gegevens kan geraken.
Enkel collega's van de dienst burgerzaken doen de opzoekingen in het rijksregister. Voor deze opzoekingen wordt ook steeds de reden van opzoeking vermeld in het commentaarvak bij de opgezochte gegevens.
Per dienst wordt vastgelegd om welke redenen opzoekingen gerechtvaardigd zijn. Redenen kunnen bijvoorbeeld zijn:
• dienst financiën: adressen opzoeken om facturen te kunnen versturen naar het juiste adres
• dienst personeel: adressen opzoeken om personeelsleden of sollicitanten te kunnen contacteren bij niet correct doorgegeven gegevens
• Pinkeltje: adressen opzoeken om facturen te kunnen versturen naar het juiste adres.
4.4.3 Veelgestelde vragen
Kan ik nog nieuwsbrieven sturen?
Dat kan. Maar burgers moeten hun expliciete toestemming geven en eenvoudig kunnen uitschrijven. Je mag de databestanden enkel gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, namelijk een nieuwsbrief sturen. Let erop dat je database up-to-date blijft.
Kan ik GoogleDocs, WeTransfer, Dropbox, … gebruiken?
Nee, dat kan niet. De gemeente en het OCMW hebben geen overeenkomst met deze bedrijven en heeft dus ook geen zekerheid over de beveiliging van de gegevens. Zeker voor persoonsgegevens is het gebruik hiervan uitgesloten.
Om grote bestanden met externen te delen, gebruiken we het programma OwnCloud dat onze dienst informatica beheert. Wil je hier gebruik van maken? Neem dan contact op met de dienst informatica via ict@malle.be.
Mag ik gegevens van verenigingen doorgeven?
Verenigingen en bedrijven kunnen zelf hun gegevens delen via de databank op de website. Aangezien de betrokkenen hierbij zelf hun gegevens openbaar maken, is er ook geen probleem om deze specifieke gegevens te delen. Andere persoonsgegevens die we hebben, kunnen uiteraard niet gedeeld worden.
4.5 Beeldmateriaal
Voor een leuke flyer, een boeiend bericht op de website of voor een artikel in de Malse Courant, gebruiken we allemaal heel wat beeldmateriaal. Toch mag je niet zomaar gebruik maken van elke foto die je tegenkomt. Auteursrechten gelden op alle afbeeldingen en foto’s. Bovendien is het auteursrecht automatisch. Dat wil zeggen dat je een beeld, tekst of werk niet hoeft te registreren vooraleer er auteursrechten op gelden. In feite geldt auteursrecht dus altijd. Mensen hebben recht op afbeelding. Dit betekent dat zowel voor het maken als voor het verspreiden van een afbeelding van een persoon de toelating van de betrokkene nodig is. Mensen kunnen mondeling of schriftelijk toestemming geven, maar ook stilzwijgend (bv. door te poseren).
Daarom is het belangrijk te weten waar je het juiste beeldmateriaal kan vinden en of je het al dan niet mag gebruiken.
• Wanneer je drukwerk aanvraagt (flyers, affiches, …), kan je gebruik maken van de databank Shutterstock (www.shutterstock.com). Hierop vind je voldoende fotomateriaal voor een leuke folder of een sprekende affiche.
• Wil je graag een afbeelding of foto uit Malle gebruiken? Raadpleeg dan eerst ons eigen fotoarchief (\\gh\fotoarchief$). Je vindt hier onder andere foto’s van activiteiten, evenementen, diensten, gebouwen enzovoort.
Algemeen geldt dat foto’s die jij of je collega’s zelf maakten, gebruikt mogen worden als beeldmateriaal op een folder, flyer, website, … Met foto’s uit ons eigen fotoarchief kan je dus niets fout doen.
Wil je toch graag een andere afbeelding gebruiken? Dan is de nodige waakzaamheid op zijn plaats. Zo mag je niet zomaar foto’s gebruiken van Google of een andere website. Je kunt eventueel wel foto’s terugvinden op Google die niet beschermd zijn door te filteren op ‘onbeperkt te gebruiken, delen of aan te passen, zelfs commercieel’ (instellingen>geavanceerd zoeken>gebruiksrechten). Dit levert echter vaak ondermaats beeldmateriaal op.
Met vragen over het gebruik van beeldmateriaal, kan je terecht bij de dienst communicatie via communicatie@malle.be.
5 Wachtwoordenbeleid
Een wachtwoord moet, indien de toepassing dit toelaat, minimaal acht karakters bevatten en bestaan uit een combinatie van letters en cijfers.
5.1 Aanbevelingen
• Grote en kleine letters die elkaar afwisselen zijn ideaal.
• Een symbool ertussen geeft dat extraatje meer.
• Gebruik geen bekende of voor de hand liggende namen, woorden of getallen.
• Woorden die in het woordenboek staan, zijn uitgesloten.
• Schrijf nergens je wachtwoord op en hang het zeker niet op je scherm ter herinnering.
Maak een acroniem van een makkelijk te onthouden stukje informatie. Kies bijvoorbeeld een zin zoals bijvoorbeeld ‘mijn favoriete collega is jarig op 4 mei’, ‘Ik wed dat je dit nooit kan raden’, ’Badminton is mijn sport’. Gebruik dit als een leidraad en vervang letters of woorden door cijfers en symbolen. Bovenstaande voorbeelden kunnen bijvoorbeeld als volgt worden omgezet: ‘M’nfcijo 4/mei’, ‘|kw3dd@tj3d|tn00|tk@nr@d3n’, ‘B@dm1nt()n=m'nsprt’.
5.2 Richtlijnen
Als gebruiker heb je de mogelijkheid om op eender welk tijdstip zelf je wachtwoord te wijzigen. Bij vermoeden van misbruik of bij nood aan informatie die op geen andere manier verkregen kan worden, kan de algemeen directeur te allen tijde aan de dienst informatica vragen om het wachtwoord te herinitialiseren. Vanaf de herinitialisatie tot het instellen van een nieuw wachtwoord door de gebruiker is deze niet verantwoordelijk voor de acties die onder zijn naam gebeuren. Bij het minste vermoeden dat het wachtwoord ontvreemd werd of gekend is door een medewerker of derde, moet de gebruiker onmiddellijk zijn wachtwoord vervangen en de expert informatiebeheer over het eventuele misbruik inlichten.
Bij een vermoeden of vaststelling dat een gebruiker toegang heeft tot bestanden of netwerken waartoe hij niet geautoriseerd is, moet hij dit melden aan de expert informatiebeheer. Kortom, als een gebruiker meer toegang heeft dan nodig voor de goede uitvoering van zijn taken, valt dit onder deze meldingsplicht. Naast bovenstaande richtlijnen is het niet toegelaten om volgende zaken te ondernemen:
• je wachtwoord in te typen wanneer een andere persoon meekijkt.
• mee te kijken wanneer iemand zijn wachtwoord intypt of op een andere manier te proberen een wachtwoord te achterhalen.
