RMW van 28 januari 2021
Raad voor maatschappelijk welzijn - ontslag van de heer Thierry van der Straten Waillet als lid van de raad voor maatschappelijk welzijn ingevolge ontslagbrief van 21 december 2020 - kennisneming
Toelichting
Aanleiding en context
De heer Thierry van der Straten Waillet deelt met brief van 21 december 2020 aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn mee dat hij ontslag neemt in zijn hoedanigheid van lid van de raad voor maatschappelijk welzijn zoals hij reeds mondeling meedeelde tijdens de gemeenteraadszitting van 17 december 2020.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 13 tot en met 15
Motivering
De raad voor maatschappelijk welzijn dient kennis te nemen van dit schriftelijk ontslag.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
Artikel 1 - kennis te nemen van het schriftelijk ontslag van 21 december 2020 van de heer Thierry van der Straten Waillet in zijn hoedanigheid van lid van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 2 - overeenkomstig artikel 13 van het decreet over het lokaal bestuur zal belanghebbende ontslaggever in functie blijven tot de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd en de aanstelling van de opvolger heeft plaatsgehad.
RMW van 28 januari 2021
Raad voor maatschappelijk welzijn - installatie gemeenteraadslid - van rechtswege installatie lid raad voor maatschappelijk welzijn - kennisneming
Toelichting
Aanleiding en context
Tijdens de gemeenteraad van 28 januari 2021 werden de geloofsbrieven van Yannis Leirs onderzocht en goedgekeurd, legde Yannis Leirs de eed als gemeenteraadslid af en werd Yannis Leirs bijgevolg aangesteld als gemeenteraadslid.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 68
Motivering
Artikel 68 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat door het onderzoek van de geloofsbrieven en de erop volgende eedaflegging van een gemeenteraadslid, het gemeenteraadslid van rechtswege als geïnstalleerd lid van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt beschouwd.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
Artikel 1 - kennis te nemen van de installatie van Yannis Leirs als gemeenteraadslid in zitting van de gemeenteraad van 28 januari 2021.
Artikel 2 - kennis te nemen van de van rechtswege installatie op 28 januari 2021 van de heer Yannis Leirs als lid van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Jolien Vrints Alexander Van Loon Wouter Patho Dries De Vry Wim Vervloet Sanne Van Looy Dirk Gerinckx Eddy Krijnen Walter Vermeylen Wim Jordens Sven Brabants Katleen Mintjens Yannis Leirs Mieke Vermeyen Mieke Laenen Peter Lacante Paul Van Ham Kris Mintjens Harry Hendrickx Tom Lauryssen Kim Geys Gert Peeters Elisabeth Joris Alain De Laet Dries Van Dyck Ingrid Vrints Jolien Vrints Alexander Van Loon Wouter Patho Dries De Vry Wim Vervloet Sanne Van Looy Dirk Gerinckx Eddy Krijnen Walter Vermeylen Wim Jordens Katleen Mintjens Yannis Leirs Mieke Vermeyen Mieke Laenen Peter Lacante Paul Van Ham Kris Mintjens Harry Hendrickx Tom Lauryssen Kim Geys Gert Peeters Elisabeth Joris Alain De Laet Dries Van Dyck Ingrid Vrints Dries Van Dyck Kim Geys Kris Mintjens Mieke Laenen Jolien Vrints Paul Van Ham Walter Vermeylen Tom Lauryssen Harry Hendrickx Eddy Krijnen Peter Lacante Alain De Laet Wouter Patho Mieke Vermeyen Elisabeth Joris Sanne Van Looy Wim Jordens Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Gert Peeters Dries De Vry Alexander Van Loon Wim Vervloet Katleen Mintjens Yannis Leirs aantal voorstanders: 24 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
RMW van 28 januari 2021
Raad voor maatschappelijk welzijn - notulen en zittingsverslag 17 december 2020 - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De vorige raad voor maatschappelijk welzijn vond plaats op 17 december 2020. De ontwerpnotulen en het ontwerpzittingsverslag die er betrekking op hebben, worden ter goedkeuring voorgelegd.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 32, volgens artikel 74
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 277 en 278 betreffende de opmaak van de notulen
Huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn, zoals goedgekeurd in zitting van 31 januari 2019, artikels 31 en 32
Motivering
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt vast dat de ontwerpnotulen en het ontwerpzittingsverslag van de zitting van 17 december 2020 correct en volledig werden opgesteld.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 24 ja stemmen en 1 onthouding (Yannis Leirs)
Artikel 1 - de ontwerpnotulen en het ontwerpzittingsverslag van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 december 2020 goed te keuren.
RMW van 28 januari 2021
Beleids- en beheerscyclus - goedkeuring van de jaarrekening 2019 door de gouverneur van de provincie Antwerpen - kennisneming
Toelichting
Aanleiding en context
Op 25 juni 2020 stelde de raad voor maatschappelijk welzijn de jaarrekening van het financiële boekjaar 2019 van het OCMW vast.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 260-262, artikel 332, §1
Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en in het bijzonder artikel 173.
Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en in het bijzonder de artikelen 30 tot en met 45.
Ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en in het bijzonder de artikelen 5 tot en met 8 en 11 tot en met 13.
Motivering
Op 20 november 2020 bezorgde het Agentschap Binnenlands Bestuur het besluit van de gouverneur van de provincie Antwerpen van 19 november 2020 waaruit blijkt dat de jaarrekening van het financiële boekjaar 2019 van het OCMW werd goedgekeurd.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit
Artikel 1 - kennis te nemen van het besluit van de gouverneur van de provincie Antwerpen van 19 november 2020 waaruit blijkt dat de jaarrekening van het financiële boekjaar 2019 van het OCMW werd goedgekeurd.
Jolien Vrints Alexander Van Loon Wouter Patho Dries De Vry Wim Vervloet Sanne Van Looy Dirk Gerinckx Eddy Krijnen Walter Vermeylen Wim Jordens Sven Brabants Katleen Mintjens Yannis Leirs Mieke Vermeyen Mieke Laenen Peter Lacante Paul Van Ham Kris Mintjens Harry Hendrickx Tom Lauryssen Kim Geys Gert Peeters Elisabeth Joris Alain De Laet Dries Van Dyck Ingrid Vrints Jolien Vrints Alexander Van Loon Wouter Patho Dries De Vry Wim Vervloet Sanne Van Looy Dirk Gerinckx Eddy Krijnen Walter Vermeylen Wim Jordens Katleen Mintjens Yannis Leirs Mieke Vermeyen Mieke Laenen Peter Lacante Paul Van Ham Kris Mintjens Harry Hendrickx Tom Lauryssen Kim Geys Gert Peeters Elisabeth Joris Alain De Laet Dries Van Dyck Ingrid Vrints Gert Peeters Mieke Vermeyen Katleen Mintjens Dries Van Dyck Tom Lauryssen Wouter Patho Paul Van Ham Sanne Van Looy Mieke Laenen Walter Vermeylen Alain De Laet Wim Vervloet Wim Jordens Elisabeth Joris Harry Hendrickx Peter Lacante Alexander Van Loon Kris Mintjens Kim Geys Dries De Vry Dirk Gerinckx Yannis Leirs Ingrid Vrints Eddy Krijnen Jolien Vrints aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
RMW van 28 januari 2021
Personeel woonzorgcentrum ter Bleeke - inhaalkoopbeweging tweede pensioenpijler - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
Het contractuele personeel van woonzorgcentrum ter Bleeke is sinds 1 oktober 2019 aangesloten op de tweede pensioenpijler via de verzekeraars Belfius en Ethias (verenigd in de tijdelijke handelsvennootschap 'Belfius-Ethias lokale contractanten'). Voor de eerste drie kwartalen van 2019 betaalde het OCMW-bestuur een inhaalkoopsom, zodat de personeelsleden met terugwerkende kracht dit voordeel genoten.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 78
Besluit van de Vlaamse regering van 12 november 2010 en latere wijzigingen betreffende de rechtspositieregeling van het OCMW-personeel
Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 7 november 2018 betreffende de wijziging van de rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel categorie 1, 2 en 3
Protocolakkoord van het hoog overlegcomité van 14 december 2020 in verband met de toekenning van een inhaalkoopsom ter versterking van de tweede pensioenpijler
Motivering
Het OCMW spaart al sinds 2013 een percentage van de loonmassa, in afwachting van een sectoraal akkoord rond de tweede pensioenpijler in zorginstellingen uit de publieke sector. Dit maakt dat er een inhaalkoopsom beschikbaar is om de pensioenfondsen van deze personeelsgroep nog bijkomend te versterken.
Dit bedrag kon niet mee verrekend worden bij aansluiting op de verzekering, omdat Belfius in afwachting was van een standpunt van de pensioendienst rond het maken van een inhaalkoopbeweging. Intussen maakte Belfius ons duidelijk dat dit kan aan de hand van een raadsbeslissing.
Dit gebeurt volgens het principe dat voor elk personeelslid dat in dienst was op de eerste dag van het huidige kwartaal (1 januari 2021) een inhaalkoopsom zal betaald worden voor de periode vanaf 1 januari 2021 waarin ze niet aangesloten waren op de tweede pensioenpijler.
Op nieuwe personeelsleden in dienst sinds 1 oktober 2019 is er geen impact, aangezien zij van bij het begin van hun tewerkstelling aangesloten zijn.
Financiële gevolgen
Omschrijving | Overgedragen mandaten 2013-2018 |
Beschikbaar krediet | 204.476,56 euro |
Raming (inclusief btw) | 147.655,55 euro |
Vastlegging (inclusief btw) | 147.655,55 euro |
Het gespaarde saldo betreft 3 % van de loonmassa van het contractuele personeel van het woonzorgcentrum ter Bleeke in de periode van 1 januari 2013 tot en met 31 december 2018.
Het gespaarde saldo is equivalent aan het bedrag dat de contractuele personeelsleden uit de andere departementen ontvangen hebben in hun groepsverzekering tweede pensioenpijler tijdens dezelfde periode.
De uiteindelijke afrekening bestaat uit een eenmalige premie-afrekening van 135.638,02 euro, uit te betalen aan 'Belfius-Ethias lokale contractanten', en 12.017,53 euro aan RSZ-bijdragen.
Dit bedrag is lager dan het gespaarde saldo omdat alleen personeelsleden die nog in dienst zijn op 1 januari 2021 in aanmerking komen voor de inhaalkoopsom.
De financieel directeur leverde een visum af op 15 januari 2021.
Beraadslaging
Algemeen directeur Sven Brabants geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - een inhaalkoopbeweging goed te keuren ter versterking van de tweede pensioenpijler van het contractuele personeel van woonzorgcentrum ter Bleeke, voor de periode van 1 januari 2013 tot en met 31 december 2018.
Artikel 2 - de eenmalige betaling goed te keuren van een inhaaltoelage van 135.638,02 euro aan 'Belfius-Ethias lokale contractanten', en betaalt bovenop dit bedrag 12.017,53 euro aan RSZ-bijdragen.
Jolien Vrints Alexander Van Loon Wouter Patho Dries De Vry Wim Vervloet Sanne Van Looy Dirk Gerinckx Eddy Krijnen Walter Vermeylen Wim Jordens Sven Brabants Katleen Mintjens Yannis Leirs Mieke Vermeyen Mieke Laenen Peter Lacante Paul Van Ham Kris Mintjens Harry Hendrickx Tom Lauryssen Kim Geys Gert Peeters Elisabeth Joris Alain De Laet Dries Van Dyck Ingrid Vrints Jolien Vrints Alexander Van Loon Wouter Patho Dries De Vry Wim Vervloet Sanne Van Looy Dirk Gerinckx Eddy Krijnen Walter Vermeylen Wim Jordens Katleen Mintjens Yannis Leirs Mieke Vermeyen Mieke Laenen Peter Lacante Paul Van Ham Kris Mintjens Harry Hendrickx Tom Lauryssen Kim Geys Gert Peeters Elisabeth Joris Alain De Laet Dries Van Dyck Ingrid Vrints Mieke Laenen Paul Van Ham Gert Peeters Elisabeth Joris Alain De Laet Wim Jordens Jolien Vrints Alexander Van Loon Peter Lacante Kris Mintjens Katleen Mintjens Wim Vervloet Dries Van Dyck Sanne Van Looy Tom Lauryssen Kim Geys Yannis Leirs Eddy Krijnen Walter Vermeylen Ingrid Vrints Dirk Gerinckx Wouter Patho Dries De Vry Mieke Vermeyen Harry Hendrickx aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
RMW van 28 januari 2021
OCMW-personeel - reglement informatieveiligheid als bijlage aan de rechtspositieregeling - goedkeuring
Toelichting
Aanleiding en context
De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt een aantal regels op aan organisaties rond de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens. Daarnaast bestaan er binnen onze organisatie verschillende dienstnota's over het omgaan met informatie en digitale applicaties. De behoefte aan een geïntegreerd reglement dringt zich op.
Juridische gronden
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56
Verordening van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens
Besluit van de Vlaamse regering van 12 november 2010 en latere wijzigingen betreffende de rechtspositieregeling van het OCMW-personeel
Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 7 november 2018 betreffende de wijziging van de rechtspositieregeling en de anciënniteiten voor het OCMW-personeel categorie 1, 2 en 3
Protocolakkoord van het bijzonder onderhandelingscomité van 14 december 2020 in verband met het nieuwe reglement informatieveiligheid
Motivering
De cel informatieveiligheid adviseerde om een reglement informatieveiligheid uit te werken dat van toepassing is op iedereen die gebruik maakt van de communicatie- en informatiemiddelen van het gemeentebestuur. Op die manier wordt de informatieveiligheid binnen het OCMW verhoogd. Bovendien staan alle bepalingen in één reglement.
Dit reglement wordt toegevoegd als bijlage aan de rechtspositieregeling van het OCMW-personeel.
Beraadslaging
Voorzitter Dirk Gerinckx geeft toelichting bij onderhavig punt.
De gemeenteraad besluit bij 25 ja stemmen
Artikel 1 - het volgende 'reglement informatieveiligheid' (versie van 2 december 2020) goed te keuren en toe te voegen als bijlage aan de rechtspositieregeling:
"Reglement informatieveiligheid
Gemeente en OCMW Malle
1 Waarom deze gedragscode?
Het doel van deze gedragscode is je als medewerker bewust te maken van de verschillende aspecten van veiligheid en gevaren die het gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen met zich meebrengen en het gedrag dat hierbij van jou verwacht wordt.
Informatie- en communicatiesystemen zijn vandaag niet meer weg te denken in een moderne en efficiënte organisatie. Deze systemen zijn echter ook kwetsbaar en houden heel wat informatieveiligheidsrisico’s in. Samen kunnen we ervoor zorgen dat deze risico’s binnen de perken gehouden worden zodat de kwaliteit verzekerd blijft, de performantie van onze systemen niet in het gedrang komt en het welzijn van de personeelsleden, de inwoners en het bestuur niet in gevaar gebracht wordt.