• het gebruik van oneigenlijk verkregen wachtwoorden.
• het kraken van wachtwoorden of inbreken in apparaten.
6 Surfen op het internet
Onder surfen wordt verstaan het raadplegen van websites en het verzamelen van informatie via voorgestelde linken en opzoekingen via gespecialiseerde websites (zoekmotors en directories) met als doel relevante informatie in te zamelen die aan de behoefte van de gebruiker beantwoordt.
De mogelijkheid om bepaalde websites te bezoeken, impliceert niet dat je als gebruiker toestemming hebt deze sites te bezoeken.
Als gebruiker ben je verantwoordelijk voor de gegevens die geraadpleegd, opgevraagd of verstuurd worden via het internet.
6.1 Gevaren
Bij het surfen op het internet word je vaak geconfronteerd met aanvallen via websites die een bijzonder risico inhouden.
Pas volgende richtlijnen toe om onaangename verrassingen te vermijden:
• Vermijd onprofessionele websites. Denk je dat de geopende site niet die van het bedrijf/de instelling is dat je voor ogen had, verlaat dan de site.
• Ga niet in op pop-upvensters of ongevraagde reclameberichten, deze leiden vaak naar verdachte websites.
• Wijzig de instellingen van je browser (Internet Explorer, Firefox of Google Chrome) niet. Enkel de dienst informatica heeft het recht om de voorwaarden voor het internetgebruik te bepalen.
• Enkel gekende bestanden van betrouwbare bronnen mogen gedownload worden. Bij de minste twijfel moet de dienst informatica geraadpleegd worden en moet de actie worden stopgezet.
6.2 Kwaliteit van de informatie
Er is geen kwaliteitscontrole op het internet en sommige informatie is achterhaald, onvolledig of zelfs moedwillig onjuist. Alvorens je informatie van het internet gebruikt, moet deze eerst kritisch bekeken worden. Gebruik bij voorkeur enkel gekende en betrouwbare bronnen.
Enkele richtlijnen voor het surfen:
• Het gebruik van zoekmotors (Google, Yahoo, Bing, …) kan soms verrassende resultaten opleveren. Beperk je niet tot één bron.
• Controleer steeds de geldigheid en vertrouwelijkheid van de verzamelde informatie.
• Vergelijk de bronnen om ervoor te zorgen dat je over kwaliteitsvolle informatie beschikt.
• Vermeld steeds bronnen wanneer je gevonden gegevens gebruikt. Alle informatie op het internet zijn copyright of intellectueel eigendomsrechtelijk beschermd tenzij anders vermeld.
• Controleer de clausules over de auteurs- of kopierechten. Vergeet niet om indien nodig de kopierechten aan te vragen.
6.3 Publiceren van informatie
Het internet is een belangrijke informatiebron voor kwaadwillige personen, aangezien het een schat aan informatie bevat die door gebruikers werd gepost en die ogenschijnlijk onschuldig is, maar die heel wat inlichtingen kan bevatten voor iemand die bij de pinken is. Informatie kan op het internet gepubliceerd en beschikbaar gesteld worden onder veel verschillende vormen, bijvoorbeeld door het delen van documenten, het deelnemen aan forums, het gebruik van sociale netwerken, …
Hierbij enkele nuttige richtlijnen om het risico dat de informatie die je publiceert kwaadwillig wordt gebruikt, te beperken:
• Wees ervan bewust dat alles wat je publiceert voor de hele wereld toegankelijk is.
• Geef niet te veel professionele informatie prijs die een aanduiding bevat over je functie of het bestuur. Gebruik als het kan een pseudoniem aan de hand waarvan je niet geïdentificeerd kan worden.
• Publiceer nooit vertrouwelijke of persoonsgevoelige gegevens op het internet.
Alle standpunten die een werknemer op het internet inneemt, zijn ten persoonlijke titel. Standpunten die het gemeente- of OCMW-bestuur van Malle vertegenwoordigen, moeten door het bestuur goedgekeurd zijn.
6.4 Richtlijnen
Naast bovenstaande richtlijnen is het niet toegelaten om volgende zaken te ondernemen:
• illegaal of zonder toestemming toegang tot gegevens op andere verbonden informatiesystemen en/of netwerken te verschaffen
• op enige wijze de beschikbaarheid of het gebruik van het internet binnen de organisatie te hinderen
• functionaliteiten te gebruiken om persoonlijke gegevens op te slaan (bijvoorbeeld opslaan van gebruikersnaam en wachtwoord)
• pagina’s te bezoeken die een obscene, pornografische, haatdragende of verwerpelijke inhoud hebben. Ook het bezoeken van chatboxen, het deelnemen aan kansspelen en het spelen van spelletjes is verboden. Wanneer je per ongeluk op dergelijke pagina’s terechtkomt moet de internetverbinding onmiddellijk verbroken worden en moeten alle pagina’s gesloten worden.
• spelletjes, muziek, films, screensavers, software, … te downloaden
• video’s te streamen voor niet-professionele doeleinden en het langdurig beluisteren van radio via het internet. Dit zijn zaken die heel wat bandbreedte in beslag nemen waardoor belangrijke toepassingen trager zullen werken.
7 Het gebruik van e-mail
7.1 De juridische waarde van een e-mail
E-mail is op korte tijd één van de belangrijkste communicatiemiddelen geworden van de gemeente en het OCMW. Een groot deel van de communicatie met de burger, verenigingen en bedrijven verloopt via e-mail. E-mail zorgt voor een directe en snelle communicatie, maar houdt ook bepaalde risico’s in.
Bij het opmaken van de decreten waarop de werking van de gemeente en het OCMW is gebaseerd, is er weinig rekening gehouden met e-mail. Zo staat er in het decreet over het lokaal bestuur dat:
• “de briefwisseling van de gemeente/het OCMW ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur (art. 279 § 5 en 6).
• alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau (art. 290).”
Op basis van dit decreet is het gebruik van e-mail op een praktische en vlotte manier dus eigenlijk onmogelijk. Toch is het gebruik van e-mail ingeburgerd bij de dienstverlening van de gemeente en het OCMW. We worden dan ook geconfronteerd met een dilemma tussen klantvriendelijke, snelle dienstverlening en juridisch correct handelen.
E-mails hebben juridisch gezien dezelfde waarde als een ondertekende brief. De burger mag er dan ook van uit gaan dat informatie die via e-mail wordt gegeven door ambtenaren correct is. Dit betekent dus dat je in e-mails niet in persoonlijke naam, maar in naam van de organisatie spreekt. Dit betekent ook dat er een bewaarplicht is voor e-mails.