Er bestaan vele technische maatregelen om elektronische gegevens en informatiesystemen van bedreigingen te vrijwaren, maar het is het gedrag van elke medewerker dat het succes van onze informatieveiligheid in allereerste instantie zal bepalen. Elke medewerker heeft de verantwoordelijkheid om de gegevens van het bestuur en de inwoners te beschermen en verantwoord om te gaan met de informatiesystemen. Als medewerker waak je ook mee over het zorgvuldig en zuinig omgaan met de middelen die, onder meer met belastinggeld, ter beschikking gesteld worden.
Bijgevolg moet je als medewerker weten welke mogelijke veiligheidsproblemen zich kunnen voordoen en hoe je hiermee moet omgaan.
Deze gedragscode is hierbij je leidraad. Veel succes! We rekenen op jou!
2 Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op alle personeelsleden, mandatarissen en externen die toegang hebben tot de elektronische informatie- en communicatiemiddelen van het gemeente- en OCMW-bestuur van Malle. Het is ook van toepassing wanneer je je eigen communicatiemiddelen gebruikt in combinatie met deze van het bestuur, bijvoorbeeld het gebruik van het e-mailadres van het bestuur van op een computer thuis of het gebruik van een persoonlijk e-mailadres van op de werkplek, …
Onder elektronische informatie- en communicatiemiddelen worden alle middelen verstaan die het mogelijk maken om gegevens te raadplegen, te verwerken, op te slaan en te verzenden:
• apparatuur (computers, vaste en mobiele telefoons, geheugensticks, kopieerapparaten, …)
• netwerken (interne en externe netwerken, inclusief internet)
• programma’s en toepassingen (web, e-mail, databanken, …).
3 Het gebruik van ICT-apparatuur
3.1 Hardware
De ter beschikking gestelde apparatuur moet als een ‘goede huisvader’ beheerd worden, mag niet onbeheerd achtergelaten worden en de door het bestuur getroffen veiligheidsmaatregelen moeten gerespecteerd worden. Bij defect breng je de dienst informatica onmiddellijk op de hoogte.
Hardware die geen eigendom is van het bestuur mag je enkel na uitdrukkelijke toestemming van de dienst informatica verbinden met computers of het netwerk van het bestuur. Het gaat onder andere over externe harde schijven, USB-sticks, digitale camera’s, smartphones, tablets, mp3-spelers, …
Een communicatie-apparaat mag nooit zonder toezicht gelaten worden aangezien om het even wie dan kan handelen in naam van de aangemelde gebruiker. Wanneer je als gebruiker het lokaal verlaat, moet je steeds het apparaat vergrendelen. Bij een computer kan dit op een snelle manier met de toetsencombinatie Windows + L. Als je naar huis gaat, schakel je alle apparatuur uit.
3.2 Kopiëren en afdrukken
Bij de gemeente en het OCMW Malle geldt digitaal werken als de norm. Hierdoor dragen we niet enkel ons steentje bij aan het milieu, maar kan er ook sneller en efficiënter gewerkt worden. Zo zullen er minder papieren op je bureau liggen en kan je gemakkelijker documenten terugvinden. Onder het motto ‘bezint eer ge print’, kan je hieronder enkele tips terugvinden om het papierverbruik te Verminderen.
• Printen of niet? Dit is altijd de eerste vraag die je moet stellen: is het wel echt noodzakelijk om dit document af te printen? Werkdocumenten kan je bijvoorbeeld nalezen op het scherm en verbeteringen kan je aanbrengen in het document met de functie ‘wijzigingen bijhouden’. Ook opmerkingen kunnen gemakkelijk in digitale documenten worden aangebracht. En waarom zou je bijvoorbeeld je e-mails afprinten? Om ze één keer te lezen en nadien meteen weg te gooien? Je kan ze evengoed op je scherm lezen, makkelijk elektronisch archiveren en nadien sneller terugvinden. Stuur een document per e-mail door of gebruik het intranet voor mededelingen. Niet iedereen hoeft elke nota op papier te ontvangen. Tot slot is het niet de bedoeling om documenten te printen of te kopiëren om ze te klasseren. Bewaar documenten zoveel mogelijk elektronisch.
• Druk zoveel mogelijk recto verso af.
• Controleer alle gegevens met de spellingscontrole en een afdrukvoorbeeld op je scherm voordat je print en kijk of alle instellingen van de printer juist staan.
• Tel eerst hoeveel afdrukken je precies nodig hebt.
Druk meerdere pagina’s per bladzijde af en enkel de pagina’s die je echt nodig hebt.
Laat nooit documenten slingeren bij printers of kopieerapparaten, maar haal ze steeds onmiddellijk weg.
3.3 Software
Je mag enkel de door het bestuur aangeboden en erkende applicaties en tools gebruiken. Het downloaden en/of installeren van software mag alleen door de dienst informatica of in hun opdracht gebeuren en uitsluitend wanneer dit conform de licentievoorwaarden gebeurt. Als blijkt dat bepaalde software geïnstalleerd werd zonder overleg met de dienst informatica, kan de teamverantwoordelijke informatica deze programma’s verwijderen en de gebruiker hiervoor sanctioneren.
Bij het installeren van software moet je altijd op je hoede zijn. Je geeft hierbij een programma de toestemming om op de vaste schijf alle verrichtingen te doen die het wil. Niet alle programma’s zijn even behulpzaam of onschuldig als ze eruit zien, maar kunnen ook schadelijke codes bevatten. Ze kunnen andere applicaties verstoren, de controle over je apparaat overnemen, je persoonlijke gegevens vinden en blootstellen, je bestanden versleutelen, je computergebruik monitoren en misbruiken, … Hierdoor is het binnen onze organisatie niet toegelaten om dit zelf te doen.
Denk kritisch na en ga niet meteen in op aanvragen voor nieuwe updates van toegelaten programma’s en wees er zeker van dat deze geen extra programma’s installeren. Het kopiëren van software van het bestuur is niet toegestaan. Indien misbruik wordt vastgesteld is het de medewerker zelf die strafrechtelijk verantwoordelijk wordt gesteld.
4 Omgaan met informatie
Informatie is een cruciaal onderdeel van de werking van onze organisatie.
• De medewerkers steunen bij het uitvoeren van hun taken op de beschikbaarheid van informatie.
• Informatie beschermt de organisatie tegen juridische procedures en fraude.
• Correcte informatie is de basis voor een degelijk beleid.
Bovendien zijn we als lokale overheid gebonden aan regels in verband met de informatie die beheerd wordt. Burgers rekenen op een overheid die verantwoordelijk en correct omgaat met de informatie die de burgers aan de gemeente en het OCMW toevertrouwen.
De volgende richtlijnen hebben als doel de informatie in onze organisatie te stroomlijnen en een veilige omgang met informatie te garanderen zodat:
• de dienstverlening steeds gegarandeerd is, ook in het geval van een (onverwachte) afwezigheid of een vervanging van een medewerker.
• alle relevante informatie beschikbaar is, wanneer dat nodig is.
• openbaarheid van bestuur en transparantie mogelijk zijn.
• de privacy van onze burgers gerespecteerd wordt.
4.1 Documenten
Hoewel steeds meer overheidsinformatie zich in databases bevindt, is een document nog vaak de voor de hand liggende vorm om informatie te structureren. Een document kan zowel digitaal als op papier bestaan.
Documenten die worden aangemaakt binnen onze organisatie, moeten aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen.
• De documenten zijn opgemaakt in de huisstijl.
• De documenten moeten eenvoudig terug te vinden zijn.
• De documenten moeten beschikbaar en leesbaar zijn.
• De documenten mogen niet ten onrechte worden aangepast.
4.1.1 Sjablonen
In de verschillende applicaties zijn er sjablonen voorzien in de huisstijl. Je kan deze terugvinden op het intranet.