7.2 Wanneer kan je een e-mail sturen?
Je denkt dus best twee keer na voor je een e-mail stuurt. Je moet een correcte inschatting maken van de risico’s en mogelijke impact van de e-mail. Dat is niet altijd evident. Enkele vragen die je jezelf moet stellen:
• Zou ik dezelfde mail sturen als de burgemeester en de algemeen directeur in kopie zouden staan of zou het geen probleem zijn als de mail wordt doorgestuurd naar de burgemeester of de algemeen directeur?
• Heb ik het mandaat om te antwoorden?
• Is de inhoud van mijn mail enkel informatie en geen standpunt of beslissing?
• Geef ik enkel feiten en geen meningen?
• Kan ik een correct en volledig antwoord geven?
• Bevat de mail geen vertrouwelijke gegevens?
Twijfel je over één van de vragen, dan maak je een brief. Als het antwoord op alle vragen 'Ja' is, kan je een e-mail sturen.
Wanneer burgers een e-mail sturen, verwachten ze vaak ook een e-mail terug. Je kan daarom een getekende brief inscannen en als bijlage mee verzenden.
7.3 Antwoorden op inkomende e-mails
E-mails beantwoorden we binnen een redelijke termijn. Als het opmaken van een definitief antwoord een langere voorbereidingsperiode vergt of het is nodig dat er een brief wordt opgemaakt, wordt zo snel mogelijk aan de vraagsteller een voorlopig antwoord gegeven met een ontvangstmelding, de mededeling dat de vraag in behandeling is en een realistische inschatting van een vermoedelijke datum waarop een definitief antwoord of een brief kan verwacht worden.
E-mails van raadsleden aan medewerkers worden meteen doorgestuurd aan de algemeen directeur, of bij afwezigheid, aan de waarnemend algemeen directeur. De algemeen directeur beantwoordt deze e-mails of geeft aan wie de e-mail moet beantwoorden.
7.4 Veiligheid
E-mail is geen veilig elektronisch uitwisselingskanaal dat de vertrouwelijkheid en de integriteit van de gegevens kan waarborgen. De gegevens worden meestal niet versleuteld (en dus onbeveiligd) over het gewone internet verstuurd.
Om de bescherming van de privacy te garanderen mogen bijgevolg geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie over burgers via e-mail overgemaakt worden.
7.5 Huisstijl en gedragscode
Goed en correct e-mailen is een kunst. Van de medewerkers wordt dan ook verwacht dat ze bij het professioneel gebruik van e-mail bepaalde gedragsregels volgen. Gebruik je e-mail zo effectief en efficiënt mogelijk door:
• steeds beleefd te blijven en geen grove taal te gebruiken. Vermijd tekst in hoofdletters, overdreven gebruik van uitroeptekens, …
• opbouwende en professionele mailberichten te maken, zowel naar inhoud als naar toon.
• e-mail zo te gebruiken dat de werking van het netwerk niet kan verstoord worden. Beperk het aantal ‘ter info’ e-mails, mailings of forwards en wees zuinig met reply-to-all.
• het gebruik van CC en BCC te beperken. Voeg niet systematisch alle hiërarchische oversten in CC toe, behalve als hier specifiek om gevraagd wordt. BCC gebruik je enkel wanneer je de e-mailadressen wil afschermen voor de andere ontvangers, bijvoorbeeld voor mails in het kader van overheidsopdrachten.
• spaarzaam te zijn met ‘hoogdringend’ en leesbevestigingen.
• een duidelijke onderwerpaanduiding in te vullen. ‘Eén e-mail, één onderwerp’ maakt het klasseren van e-mails voor de ontvanger eenvoudiger. Je kan enkel de onderwerpregel invullen voor korte, interne boodschappen, maar beperk dit en sluit de onderwerpregel dan af met ‘- einde boodschap’.
• bij het antwoorden op e-mails bij het onderwerp te blijven. Anders maak je best een nieuw bericht met een nieuw onderwerp.
• geen interne documenten door te sturen die beschikbaar zijn in het gemeenschappelijke klassement als bijlage. Verzend de link naar die documenten of verwijs in je e-mail naar de locatie van het bestand in de mappenstructuur.
• waar mogelijk de toevoeging van zware bijlagen te verwijderen, vooral bij interne, maar ook bij externe berichten.
• geen bijlagen toe te voegen aan de e-mail wanneer hun inhoud in het berichtenveld kan worden opgenomen.
• geen antwoorden te plaatsen tussen de regels in het bericht van de afzender.
• structuur te brengen in het bericht op basis van witte ruimte en niet door middel van opmaak.
7.6 Indeling van de e-mailadressen
De indeling van de mailadressen gebeurt op drie niveaus: elke dienst heeft een gedeeld dienstadres, groeps- en functieadressen kunnen worden aangemaakt op vraag en elke medewerker beschikt over een mailadres op naam. Deze adressen kunnen niet samenvallen.
7.6.1 Dienst-, groeps- en functieadressen
Elke dienst heeft een dienstadres:
• Het beroepsgerelateerde mailverkeer (inkomende en uitgaande berichten) van een bepaalde dienst verloopt zo veel mogelijk via het dienstadres.
• Enkel het dienstadres wordt door de organisatie aan de buitenwereld actief bekendgemaakt.
• Iedere medewerker heeft toegang tot het dienstadres van de dienst waarin hij of zij werkt.
• De algemeen directeur en de coördinatoren kunnen toegang krijgen tot de dienstadressen van de diensten die tot hun verantwoordelijkheid behoren.
• Op basis van het toebedeeld takenpakket worden intern duidelijke afspraken gemaakt over de te behandelen mailberichten (wie, wat en op welke manier).
Projectteams of specifieke groepen kunnen een groepsadres krijgen:
• Groepsadressen kunnen worden aangevraagd bij de dienst informatica.
• De toegang tot groepsadressen is beperkt tot een lijst die bij de aanvraag wordt vastgelegd. Wijzigingen worden meteen doorgegeven aan de dienst informatica. Bij voorkeur wordt de toegang verleend aan een gehele afdeling.
Bepaalde functies kunnen een functieadres krijgen:
• Functieadressen kunnen worden aangevraagd bij het departement financiën & ondersteuning.
• De toegang tot de functieadressen is standaard beperkt tot medewerkers die een functie uitoefenen of waarnemen. Op vraag en met goedkeuring van de algemeen directeur kunnen extra medewerkers toegang krijgen. Wijzigingen worden meteen doorgegeven aan de dienst informatica.
De organisatie kan in de dienst-, groeps- en functiemailboxen aan de medewerkers geen bescherming van de privacy op de werkvloer garanderen.
7.6.2 Je persoonlijk e-mailadres
Iedere medewerker heeft een eigen e-mailadres:
• Het adres is opgemaakt op jouw naam.
• Dit e-mailadres wordt aan de buitenwereld niet actief kenbaar gemaakt. In publicaties zoals de wegwijsbrochure en op de website proberen we zo veel mogelijk de dienstadressen te gebruiken.
• Dit mailadres gebruik je voor individueel beroepsmatig mailverkeer. (bv. personeelszaken, functiegesprekken, evaluaties, persoonlijke ontwikkeling, vorming, individuele professionele contacten met andere collega’s).