4.1.2 Een document een naam geven
Een gemeenschappelijk klassement betekent dat verschillende personen ermee werken. Het is dan ook van belang dat alles in het klassement duidelijk en overzichtelijk is. Om dit te realiseren is het noodzakelijk een aantal richtlijnen te respecteren.
• Maak duidelijke afspraken met je collega’s.
• Hou je bestandsnaam kort en duidelijk. Vermijd dat je documenten moet openen om te weten waar ze over gaan.
• Gebruik enkel letters, cijfers en de underscore (_).
• Gebruik geen spatie, leestekens (!:.(,?);…), diakritische tekens (éàèçù) of speciale tekens ( /*-%@&§).
• Wees consequent en gebruik steeds dezelfde elementen. Bijvoorbeeld:
• soort document (verslag, brief, nota, …)
• onderwerp
• datum (jjjjmmdd)
• versienummer.
• Gebruik een vaste volgorde voor gelijksoortige documenten. Denk eraan dat de volgorde van de elementen invloed heeft op de volgorde waarop de documenten in de map staan. Zet bijvoorbeeld de datum vooraan als je de documenten standaard chronologisch wilt ordenen. Beheer je versie door in de bestandsnaam aan te geven om welke versie van het document het gaat: versie 0.1 - 0.9 zijn werkdocumenten, versie 1.0 is een definitieve versie. Behoud de originele extensie van het bestandsformaat waarin het document wordt bewaard. Herhaal geen mapnamen in de bestandsnaam.
4.1.3 Documenten bewaren
Documenten worden bewaard in een dossier in het klassement op de netwerkschijven.
Bewaar geen documenten op de lokale schijf van je pc of laptop. Er zijn geen back-ups van deze schijven. Documenten opslaan op het bureaublad of in de map Documents verzwaart bovendien je profiel.
Documenten die worden aangemaakt door een overheid moeten bewaard blijven, tenzij er expliciet bepaald is dat ze vernietigd mogen worden.
Iedereen is verantwoordelijk voor de bewaring van de documenten opgemaakt en ontvangen in het kader van de uitvoering van taken.
Wat wel en niet vernietigd mag worden, ligt vast in selectielijsten die door de federale overheid worden goedgekeurd. Je gaat dus zelf niet aan de slag om grote hoeveelheden documenten of dossiers te vernietigen.
Er zijn echter ook documenten die je zonder problemen kan verwijderen:
• dubbels
• privé-documenten (bv. foto’s)
• documentatie.
4.2 Dossiers
4.2.1 Unieke en volledige dossiers
Informatie wordt bij voorkeur bewaard in een uniek en volledig dossier dat alle documenten, foto’s, e-mails, … over een bepaalde zaak of onderwerp groepeert. Dit moet ervoor zorgen dat documenten eenvoudig terug te vinden zijn en dat de samenhang tussen verschillende documenten bewaard wordt.
De dossiers, zowel op papier als digitaal, worden geordend en toegankelijk bewaard. Dit betekent dat:
• er per zaak één dossier is. Er worden geen schaduwdossiers aangemaakt op persoonlijke schijven of binnen e-mailsystemen.
• documenten in hun origineel formaat worden bewaard: papieren documenten in een papieren dossier, digitale documenten in een digitaal dossier.
• dossiers worden bewaard binnen het netwerk van de organisatie.
• dossiers bij voorkeur digitaal worden bewaard.
4.3 Klassement
4.3.1 Het gemeenschappelijk digitaal klassement
Elk departement maakt en beheert een overzichtelijk gemeenschappelijk klassement op de netwerkschijf. Daarbij worden volgende regels gevolgd:
• De mappenstructuur is bij voorkeur gebaseerd op de taken en de activiteiten van het departement.
• De structuur wordt opgebouwd van algemeen naar bijzonder, dit betekent eerst interne taken zoals overleg en documentatie, en dan de externe taken.
• De digitale mappenstructuur en het papieren klassement worden op elkaar afgestemd.
• Het aantal niveaus in de mappenstructuur wordt best beperkt tot zeven.
• De dossiers krijgen een duidelijke, bondige en procesgerelateerde naam. Mapnamen worden niet herhaald voor de submappen.
• Gebruik eventueel een nummering om structuur te brengen in het klassement.
• Structureer de digitale mappen zodat hun relatie met de werkprocessen duidelijk wordt aangegeven.
De organisatie kan in het gemeenschappelijk klassement geen bescherming van de privacy op de werkvloer aan de medewerkers garanderen.
4.3.2 Rechten
Je rechten, wat je wel of niet kan raadplegen, binnen de applicaties en het klassement hangen samen met je functie en het team waarvan je deel uitmaakt.
4.4 Privacygevoelige informatie
Met de komst van elektronische communicatiemiddelen is de hoeveelheid aan gegevens en informatie binnen organisaties exponentieel gegroeid. Via internet en sociale media worden ook steeds meer persoonlijke gegevens openbaar gemaakt, met alle risico’s van dien. De General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een wetgeving die hierop inspeelt en de Europese burgers beschermt tegen inbreuken op hun privacy of het verlies van persoonlijke data.
De belangrijkste principes van de AVG zijn:
• het verplicht melden door organisaties van inbraken op computersystemen of het verlies van data
• het recht van burgers om toegang te krijgen tot hun eigen gegevens
• het recht om vergeten te worden
• het beschikkingsrecht over gegevens voor burgers (recht van overdracht)
• privacy-by-design: de verplichting bij alle systemen om rekening te houden met de bescherming van gegevens
• de verplichting van organisaties om een Data Protection Officer of functionaris gegevensbescherrming te hebben.
Privacygevoelige informatie is informatie die specifieke persoonsgegevens omvat:
• genetische gegevens, bv. over etniciteit
• biometrische gegevens, bv. over fysieke of gedragsgerelateerde kenmerken, foto’s of vingerafdrukken
• gezondheidsgegevens
• sociale, juridische, … gegevens.
Als overheid beheren we een heleboel privacygevoelige gegevens van onze burgers. Ook via persoonlijke contacten met burgers (aan het loket of via de telefoon) komen we vaak in contact met persoonlijke informatie. We zijn echter wettelijk én deontologisch verplicht om op een correcte manier om te gaan met deze gegevens, zowel tijdens het werk als erbuiten.
4.4.1 Omgaan met vragen van burgers, scholen, verenigingen en andere organisaties
• Aan het loket kunnen burgers twee soorten vragen stellen:
• Ze kunnen hun eigen gegevens waar wij over beschikken, opvragen.
• Ze kunnen naar gegevens van andere personen vragen.
• In beide gevallen vraag je aan de burger om het ‘aanvraagformulier gegevens’ in te vullen.
• Je bezorgt dit formulier meteen aan de dienst secretariaat & aankoop via secretariaat@malle.be
• De algemeen directeur beoordeelt de aanvraag en geeft aan de behandelende dienst mee hoe ze de aanvraag verder moeten afhandelen.
• De vraag wordt binnen dertig dagen na de aanvraag afgehandeld.
4.4.2 Omgaan met vragen van collega’s
Ook binnen onze organisatie is er af en toe nood aan het opzoeken van persoonlijke gegevens. De diensten personeel, financiën, maar ook andere diensten vragen regelmatig om adressen op te zoeken. Dit kan, zolang hiervoor de reden kan worden aangetoond en wanneer de aanvragende dienst niet op een andere wijze aan de gegevens kan geraken.
Enkel collega's van de dienst burgerzaken doen de opzoekingen in het rijksregister. Voor deze opzoekingen wordt ook steeds de reden van opzoeking vermeld in het commentaarvak bij de opgezochte gegevens.
Per dienst wordt vastgelegd om welke redenen opzoekingen gerechtvaardigd zijn. Redenen kunnen bijvoorbeeld zijn:
• dienst financiën: adressen opzoeken om facturen te kunnen versturen naar het juiste adres
• dienst personeel: adressen opzoeken om personeelsleden of sollicitanten te kunnen contacteren bij niet correct doorgegeven gegevens
• Pinkeltje: adressen opzoeken om facturen te kunnen versturen naar het juiste adres.
4.4.3 Veelgestelde vragen
Kan ik nog nieuwsbrieven sturen?
Dat kan. Maar burgers moeten hun expliciete toestemming geven en eenvoudig kunnen uitschrijven. Je mag de databestanden enkel gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, namelijk een nieuwsbrief sturen. Let erop dat je database up-to-date blijft.
Kan ik GoogleDocs, WeTransfer, Dropbox, … gebruiken?
Nee, dat kan niet. De gemeente en het OCMW hebben geen overeenkomst met deze bedrijven en heeft dus ook geen zekerheid over de beveiliging van de gegevens. Zeker voor persoonsgegevens is het gebruik hiervan uitgesloten.
Om grote bestanden met externen te delen, gebruiken we het programma OwnCloud dat onze dienst informatica beheert. Wil je hier gebruik van maken? Neem dan contact op met de dienst informatica via ict@malle.be.
Mag ik gegevens van verenigingen doorgeven?
Verenigingen en bedrijven kunnen zelf hun gegevens delen via de databank op de website. Aangezien de betrokkenen hierbij zelf hun gegevens openbaar maken, is er ook geen probleem om deze specifieke gegevens te delen. Andere persoonsgegevens die we hebben, kunnen uiteraard niet gedeeld worden.
4.5 Beeldmateriaal
Voor een leuke flyer, een boeiend bericht op de website of voor een artikel in de Malse Courant, gebruiken we allemaal heel wat beeldmateriaal. Toch mag je niet zomaar gebruik maken van elke foto die je tegenkomt. Auteursrechten gelden op alle afbeeldingen en foto’s. Bovendien is het auteursrecht automatisch. Dat wil zeggen dat je een beeld, tekst of werk niet hoeft te registreren vooraleer er auteursrechten op gelden. In feite geldt auteursrecht dus altijd. Mensen hebben recht op afbeelding. Dit betekent dat zowel voor het maken als voor het verspreiden van een afbeelding van een persoon de toelating van de betrokkene nodig is. Mensen kunnen mondeling of schriftelijk toestemming geven, maar ook stilzwijgend (bv. door te poseren).
Daarom is het belangrijk te weten waar je het juiste beeldmateriaal kan vinden en of je het al dan niet mag gebruiken.
• Wanneer je drukwerk aanvraagt (flyers, affiches, …), kan je gebruik maken van de databank Shutterstock (www.shutterstock.com). Hierop vind je voldoende fotomateriaal voor een leuke folder of een sprekende affiche.
• Wil je graag een afbeelding of foto uit Malle gebruiken? Raadpleeg dan eerst ons eigen fotoarchief (\\gh\fotoarchief$). Je vindt hier onder andere foto’s van activiteiten, evenementen, diensten, gebouwen enzovoort.
Algemeen geldt dat foto’s die jij of je collega’s zelf maakten, gebruikt mogen worden als beeldmateriaal op een folder, flyer, website, … Met foto’s uit ons eigen fotoarchief kan je dus niets fout doen.
Wil je toch graag een andere afbeelding gebruiken? Dan is de nodige waakzaamheid op zijn plaats. Zo mag je niet zomaar foto’s gebruiken van Google of een andere website. Je kunt eventueel wel foto’s terugvinden op Google die niet beschermd zijn door te filteren op ‘onbeperkt te gebruiken, delen of aan te passen, zelfs commercieel’ (instellingen>geavanceerd zoeken>gebruiksrechten). Dit levert echter vaak ondermaats beeldmateriaal op.
Met vragen over het gebruik van beeldmateriaal, kan je terecht bij de dienst communicatie via communicatie@malle.be.
5 Wachtwoordenbeleid
Een wachtwoord moet, indien de toepassing dit toelaat, minimaal acht karakters bevatten en bestaan uit een combinatie van letters en cijfers.
5.1 Aanbevelingen
• Grote en kleine letters die elkaar afwisselen zijn ideaal.
• Een symbool ertussen geeft dat extraatje meer.
• Gebruik geen bekende of voor de hand liggende namen, woorden of getallen.
• Woorden die in het woordenboek staan, zijn uitgesloten.
• Schrijf nergens je wachtwoord op en hang het zeker niet op je scherm ter herinnering.
Maak een acroniem van een makkelijk te onthouden stukje informatie. Kies bijvoorbeeld een zin zoals bijvoorbeeld ‘mijn favoriete collega is jarig op 4 mei’, ‘Ik wed dat je dit nooit kan raden’, ’Badminton is mijn sport’. Gebruik dit als een leidraad en vervang letters of woorden door cijfers en symbolen. Bovenstaande voorbeelden kunnen bijvoorbeeld als volgt worden omgezet: ‘M’nfcijo 4/mei’, ‘|kw3dd@tj3d|tn00|tk@nr@d3n’, ‘B@dm1nt()n=m'nsprt’.
5.2 Richtlijnen
Als gebruiker heb je de mogelijkheid om op eender welk tijdstip zelf je wachtwoord te wijzigen. Bij vermoeden van misbruik of bij nood aan informatie die op geen andere manier verkregen kan worden, kan de algemeen directeur te allen tijde aan de dienst informatica vragen om het wachtwoord te herinitialiseren. Vanaf de herinitialisatie tot het instellen van een nieuw wachtwoord door de gebruiker is deze niet verantwoordelijk voor de acties die onder zijn naam gebeuren. Bij het minste vermoeden dat het wachtwoord ontvreemd werd of gekend is door een medewerker of derde, moet de gebruiker onmiddellijk zijn wachtwoord vervangen en de expert informatiebeheer over het eventuele misbruik inlichten.
Bij een vermoeden of vaststelling dat een gebruiker toegang heeft tot bestanden of netwerken waartoe hij niet geautoriseerd is, moet hij dit melden aan de expert informatiebeheer. Kortom, als een gebruiker meer toegang heeft dan nodig voor de goede uitvoering van zijn taken, valt dit onder deze meldingsplicht. Naast bovenstaande richtlijnen is het niet toegelaten om volgende zaken te ondernemen:
• je wachtwoord in te typen wanneer een andere persoon meekijkt.
• mee te kijken wanneer iemand zijn wachtwoord intypt of op een andere manier te proberen een wachtwoord te achterhalen.
• het gebruik van oneigenlijk verkregen wachtwoorden.
• het kraken van wachtwoorden of inbreken in apparaten.
6 Surfen op het internet
Onder surfen wordt verstaan het raadplegen van websites en het verzamelen van informatie via voorgestelde linken en opzoekingen via gespecialiseerde websites (zoekmotors en directories) met als doel relevante informatie in te zamelen die aan de behoefte van de gebruiker beantwoordt.
De mogelijkheid om bepaalde websites te bezoeken, impliceert niet dat je als gebruiker toestemming hebt deze sites te bezoeken.
Als gebruiker ben je verantwoordelijk voor de gegevens die geraadpleegd, opgevraagd of verstuurd worden via het internet.
6.1 Gevaren
Bij het surfen op het internet word je vaak geconfronteerd met aanvallen via websites die een bijzonder risico inhouden.
Pas volgende richtlijnen toe om onaangename verrassingen te vermijden:
• Vermijd onprofessionele websites. Denk je dat de geopende site niet die van het bedrijf/de instelling is dat je voor ogen had, verlaat dan de site.
• Ga niet in op pop-upvensters of ongevraagde reclameberichten, deze leiden vaak naar verdachte websites.