• E-mailberichten met een dossiergerelateerde inhoud worden zo snel mogelijk geklasseerd in het relevante dossier.
• E-mailberichten met een persoonlijk karakter die geen betrekking hebben op je werk, worden zo snel mogelijk verwijderd of naar een privé-mailbox buiten het organisatiedomein doorgezonden.
• Als je de organisatie verlaat, krijg je de kans om je mailbox te zuiveren van persoonlijke documenten en gegevens. Daarna worden eventuele werkgerelateerde documenten gerecupereerd en wordt deze mailbox leeggemaakt en verwijderd.
De organisatie garandeert in de persoonlijk mailbox aan de medewerkers de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op de werkvloer, waarover de medewerker beschikt in het kader van de werkrelatie en de rechten en plichten die deze relatie met zich meebrengt voor alle partijen.
7.7 Beheer van je mailbox
7.7.1 Je mailbox onder controle
E-mails zorgen voor een constante stroom ruis, informatie en vragen waardoor het soms moeilijk is om het overzicht te bewaren. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Deze tips en wat zelfdiscipline kunnen je hierbij helpen:
• Check je mailbox op vaste momenten. Zet alle pop-ups en meldingen uit.
• Maak in je e-mails een onderscheid tussen informatieve mails (vermeld bv. ‘ter info’ in de onderwerplijn) en mails met opdrachten (maak duidelijk wat je net verwacht van de ontvanger).
• Wanneer je een e-mail leest, onderneem dan meteen actie.
• Als er iets moet gebeuren, dat niet meteen kan worden afgehandeld, plaats je de mail in een to-do-map of markeer je de mail.
• Wanneer de e-mail louter informatief is of is afgehandeld, klasseer je de mail.
• Zorg ervoor dat je inbox op het einde van je werkdag leeg is.
• Stel regels in voor inkomende e-mails (bv. voor CC-mails of voor spam)
• Stel een vertraging in voor uitgaande mails. Hierdoor kan je vermijden dat een e-mail per ongeluk of verkeerd wordt verzonden.
7.7.2 E-mails bewaren
Omdat e-mails dezelfde juridische waarde hebben als een brief, vallen e-mails ook onder de bewaarplicht voor bestuursdocumenten. Er zijn echter ook e-mails die je zonder problemen kan verwijderen:
• spam
• dubbels
• automatisch gegenereerde antwoorden bij afwezigheid (out-of-office-reply)
• leesbevestigingen
• ontvangen reclame en informatieve berichten: nieuwsbrieven, algemene mededelingen, berichten verstuurd naar algemene verzendlijsten, …
• uitnodigingen en agenda's van vergaderingen die je ontvangt
• bevestigingen van aanwezigheden op vergaderingen, studiedagen, …
• interne mails met richtlijnen.
Voor alle andere e-mails stel je jezelf best de volgende vragen:
• Heeft de e-mail te maken met je taken?
• Heeft de e-mail blijvende informatiewaarde?
• Kan de e-mail later dienen voor verantwoording?
• Kan iemand zich beroepen op bepaalde rechten op basis van de e-mail?
Als het antwoord op twee van deze vragen ja is, klasseer je de mail.
7.7.3 Klasseren van e-mails
E-mails maken een onderdeel uit van de dossiers en moeten dan ook in het relevante dossier binnen een klassement (bv. op de netwerkschijf) geklasseerd worden volgens volgende richtlijnen:
• Wanneer je een e-mail klasseert, gebruik je een vaste formule voor de naamgeving die gelijk is aan de afspraken die je maakt voor andere documenten. Neem zeker datum, afzender en onderwerp op in de bestandsnaam.
• Klasseren van e-mails doe je best in het message-formaat (.msg). Geklasseerde e-mails kunnen dan opnieuw in MS Outlook geopend worden zodat ze nog kunnen worden gelezen, beantwoord of doorgestuurd.
• Let op: ook verzonden mails kunnen belangrijk zijn in een dossier.
• Wanneer je een e-mailconversatie klasseert, is het voldoende om de laatste e-mail te klasseren als die alle relevante informatie bevat. Let hiermee wel op: het is mogelijk om e-mail te bewerken voor er geantwoord wordt.
• Interne medewerkers die in CC of BCC staan, hoeven de e-mail niet te klasseren. Dit is de verantwoordelijkheid van de interne medewerker(s) die in het aan-vak voorkomen.
7.7.4 Afwezigheidsassistent
Als je meer dan twee dagen afwezig bent, moet je je afwezigheidsassistent instellen. De tekst voor je afwezigheidsassistent staat in de richtlijnen voor de huisstijl die je bij de dienst communicatie kan opvragen.
8 Beheer van incidenten
8.1 Incidenten
Een incident is iedere verstoring in het normale/gewenste niveau van dienstverlening.
Om de impact van een incident tot een minimum te beperken is het van belang dat je deze onmiddellijk meldt aan de dienst informatica, via ict@malle.be.
Beschrijf het incident zo nauwkeurig mogelijk zodat het snel en efficiënt kan afgewikkeld worden.
Bepaalde incidenten kunnen aanleiding geven tot een gegevenslek.
8.2 Gegevenslek
Sinds 25 mei 2018 geldt een meldplicht voor gegevenslekken (GDPR/AVG).
Deze meldplicht houdt in dat Vlaamse instanties binnen de 72 uur en zonder onredelijke vertraging een melding moeten doen bij de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) zodra er een risico bestaat voor de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen (diegenen van wie de persoonsgegevens zijn).
Soms moeten zij het gegevenslek ook meedelen aan de betrokkenen zelf.
Dit maakt dat je steeds alert moet zijn voor bedreigingen met betrekking tot gegevensbescherming en dat je verplicht bent om elk incident te melden.
Hoe herken je een gegevenslek?
In artikel 4, lid 12 van de AVG wordt een ’inbreuk in verband met persoonsgegevens’ als volgt gedefinieerd: "een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens". Het is niet relevant of de inbreuk opzettelijk of onopzettelijk was.
Niet elk incident is een gegevenslek. Bij een gegevenslek is er sprake van een incident waarbij effectief persoonsgegevens gelekt zijn. Vandaar dat er beter gesproken wordt van een ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’.
Voorbeelden van inbreuken zijn:
• het verlies van een USB-stick met niet-versleutelde persoonsgegevens
• een cyberaanval waarbij persoonsgegevens zijn buitgemaakt
• een besmetting met ransomware waarbij persoonsgegevens ontoegankelijk zijn gemaakt
• het versturen van een e-mail met persoonsgegevens naar de verkeerde geadresseerden.
Als je bij het melden van een incident een gegevenslek vermoedt, begin dan het onderwerp met de omschrijving ‘mogelijk gegevenslek’.