• Wijzig de instellingen van je browser (Internet Explorer, Firefox of Google Chrome) niet. Enkel de dienst informatica heeft het recht om de voorwaarden voor het internetgebruik te bepalen.
• Enkel gekende bestanden van betrouwbare bronnen mogen gedownload worden. Bij de minste twijfel moet de dienst informatica geraadpleegd worden en moet de actie worden stopgezet.
6.2 Kwaliteit van de informatie
Er is geen kwaliteitscontrole op het internet en sommige informatie is achterhaald, onvolledig of zelfs moedwillig onjuist. Alvorens je informatie van het internet gebruikt, moet deze eerst kritisch bekeken worden. Gebruik bij voorkeur enkel gekende en betrouwbare bronnen.
Enkele richtlijnen voor het surfen:
• Het gebruik van zoekmotors (Google, Yahoo, Bing, …) kan soms verrassende resultaten opleveren. Beperk je niet tot één bron.
• Controleer steeds de geldigheid en vertrouwelijkheid van de verzamelde informatie.
• Vergelijk de bronnen om ervoor te zorgen dat je over kwaliteitsvolle informatie beschikt.
• Vermeld steeds bronnen wanneer je gevonden gegevens gebruikt. Alle informatie op het internet zijn copyright of intellectueel eigendomsrechtelijk beschermd tenzij anders vermeld.
• Controleer de clausules over de auteurs- of kopierechten. Vergeet niet om indien nodig de kopierechten aan te vragen.
6.3 Publiceren van informatie
Het internet is een belangrijke informatiebron voor kwaadwillige personen, aangezien het een schat aan informatie bevat die door gebruikers werd gepost en die ogenschijnlijk onschuldig is, maar die heel wat inlichtingen kan bevatten voor iemand die bij de pinken is. Informatie kan op het internet gepubliceerd en beschikbaar gesteld worden onder veel verschillende vormen, bijvoorbeeld door het delen van documenten, het deelnemen aan forums, het gebruik van sociale netwerken, …
Hierbij enkele nuttige richtlijnen om het risico dat de informatie die je publiceert kwaadwillig wordt gebruikt, te beperken:
• Wees ervan bewust dat alles wat je publiceert voor de hele wereld toegankelijk is.
• Geef niet te veel professionele informatie prijs die een aanduiding bevat over je functie of het bestuur. Gebruik als het kan een pseudoniem aan de hand waarvan je niet geïdentificeerd kan worden.
• Publiceer nooit vertrouwelijke of persoonsgevoelige gegevens op het internet.
Alle standpunten die een werknemer op het internet inneemt, zijn ten persoonlijke titel. Standpunten die het gemeente- of OCMW-bestuur van Malle vertegenwoordigen, moeten door het bestuur goedgekeurd zijn.
6.4 Richtlijnen
Naast bovenstaande richtlijnen is het niet toegelaten om volgende zaken te ondernemen:
• illegaal of zonder toestemming toegang tot gegevens op andere verbonden informatiesystemen en/of netwerken te verschaffen
• op enige wijze de beschikbaarheid of het gebruik van het internet binnen de organisatie te hinderen
• functionaliteiten te gebruiken om persoonlijke gegevens op te slaan (bijvoorbeeld opslaan van gebruikersnaam en wachtwoord)
• pagina’s te bezoeken die een obscene, pornografische, haatdragende of verwerpelijke inhoud hebben. Ook het bezoeken van chatboxen, het deelnemen aan kansspelen en het spelen van spelletjes is verboden. Wanneer je per ongeluk op dergelijke pagina’s terechtkomt moet de internetverbinding onmiddellijk verbroken worden en moeten alle pagina’s gesloten worden.
• spelletjes, muziek, films, screensavers, software, … te downloaden
• video’s te streamen voor niet-professionele doeleinden en het langdurig beluisteren van radio via het internet. Dit zijn zaken die heel wat bandbreedte in beslag nemen waardoor belangrijke toepassingen trager zullen werken.
7 Het gebruik van e-mail
7.1 De juridische waarde van een e-mail
E-mail is op korte tijd één van de belangrijkste communicatiemiddelen geworden van de gemeente en het OCMW. Een groot deel van de communicatie met de burger, verenigingen en bedrijven verloopt via e-mail. E-mail zorgt voor een directe en snelle communicatie, maar houdt ook bepaalde risico’s in.
Bij het opmaken van de decreten waarop de werking van de gemeente en het OCMW is gebaseerd, is er weinig rekening gehouden met e-mail. Zo staat er in het decreet over het lokaal bestuur dat:
• “de briefwisseling van de gemeente/het OCMW ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur (art. 279 § 5 en 6).
• alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau (art. 290).”
Op basis van dit decreet is het gebruik van e-mail op een praktische en vlotte manier dus eigenlijk onmogelijk. Toch is het gebruik van e-mail ingeburgerd bij de dienstverlening van de gemeente en het OCMW. We worden dan ook geconfronteerd met een dilemma tussen klantvriendelijke, snelle dienstverlening en juridisch correct handelen.
E-mails hebben juridisch gezien dezelfde waarde als een ondertekende brief. De burger mag er dan ook van uit gaan dat informatie die via e-mail wordt gegeven door ambtenaren correct is. Dit betekent dus dat je in e-mails niet in persoonlijke naam, maar in naam van de organisatie spreekt. Dit betekent ook dat er een bewaarplicht is voor e-mails.
7.2 Wanneer kan je een e-mail sturen?
Je denkt dus best twee keer na voor je een e-mail stuurt. Je moet een correcte inschatting maken van de risico’s en mogelijke impact van de e-mail. Dat is niet altijd evident. Enkele vragen die je jezelf moet stellen:
• Zou ik dezelfde mail sturen als de burgemeester en de algemeen directeur in kopie zouden staan of zou het geen probleem zijn als de mail wordt doorgestuurd naar de burgemeester of de algemeen directeur?
• Heb ik het mandaat om te antwoorden?
• Is de inhoud van mijn mail enkel informatie en geen standpunt of beslissing?
• Geef ik enkel feiten en geen meningen?
• Kan ik een correct en volledig antwoord geven?
• Bevat de mail geen vertrouwelijke gegevens?
Twijfel je over één van de vragen, dan maak je een brief. Als het antwoord op alle vragen 'Ja' is, kan je een e-mail sturen.
Wanneer burgers een e-mail sturen, verwachten ze vaak ook een e-mail terug. Je kan daarom een getekende brief inscannen en als bijlage mee verzenden.
7.3 Antwoorden op inkomende e-mails
E-mails beantwoorden we binnen een redelijke termijn. Als het opmaken van een definitief antwoord een langere voorbereidingsperiode vergt of het is nodig dat er een brief wordt opgemaakt, wordt zo snel mogelijk aan de vraagsteller een voorlopig antwoord gegeven met een ontvangstmelding, de mededeling dat de vraag in behandeling is en een realistische inschatting van een vermoedelijke datum waarop een definitief antwoord of een brief kan verwacht worden.
E-mails van raadsleden aan medewerkers worden meteen doorgestuurd aan de algemeen directeur, of bij afwezigheid, aan de waarnemend algemeen directeur. De algemeen directeur beantwoordt deze e-mails of geeft aan wie de e-mail moet beantwoorden.
7.4 Veiligheid
E-mail is geen veilig elektronisch uitwisselingskanaal dat de vertrouwelijkheid en de integriteit van de gegevens kan waarborgen. De gegevens worden meestal niet versleuteld (en dus onbeveiligd) over het gewone internet verstuurd.
Om de bescherming van de privacy te garanderen mogen bijgevolg geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie over burgers via e-mail overgemaakt worden.