8.3 Malware (malicious software)
Dat surfen op het internet en het gebruik van e-mail niet zonder gevaar is, heb je reeds kunnen lezen. Er zijn tal van bedreigingen, of ‘malware’ waar je mee te maken kan krijgen. Via ‘phishing’ proberen fraudeurs persoonlijke gegevens zoals bankgegevens te bemachtigen. ‘Spyware’ is software die verstopt zit in sommige programma’s om informatie te verzamelen over jouw surfgedrag, e-mailadressen, … ‘Ransomware’ is dan weer een agressieve vorm van malware die jouw computer blokkeert en pas vrijgeeft na het betalen van een geldsom.
8.4 Wat te doen bij besmetting?
• Verbreek je netwerkverbinding, trek je kabel uit of schakel de wifi uit.
• Herstart je computer niet, sommige malware installeert bij een herstart.
• Koppel alle externe schijven zo snel mogelijk los.
• Neem onmiddellijk contact op met de dienst informatica.
9 Gebruik van sociale media
Wanneer je via sociale media iets deelt, dan kijkt iedereen mee. Wees ervan bewust dat alles wat je deelt in principe voor iedereen leesbaar is en zowel voor als tegen je gebruikt kan worden. Maak de bedenking of je je post ook zou vertellen aan een zaal vol onbekenden.
Als medewerker van de gemeente of het OCMW Malle ziet de buitenwereld je automatisch als een vertegenwoordiger van onze organisatie. De manier waarop je praat over je eigen organisatie, bepaalt in belangrijke mate mee het beeld dat de buitenwereld krijgt. Dit geldt even goed wanneer je gebruik maakt van sociale media. Hou wat je schrijft daarom respectvol en spreek je niet uit over collega’s, inwoners, cliënten of het bestuur. Deze richtlijnen hebben dan ook betrekking op je persoonlijke activiteiten op sociale media, of deze nu op het werk of in je vrije tijd gebeuren, en waarbij je geïdentificeerd kan worden als medewerker van de gemeente of het OCMW Malle. Vanaf dat moment ben je immers ambassadeur van onze gemeente en ons OCMW en dat geeft je een verantwoordelijkheid ten opzichte van de organisatie, je collega’s en de inwoners. Wanneer we merken dat je zaken post die niet aanvaardbaar zijn, zal je hierop worden aangesproken.
10 Het gebruik van telefonie
De telefoon is nog steeds een belangrijk communicatiemiddel dat dagdagelijks gebruikt wordt. Het voordeel van de telefoon is dat het snel is en dat je onmiddellijk contact hebt met je gesprekspartner waardoor je een actie/reactiemodel hebt en meer nuances kan leggen. Een correct en uniform gebruik is dan ook van belang om op een duidelijke en éénduidige wijze het imago van ons bestuur uit te stralen. Hiervoor dien je onderstaande richtlijnen te volgen.
De telefonie-infrastructuur van het bestuur mag gebruikt worden door alle personeelsleden in het kader van de uitoefening van hun functie.
Het is verboden de telefoon te gebruiken om:
• dure betaalnummers zoals service- en amusementsnummers die beginnen met 0900, 0906, 0909, 18, … te bellen wanneer dit niet noodzakelijk is voor het uitoefenen van de functie
• internationale nummers te bellen voor niet functie gerelateerde doeleinden.
10.1 Richtlijnen voor een goed telefoongebruik
10.1.1 Wees bereikbaar
Zit je even niet op je plek? Verwittig dan je collega’s en maak onderling afspraken voor het beantwoorden van oproepen. Maak hierbij gebruik van de functionaliteiten om een toestel over te nemen of door te schakelen.
10.1.2 Zorg voor uniformiteit
Begin bij het beantwoorden van een oproep steeds met een begroeting (goedemorgen, goedemiddag, …). Hierdoor geef je de beller de kans om aan je stem te wennen en verklein je de kans dat je identificatiegegevens niet verstaan worden. Gebruik volgende meldteksten:
• algemeen nummer: goedemorgen …bestuur Malle
• via doorverbinding: goedemorgen, dienst burgerzaken, met voornaam naam
• via een rechtstreeks nummer: goedemorgen, …bestuur Malle, met voornaam naam.
10.1.3 Geef informatie bij het doorverbinden
Probeer de oproeper zo goed mogelijk verder te helpen en verbind deze niet nodeloos door. Moet je iemand toch doorverbinden, laat dit dan aan de oproeper weten: “Een ogenblikje, ik verbind u door met dienstnaam/persoonsnaam”. Licht ook je collega in wie er aan de lijn is en waarover het gaat (zo vermijd je dat de klant tweemaal hetzelfde verhaal moet doen). Laat de oproeper maximaal 30 seconden wachten bij het doorverbinden. Indien het doorverbinden langer in beslag neemt, geef dan de nodige feedback of noteer de gegevens (naam, nummer, boodschap) en laat de gevraagde persoon terugbellen.
10.1.4 Sluit het gesprek positief af
Herhaal de gemaakte afspraken en sluit (afhankelijk van de situatie) positief af met bijvoorbeeld een bedankje, een toezegging, een opgewekte groet of een andere prettige uitspraak. Wacht met inhaken tot de oproeper dit heeft gedaan. Dit alles zorgt voor een positieve laatste indruk die blijft hangen.
10.2 Gebruik van mobiele telefoons
Als je van je werkgever een mobiel toestel ter beschikking krijgt, dan dient dit voor professioneel gebruik.
Als je het mobiel toestel toch wilt gebruiken voor privégesprekken is het noodzakelijk dat je een split invoice-contract afsluit met onze provider. Dit contract zorgt ervoor dat de provider de privégesprekken rechtstreeks aan jou factureert. Als we deze opsplitsing niet maken, wordt het privéverbruik aanzien als een fiscaal voordeel waarop belastingen betaald moeten worden.
Om aan te geven dat je een privégesprek voert of een sms stuurt, moet je de code #8 ingeven voordat je het nummer belt of een sms verzendt. Voor roaming, dus bellen buiten de Europese Unie, is dit niet nodig. Deze gesprekken worden standaard als privé beschouwd. Voor deze privékosten ontvang je een aparte factuur. De tarieven kan je opvragen bij de dienst informatica.
Bij het gebruik van een mobiel toestel respecteer je de volgende regels:
• Elk personeelslid is verantwoordelijk voor het gebruik van het toegewezen mobiel toestel dat eigendom is van het gemeentebestuur of het OCMW van Malle. Je gebruikt het toestel enkel als goede huisvader (in goede staat houden) en voor rechtmatige doeleinden.
• Wees je bewust van de beveiligingsrisico’s. Gebruik het toestel pas nadat je geleerd hebt om ermee te werken.
• Bescherm het toestel tegen schade, ongeoorloofd gebruik of andere mogelijke gevaren.
• Besteed speciale zorg aan de vertrouwelijkheid van de pincode die gebruikt wordt.
• Je gaat ermee akkoord dat er, in overeenstemming met de wetgeving, controles worden uitgevoerd op het globaal en individueel gebruik van het toestel.
• Als je inbreuken of gevaren opmerkt, dan meld je dit aan je werkgever. Informatie hierover mag in geen geval publiek worden verspreid, noch binnen, noch buiten het gemeentebestuur van Malle.
Elk ongeoorloofd gebruik van het toestel of elke inbreuk op de regels uit het arbeidsreglement kan leiden tot een beperking van het gebruik van het mobiel toestel. Deze beperking kan ook betekenen dat het gebruik ervan wordt verboden.
11 Persoonlijk gebruik
Occasioneel en kortstondig gebruik van communicatiemiddelen zoals telefoon, e-mail of internet voor persoonlijke doeleinden is toelaatbaar voor zover de noodzaak het rechtvaardigt en dit gebruik de uitvoering van de opgelegde taken en de goede werking van het bestuur niet in het gedrang brengt. Abnormale kosten die dit persoonlijk gebruik met zich meebrengt zijn ten laste van de werknemer.
Privé e-mailaccounts mogen niet geopend worden op gemeentelijke apparatuur omdat deze niet door het bestuur op malware kunnen gefilterd worden, wat heel wat risico’s met zich meebrengt.
Het feit dat je een toestel toegewezen krijgt, betekent niet dat alle gegevens die hierop bewaard worden, een persoonlijk karakter krijgen. Het is altijd mogelijk dat de algemeen directeur, een leidinggevende of medewerker van de dienst informatica in het kader van haar of zijn functie, kennis moet nemen van deze gegevens.
Persoonlijke informatie mag niet worden bewaard op media of onderdelen daarvan die door verschillende gebruikers gedeeld worden, zoals bijvoorbeeld op een netwerkschijf. Een beperkte hoeveelheid persoonlijke informatie mag in de toegewezen map van de medewerker bewaard worden op een manier die het persoonlijk karakter van die informatie onmiddellijk duidelijk maakt.
12 Naleving en controles
Het gemeente- en OCMW-bestuur van Malle verzekert en respecteert de afspraken zoals beschreven in de collectieve arbeidsovereenkomst tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische online communicatiegegevens.
Alle circulerende en opgeslagen informatie op de informaticasystemen wordt geacht een professioneel karakter te hebben en steeds ter beschikking te staan van de werkgever. De werkgever kan, als er aanwijzingen zijn van misbruik, je verzonden of ontvangen e-mails en de opgeslagen data raadplegen. Bij het raadplegen van de gegevens moet de werkgever wel aan drie voorwaarden voldoen:
1) Hij moet een welbepaald doel voor ogen hebben.
2) Hij mag niet systematisch alles controleren.
3) De betrokken werknemer moet weten dat de werkgever controles kan uitvoeren. Opgelet: dit impliceert dus niet dat de werknemer zijn toestemming moet geven, enkel dat hij hierover vooraf geïnformeerd moet zijn.
Het uitvoeren van controles kan om volgende redenen gebeuren:
• De controle kan enkel als doel hebben een ongeoorloofd gebruik, zoals gedefinieerd in deze gedragscode, te voorkomen of te beteugelen, alsook de veiligheid of de goede technische werking van de ICT-infrastructuur te garanderen.
• Een controle gebeurt enkel op uitdrukkelijke vraag van de algemeen directeur:
• om via geanonimiseerde data, de goede werking van de apparatuur en/of het netwerk te verzekeren.
• om een studie op uit te voeren.
• om na individuele verwittiging, het surf- en mailgedrag van een medewerker te onderzoeken.
De bovenstaande voorwaarden zijn niet van toepassing wanneer gerechtelijke autoriteiten gegevens van een bepaalde medewerker opvorderen in het kader van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk onderzoek.
Iedere medewerker heeft de plicht om aan zijn leidinggevende te melden wanneer de volgende zaken hebben plaatsgevonden of wanneer een vermoeden bestaat dat deze zaken hebben plaatsgevonden:
• Vertrouwelijke informatie is verloren gegaan of is openbaar gemaakt aan derden.
• Er is een mogelijk veiligheidslek of een mogelijke bedreiging opgemerkt.
• Informatiesystemen zijn op een ongeoorloofde manier gebruikt.
• Er zijn andere ernstige onregelmatigheden ten opzichte van deze gedragscode.
Elk ongeoorloofd gebruik van de informatiesystemen of elke inbreuk die vastgesteld wordt op deze regels zal aanleiding kunnen geven tot een beperking van het gebruik van de informatiesystemen. Deze beperking kan zelfs betekenen dat het gebruik ervan wordt verboden. Op elk ogenblik mag de teamverantwoordelijke of de dienst informatica maatregelen nemen om de naleving van de gedragsregels te waarborgen.
Los daarvan kan een tuchtprocedure worden ingesteld.
13 Uit dienst
Als je uit dienst gaat, zorg je ervoor dat er geen persoonlijke informatie achterblijft in je persoonlijke klassementen of mailbox. Door je akkoord te verklaren met dit reglement, doe je na je uitdiensttreding afstand van je persoonlijke mailbox en geef je je werkgever de toelating om deze te raadplegen en archiveren.
Verklaring
Ik heb het reglement informatieveiligheid ontvangen en gelezen. De inhoud ervan is mij duidelijk en ik verklaar mij akkoord om dit reglement nauwkeurig na te leven.
Ik besef dat de uitgevaardigde regels een algemeen hulpmiddel willen vormen om de onrechtmatige toegang tot en het onrechtmatig gebruik van het netwerk te voorkomen en te verhinderen. Ik zal daarnaast de nodige maatregelen nemen die in mijn specifieke werkomgeving kunnen bijdragen tot het realiseren van het vermelde doel.
Na mijn uitdiensttreding doe ik afstand van mijn persoonlijke mailbox zodat deze door de werkgever geraadpleegd en gearchiveerd kan worden.
Ik ben mij ervan bewust dat ik door ondertekening van deze verklaring onderworpen ben aan dit beleid en dat schending of niet naleving van de vermelde instructies eventuele disciplinaire maatregelen tot gevolg kan hebben.
Datum: ………………………………………………………………….
Naam: …………………………………………………………………..
Handtekening, gevolgd door met de hand geschreven ‘gelezen en goedgekeurd’
Verklaring (exemplaar werknemer)
Ik heb het reglement informatieveiligheid ontvangen en gelezen. De inhoud ervan is mij duidelijk en ik verklaar mij akkoord om dit reglement nauwkeurig na te leven.
Ik besef dat de uitgevaardigde regels een algemeen hulpmiddel willen vormen om de onrechtmatige toegang tot en het onrechtmatig gebruik van het netwerk te voorkomen en te verhinderen. Ik zal daarnaast de nodige maatregelen nemen die in mijn specifieke werkomgeving kunnen bijdragen tot het realiseren van het vermelde doel.