7.5 Huisstijl en gedragscode
Goed en correct e-mailen is een kunst. Van de medewerkers wordt dan ook verwacht dat ze bij het professioneel gebruik van e-mail bepaalde gedragsregels volgen. Gebruik je e-mail zo effectief en efficiënt mogelijk door:
• steeds beleefd te blijven en geen grove taal te gebruiken. Vermijd tekst in hoofdletters, overdreven gebruik van uitroeptekens, …
• opbouwende en professionele mailberichten te maken, zowel naar inhoud als naar toon.
• e-mail zo te gebruiken dat de werking van het netwerk niet kan verstoord worden. Beperk het aantal ‘ter info’ e-mails, mailings of forwards en wees zuinig met reply-to-all.
• het gebruik van CC en BCC te beperken. Voeg niet systematisch alle hiërarchische oversten in CC toe, behalve als hier specifiek om gevraagd wordt. BCC gebruik je enkel wanneer je de e-mailadressen wil afschermen voor de andere ontvangers, bijvoorbeeld voor mails in het kader van overheidsopdrachten.
• spaarzaam te zijn met ‘hoogdringend’ en leesbevestigingen.
• een duidelijke onderwerpaanduiding in te vullen. ‘Eén e-mail, één onderwerp’ maakt het klasseren van e-mails voor de ontvanger eenvoudiger. Je kan enkel de onderwerpregel invullen voor korte, interne boodschappen, maar beperk dit en sluit de onderwerpregel dan af met ‘- einde boodschap’.
• bij het antwoorden op e-mails bij het onderwerp te blijven. Anders maak je best een nieuw bericht met een nieuw onderwerp.
• geen interne documenten door te sturen die beschikbaar zijn in het gemeenschappelijke klassement als bijlage. Verzend de link naar die documenten of verwijs in je e-mail naar de locatie van het bestand in de mappenstructuur.
• waar mogelijk de toevoeging van zware bijlagen te verwijderen, vooral bij interne, maar ook bij externe berichten.
• geen bijlagen toe te voegen aan de e-mail wanneer hun inhoud in het berichtenveld kan worden opgenomen.
• geen antwoorden te plaatsen tussen de regels in het bericht van de afzender.
• structuur te brengen in het bericht op basis van witte ruimte en niet door middel van opmaak.
7.6 Indeling van de e-mailadressen
De indeling van de mailadressen gebeurt op drie niveaus: elke dienst heeft een gedeeld dienstadres, groeps- en functieadressen kunnen worden aangemaakt op vraag en elke medewerker beschikt over een mailadres op naam. Deze adressen kunnen niet samenvallen.
7.6.1 Dienst-, groeps- en functieadressen
Elke dienst heeft een dienstadres:
• Het beroepsgerelateerde mailverkeer (inkomende en uitgaande berichten) van een bepaalde dienst verloopt zo veel mogelijk via het dienstadres.
• Enkel het dienstadres wordt door de organisatie aan de buitenwereld actief bekendgemaakt.
• Iedere medewerker heeft toegang tot het dienstadres van de dienst waarin hij of zij werkt.
• De algemeen directeur en de coördinatoren kunnen toegang krijgen tot de dienstadressen van de diensten die tot hun verantwoordelijkheid behoren.
• Op basis van het toebedeeld takenpakket worden intern duidelijke afspraken gemaakt over de te behandelen mailberichten (wie, wat en op welke manier).
Projectteams of specifieke groepen kunnen een groepsadres krijgen:
• Groepsadressen kunnen worden aangevraagd bij de dienst informatica.
• De toegang tot groepsadressen is beperkt tot een lijst die bij de aanvraag wordt vastgelegd. Wijzigingen worden meteen doorgegeven aan de dienst informatica. Bij voorkeur wordt de toegang verleend aan een gehele afdeling.
Bepaalde functies kunnen een functieadres krijgen:
• Functieadressen kunnen worden aangevraagd bij het departement financiën & ondersteuning.
• De toegang tot de functieadressen is standaard beperkt tot medewerkers die een functie uitoefenen of waarnemen. Op vraag en met goedkeuring van de algemeen directeur kunnen extra medewerkers toegang krijgen. Wijzigingen worden meteen doorgegeven aan de dienst informatica.
De organisatie kan in de dienst-, groeps- en functiemailboxen aan de medewerkers geen bescherming van de privacy op de werkvloer garanderen.
7.6.2 Je persoonlijk e-mailadres
Iedere medewerker heeft een eigen e-mailadres:
• Het adres is opgemaakt op jouw naam.
• Dit e-mailadres wordt aan de buitenwereld niet actief kenbaar gemaakt. In publicaties zoals de wegwijsbrochure en op de website proberen we zo veel mogelijk de dienstadressen te gebruiken.
• Dit mailadres gebruik je voor individueel beroepsmatig mailverkeer. (bv. personeelszaken, functiegesprekken, evaluaties, persoonlijke ontwikkeling, vorming, individuele professionele contacten met andere collega’s).
• E-mailberichten met een dossiergerelateerde inhoud worden zo snel mogelijk geklasseerd in het relevante dossier.
• E-mailberichten met een persoonlijk karakter die geen betrekking hebben op je werk, worden zo snel mogelijk verwijderd of naar een privé-mailbox buiten het organisatiedomein doorgezonden.
• Als je de organisatie verlaat, krijg je de kans om je mailbox te zuiveren van persoonlijke documenten en gegevens. Daarna worden eventuele werkgerelateerde documenten gerecupereerd en wordt deze mailbox leeggemaakt en verwijderd.
De organisatie garandeert in de persoonlijk mailbox aan de medewerkers de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op de werkvloer, waarover de medewerker beschikt in het kader van de werkrelatie en de rechten en plichten die deze relatie met zich meebrengt voor alle partijen.
7.7 Beheer van je mailbox
7.7.1 Je mailbox onder controle
E-mails zorgen voor een constante stroom ruis, informatie en vragen waardoor het soms moeilijk is om het overzicht te bewaren. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Deze tips en wat zelfdiscipline kunnen je hierbij helpen:
• Check je mailbox op vaste momenten. Zet alle pop-ups en meldingen uit.
• Maak in je e-mails een onderscheid tussen informatieve mails (vermeld bv. ‘ter info’ in de onderwerplijn) en mails met opdrachten (maak duidelijk wat je net verwacht van de ontvanger).
• Wanneer je een e-mail leest, onderneem dan meteen actie.
• Als er iets moet gebeuren, dat niet meteen kan worden afgehandeld, plaats je de mail in een to-do-map of markeer je de mail.
• Wanneer de e-mail louter informatief is of is afgehandeld, klasseer je de mail.
• Zorg ervoor dat je inbox op het einde van je werkdag leeg is.
• Stel regels in voor inkomende e-mails (bv. voor CC-mails of voor spam)
• Stel een vertraging in voor uitgaande mails. Hierdoor kan je vermijden dat een e-mail per ongeluk of verkeerd wordt verzonden.
7.7.2 E-mails bewaren
Omdat e-mails dezelfde juridische waarde hebben als een brief, vallen e-mails ook onder de bewaarplicht voor bestuursdocumenten. Er zijn echter ook e-mails die je zonder problemen kan verwijderen:
• spam
• dubbels
• automatisch gegenereerde antwoorden bij afwezigheid (out-of-office-reply)
• leesbevestigingen
• ontvangen reclame en informatieve berichten: nieuwsbrieven, algemene mededelingen, berichten verstuurd naar algemene verzendlijsten, …
• uitnodigingen en agenda's van vergaderingen die je ontvangt
• bevestigingen van aanwezigheden op vergaderingen, studiedagen, …
• interne mails met richtlijnen.