Na mijn uitdiensttreding doe ik afstand van mijn persoonlijke mailbox zodat deze door de werkgever geraadpleegd en gearchiveerd kan worden.
Ik ben mij ervan bewust dat ik door ondertekening van deze verklaring onderworpen ben aan dit beleid en dat schending of niet naleving van de vermelde instructies eventuele disciplinaire maatregelen tot gevolg kan hebben.
Datum:…………………………………………………………………
Naam:…………………………………………………………………
Handtekening, gevolgd door met de hand geschreven 'gelezen en goedgekeurd'"
Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Sven Brabants Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Wim Vervloet Kim Geys Tom Lauryssen Mieke Laenen Eddy Krijnen Katleen Mintjens Walter Vermeylen Gert Peeters Elisabeth Joris Mieke Vermeyen Sanne Van Looy Alain De Laet Harry Hendrickx Dries Van Dyck Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Alexander Van Loon Dries De Vry Wouter Patho Yannis Leirs Kris Mintjens Peter Lacante Jolien Vrints Paul Van Ham Kris Mintjens Harry Hendrickx Alexander Van Loon Mieke Vermeyen Eddy Krijnen Yannis Leirs Dries De Vry Jolien Vrints Katleen Mintjens Ingrid Vrints Wim Vervloet Dries Van Dyck Peter Lacante Walter Vermeylen Wim Jordens Wouter Patho Tom Lauryssen Mieke Laenen Elisabeth Joris Alain De Laet Kim Geys Sanne Van Looy Gert Peeters Dirk Gerinckx Paul Van Ham aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
GR van 28 januari 2021
Overheidsopdracht - toetreding tot VVSG vzw als aankoopcentrale voor afname van de overheidsopdracht voor diensten 'Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen' – bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18 - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De gemeente Malle heeft in het college van burgemeester en schepenen van 25 september 2017 haar interesse tot toetreding tot een aankoopcentrale voor de aanbesteding van een overheidsopdracht voor diensten met als voorwerp 'Raamovereenkomst postdiensten Vlaamse lokale besturen' van VVSG vzw en om bijgevolg potentiële afnemer te worden van vermelde raamovereenkomst door aan VVSG vzw het ingevulde aanvraagformulier mee te delen, goedgekeurd. De volgende stap is het nemen van een gemeenteraadsbeslissing tot toetreding tot het gegunde raamcontract.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 2, 6°-7°, artikel 43 en artikel 47
Beslissing van het college van burgemeester en schepen van 25 september 2017 om de interesse van de gemeente tot toetreding aan een aankoopcentrale voor de aanbesteding van een overheidsopdracht voor diensten inzake een raamcontract voor postdiensten van VVSG vzw en om bijgevolg potentiële afnemer te worden van vermeld raamcontract aan VVSG vzw mee te delen
Principiële beslissing van de directievergadering van VVSG vzw van 12 juni 2017 tot gunning via een open procedure van de overheidsopdracht voor diensten met als titel 'Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen'
Aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen van 17 november 2017 (BDA-nummer 2017-534975) en het Publicatieblad van de Europese Unie van 22 november 2017 (nr. 2017/S 224-466080)
Beslissing van de directievergadering van VVSG vzw van 12 juni 2017 waarin is bepaald dat:
• VVSG vzw als aanbestedende overheid overeenkomstig artikel 2, 6°, a), artikel 2°, b) en artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het kader van vermelde opdracht zal optreden als aankoopcentrale voor de in de opdrachtdocumenten vermelde bepaalde Vlaamse lokale besturen. Deze besturen zullen zich gedurende de duurtijd van het te sluiten raamcontract, die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht (bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18), op de aankoopcentrale kunnen beroepen om op basis daarvan, individuele contracten inzake universele postdiensten te sluiten die beheerst worden door de voorwaarden van het bestek en de offerte van de dienstverlener
• het raamcontract niet exclusief is, en dus VVSG vzw – net als de andere afnemers – steeds de vrijheid hebben om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren, wat in voorkomend geval niet als een wijziging van de opdracht wordt beschouwd
Beslissing van de raad van bestuur van VVSG vzw van 22 november 2017 waarbij voornoemd raamcontract is gegund aan Bpost
Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 14 december 2020
Motivering
De voornoemde opdracht van VVSG vzw 'Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen' is een raamcontract met één dienstverlener en VVSG vzw treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2, 6°, a), artikel 2°, b) en 47 van de wet van 17 juni 2016:
• De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van het raamcontract via de aankoopcentrale gebruik maken overeenkomstig de voorwaarden van het bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18 waardoor zij krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren
• Het is aangewezen dat de gemeente gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
• De in de aankoopcentrale voorziene postdiensten voldoen aan de behoefte van het bestuur
• Het bestuur moet zelf geen plaatsingsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent
• VVSG vzw beschikt over de knowhow of de technische expertise inzake de aanbesteding van postdiensten
• De gemeente is niet verplicht tot enige afname van het raamcontract (geen afnameverplichting).
Financiële gevolgen
De nodige kredieten zijn beschikbaar op de volgende posten:
Volgnummer | Omschrijving | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
MJP000212 | Post- en frankeringskosten - algemeen | 22.400 euro | 22.400 euro | 22.400 euro | 22.400 euro | 22.400 euro |
MJP002234 | Post- en frankeringskosten - jobbeurs | 550 euro | 550 euro | 550 euro | 550 euro | 550 euro |
MJP000569 | Cultuurprogramma - post- en frankeringskosten | 850 euro | 850 euro | 850 euro | 850 euro | 850 euro |
MJP000242 | Post- en frankeringskosten - communicatiekanalen | 7.000 euro | 7.000 euro | 7.000 euro | 7.000 euro | 7.000 euro |
MJP000970 | Post- en frankeringskosten | 100 euro | 100 euro | 100 euro | 100 euro | 100 euro |
MJP000198 | Evenementen - post- en frankeringskosten | 500 euro | 500 euro | 500 euro | 500 euro | 500 euro |
MJP002230 | Post- en frankeringskosten | 700 euro | 700 euro | 700 euro | 700 euro | 700 euro |
MJP000942 | Sensibilisering Noord-Zuid problematiek - post- en frankeringskosten | 300 euro | 300 euro | 300 euro | 300 euro | 300 euro |
Beraadslaging
Burgemeester Harry Hendrickx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - goedkeuring te verlenen om toe treden tot de aankoopcentrale van VVSG vzw voor de aanbesteding van een overheidsopdracht voor postdiensten via het raamcontract 'Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen' (bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18).
GR van 28 januari 2021
Vragen en mededelingen
Raadslid Tom Lauryssen dankt schepen Wim Jordens om het paaltje aan Papenschildeken snel te hebben teruggeplaatst.
• Schepen Dries Van Dyck roept iedereen op de invulstrook met betrekking tot het jaar van de ondernemer in te vullen.
• Raadslid Alex Van Loon vraagt of de gemeente de intentie heeft om mee te doen met het nieuwe initiatief van Curieuzeneuzen. Schepen Wouter Patho antwoordt dat het maandag in het college van burgemeester en schepenen besproken wordt.
• Raadslid Ingrid Vrints merkt op dat de bussen waar de invulstroken met betrekking tot het jaar van de ondernemer in gedeponeerd moeten worden doorzichtig zijn waardoor soms adressen gelezen kunnen worden. Schepen Dries Van Dyck stelt te bekijken hoe dit opgelost kan worden.
• Raadslid Gert Peeters dankt de gemeente voor het Malse Mandje, maar hoopt dat volgend jaar terug een gewone editie van de nieuwjaarsreceptie georganiseerd kan worden.
• Raadslid Tom Lauryssen vraagt of er al een antwoord is gekomen vanuit Polen op de brief die werd geschreven.
• Schepen Elisabeth Joris roept iedereen op om dit weekend te supporteren voor Toon Vandebosch.
GR van 28 januari 2021
Interpellatie over coronabesmettingen bij het personeel van de gemeente en het OCMW
Raadslid Alex Van Loon licht onderhavig punt toe:
"Ik heb vernomen dat er de laatste tijd veel coronabesmettingen zijn ontstaan bij personeel van de gemeente en het OCMW."
Raadslid Alex Van Loon stelt volgende vragen:
"1)Hoeveel besmette personeelsleden zijn er momenteel?
2)Zijn er veel besmettingen met de Britse variant?
3)Zijn er diensten gesloten?
4)Worden de regels rond het verplichte telewerk toegepast?
5)Hoe is de situatie momenteel in woonzorgcentrum Ter Bleeke?
6)De raadsleden kunnen inzage nemen in de plannen van de omleidingsweg. Is er een alternatief mogelijk voor inzage in de kantoren?"
Burgemeester Harry Hendrickx geeft een antwoord. Volgende elementen komen onder andere aan bod:
• Het aantal besmettingen verandert van dag tot dag.
• Op 28 januari 2021 zijn er acht collega’s afwezig wegens een coronabesmetting:
• Ruimte & wonen: 5
• Poetsdienst: 1
• Poetsdienst aan huis: 2
• Bij ons weten waren er geen besmettingen met de Britse variant.
• Op 22 januari 2021 werd vrijdag in de voormiddag niet opgestart bij de dienst openbare werken. Dit was een voorzorgsmaatregel. Helemaal in het begin van de crisis heeft de poetsdienst aan huis even niet gewerkt.
• Voor diensten waar telewerk mogelijk is, wordt telewerk toegepast.
• In het woonzorgcentrum ter Bleeke zijn er op dit moment geen signalen dat er besmettingen zijn. Zowel de bewoners als de personeelsleden hebben afgelopen week hun eerste inenting gehad. In de loop van februari volgt de tweede inenting.
• De plannen kunnen ook op een andere plaats worden ingekeken. Je kan dan best met de algemeen directeur contact opnemen.
GR van 28 januari 2021
Interpellatie over de coronasubsidies aan sportverenigingen
Raadslid Alex Van Loon licht onderhavig punt toe:
"In de raad van december keurde de gemeenteraad eenmalige subsidies toe aan culturele, jeugd- en sportverenigingen ter ondersteuning van deze verenigingen, omdat zij door de coronacrisis minder eigen inkomsten kunnen genereren vermits hun activiteiten niet kunnen doorgaan. De subsidies komen uit het noodfonds van de Vlaamse regering, waaruit Malle aanspraak kan maken op 171.478,92 EUR.
De voorzitter van de sportraad had heel wat kritiek op de verdeling van de subsidies. Hij was het niet eens met de gehanteerde criteria en stelde dat er nauwelijks inspraak was geweest. Ik heb intussen vernomen dat Basket Malle aan hun leden 50 EUR extra lidgeld vraagt omwille van financiële noden.
Schepen Elisabeth Joris zei tijdens de gemeenteraad van december dat zij bereid was om in gesprek te gaan met de sportraad over de verdeling van de subsidies."
Raadslid Alex Van Loon stelt volgende vragen:
• "Heeft het gemeentebestuur zicht op de financiële noden van de Malse sportverenigingen?
• Heeft schepen Elisabeth Joris intussen contact gehad met de sportraad over de verdeling van de subsidies?"
Schepen Elisabeth Joris geeft een antwoord. Volgende elementen komen onder andere aan bod:
• Er is voor een deel zicht op de financiële noden, maar voor een deel ook niet.
• Hoe langer alles duurt, hoe moeilijker het zal worden voor verenigingen.
• Vorige gemeenteraad werd gezegd dat er op zich de wil is om contact te hebben met de sportraad, maar ook dat het vrij zinloos is omwille van het verschil in visie van enkele leden van de sportraad.
• Basket Malle vraagt op dit moment extra lidgeld aan haar leden. Dit is evenwel de uitvoering van een beslissing die al lang geleden genomen was. Het staat los van corona.
Raadslid Alex Van Loon vraagt of de gemeente de vinger aan de pols houdt bij de sportverenigingen.
Schepen Elisabeth Joris antwoordt dat er contact gehouden wordt met de sportverenigingen rond bijvoorbeeld de telkens wijzigende maatregelen.
GR van 28 januari 2021
Interpellatie over beken en grachten gemeentewegen
Raadslid Tom Lauryssen licht onderhavig punt toe en stelt dat het opvallend is hoeveel beken en grachten bijna of helemaal dicht stroppen door het vallen van de bladeren, dichtgroei en zwerfvuil.
Raadslid Tom Lauryssen stelt volgende vragen:
• "Beken en grachten van categorie 3, zijn deze nog ten laste van de gemeente?
• Zo ja, waarom worden deze dan niet periodiek onderhouden?
• Voor beken en grachten van categorie 1 en 2, heeft de gemeente hier op regelmatige basis overleg met diegene die instaan voor de onderhoud hiervan?"
Schepen Wim Jordens geeft een antwoord. Volgende elementen komen onder andere aan bod:
• De functie van een gracht is om hemelwater op te vangen en ter plaatste te laten infiltreren.
• Grachten van categorie 3 zijn ten laste van de gemeente Malle. Er is zo een 70 km aan grachten te onderhouden.
• Het periodiek onderhoud is in het verleden niet helemaal gelopen zoals het moest. Ondertussen is het grondgebied ingedeeld in zones. Op die manier zal elke gracht minstens om de 4 jaar geruimd worden.
• Er is elk jaar overleg met HidroRio.
Raadslid Tom Lauryssen merkt op dat de gracht aan de fietsverbinding Moerdreef nog maar voor 1/4 open is en vraagt of er extra geruimd kan worden.
Schepen Wim Jordens licht toe dat als er wateroverlast is dit zal aangepakt worden door onze eigen diensten of zal doorgegeven worden aan HidroRio.