Voor alle andere e-mails stel je jezelf best de volgende vragen:
• Heeft de e-mail te maken met je taken?
• Heeft de e-mail blijvende informatiewaarde?
• Kan de e-mail later dienen voor verantwoording?
• Kan iemand zich beroepen op bepaalde rechten op basis van de e-mail?
Als het antwoord op twee van deze vragen ja is, klasseer je de mail.
7.7.3 Klasseren van e-mails
E-mails maken een onderdeel uit van de dossiers en moeten dan ook in het relevante dossier binnen een klassement (bv. op de netwerkschijf) geklasseerd worden volgens volgende richtlijnen:
• Wanneer je een e-mail klasseert, gebruik je een vaste formule voor de naamgeving die gelijk is aan de afspraken die je maakt voor andere documenten. Neem zeker datum, afzender en onderwerp op in de bestandsnaam.
• Klasseren van e-mails doe je best in het message-formaat (.msg). Geklasseerde e-mails kunnen dan opnieuw in MS Outlook geopend worden zodat ze nog kunnen worden gelezen, beantwoord of doorgestuurd.
• Let op: ook verzonden mails kunnen belangrijk zijn in een dossier.
• Wanneer je een e-mailconversatie klasseert, is het voldoende om de laatste e-mail te klasseren als die alle relevante informatie bevat. Let hiermee wel op: het is mogelijk om e-mail te bewerken voor er geantwoord wordt.
• Interne medewerkers die in CC of BCC staan, hoeven de e-mail niet te klasseren. Dit is de verantwoordelijkheid van de interne medewerker(s) die in het aan-vak voorkomen.
7.7.4 Afwezigheidsassistent
Als je meer dan twee dagen afwezig bent, moet je je afwezigheidsassistent instellen. De tekst voor je afwezigheidsassistent staat in de richtlijnen voor de huisstijl die je bij de dienst communicatie kan opvragen.
8 Beheer van incidenten
8.1 Incidenten
Een incident is iedere verstoring in het normale/gewenste niveau van dienstverlening.
Om de impact van een incident tot een minimum te beperken is het van belang dat je deze onmiddellijk meldt aan de dienst informatica, via ict@malle.be.
Beschrijf het incident zo nauwkeurig mogelijk zodat het snel en efficiënt kan afgewikkeld worden.
Bepaalde incidenten kunnen aanleiding geven tot een gegevenslek.
8.2 Gegevenslek
Sinds 25 mei 2018 geldt een meldplicht voor gegevenslekken (GDPR/AVG).
Deze meldplicht houdt in dat Vlaamse instanties binnen de 72 uur en zonder onredelijke vertraging een melding moeten doen bij de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) zodra er een risico bestaat voor de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen (diegenen van wie de persoonsgegevens zijn).
Soms moeten zij het gegevenslek ook meedelen aan de betrokkenen zelf.
Dit maakt dat je steeds alert moet zijn voor bedreigingen met betrekking tot gegevensbescherming en dat je verplicht bent om elk incident te melden.
Hoe herken je een gegevenslek?
In artikel 4, lid 12 van de AVG wordt een ’inbreuk in verband met persoonsgegevens’ als volgt gedefinieerd: "een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens". Het is niet relevant of de inbreuk opzettelijk of onopzettelijk was.
Niet elk incident is een gegevenslek. Bij een gegevenslek is er sprake van een incident waarbij effectief persoonsgegevens gelekt zijn. Vandaar dat er beter gesproken wordt van een ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’.
Voorbeelden van inbreuken zijn:
• het verlies van een USB-stick met niet-versleutelde persoonsgegevens
• een cyberaanval waarbij persoonsgegevens zijn buitgemaakt
• een besmetting met ransomware waarbij persoonsgegevens ontoegankelijk zijn gemaakt
• het versturen van een e-mail met persoonsgegevens naar de verkeerde geadresseerden.
Als je bij het melden van een incident een gegevenslek vermoedt, begin dan het onderwerp met de omschrijving ‘mogelijk gegevenslek’.
8.3 Malware (malicious software)
Dat surfen op het internet en het gebruik van e-mail niet zonder gevaar is, heb je reeds kunnen lezen. Er zijn tal van bedreigingen, of ‘malware’ waar je mee te maken kan krijgen. Via ‘phishing’ proberen fraudeurs persoonlijke gegevens zoals bankgegevens te bemachtigen. ‘Spyware’ is software die verstopt zit in sommige programma’s om informatie te verzamelen over jouw surfgedrag, e-mailadressen, … ‘Ransomware’ is dan weer een agressieve vorm van malware die jouw computer blokkeert en pas vrijgeeft na het betalen van een geldsom.
8.4 Wat te doen bij besmetting?
• Verbreek je netwerkverbinding, trek je kabel uit of schakel de wifi uit.
• Herstart je computer niet, sommige malware installeert bij een herstart.
• Koppel alle externe schijven zo snel mogelijk los.
• Neem onmiddellijk contact op met de dienst informatica.
9 Gebruik van sociale media
Wanneer je via sociale media iets deelt, dan kijkt iedereen mee. Wees ervan bewust dat alles wat je deelt in principe voor iedereen leesbaar is en zowel voor als tegen je gebruikt kan worden. Maak de bedenking of je je post ook zou vertellen aan een zaal vol onbekenden.
Als medewerker van de gemeente of het OCMW Malle ziet de buitenwereld je automatisch als een vertegenwoordiger van onze organisatie. De manier waarop je praat over je eigen organisatie, bepaalt in belangrijke mate mee het beeld dat de buitenwereld krijgt. Dit geldt even goed wanneer je gebruik maakt van sociale media. Hou wat je schrijft daarom respectvol en spreek je niet uit over collega’s, inwoners, cliënten of het bestuur. Deze richtlijnen hebben dan ook betrekking op je persoonlijke activiteiten op sociale media, of deze nu op het werk of in je vrije tijd gebeuren, en waarbij je geïdentificeerd kan worden als medewerker van de gemeente of het OCMW Malle. Vanaf dat moment ben je immers ambassadeur van onze gemeente en ons OCMW en dat geeft je een verantwoordelijkheid ten opzichte van de organisatie, je collega’s en de inwoners. Wanneer we merken dat je zaken post die niet aanvaardbaar zijn, zal je hierop worden aangesproken.
10 Het gebruik van telefonie
De telefoon is nog steeds een belangrijk communicatiemiddel dat dagdagelijks gebruikt wordt. Het voordeel van de telefoon is dat het snel is en dat je onmiddellijk contact hebt met je gesprekspartner waardoor je een actie/reactiemodel hebt en meer nuances kan leggen. Een correct en uniform gebruik is dan ook van belang om op een duidelijke en éénduidige wijze het imago van ons bestuur uit te stralen. Hiervoor dien je onderstaande richtlijnen te volgen.
De telefonie-infrastructuur van het bestuur mag gebruikt worden door alle personeelsleden in het kader van de uitoefening van hun functie.
Het is verboden de telefoon te gebruiken om:
• dure betaalnummers zoals service- en amusementsnummers die beginnen met 0900, 0906, 0909, 18, … te bellen wanneer dit niet noodzakelijk is voor het uitoefenen van de functie
• internationale nummers te bellen voor niet functie gerelateerde doeleinden.
10.1 Richtlijnen voor een goed telefoongebruik
10.1.1 Wees bereikbaar
Zit je even niet op je plek? Verwittig dan je collega’s en maak onderling afspraken voor het beantwoorden van oproepen. Maak hierbij gebruik van de functionaliteiten om een toestel over te nemen of door te schakelen.
10.1.2 Zorg voor uniformiteit
Begin bij het beantwoorden van een oproep steeds met een begroeting (goedemorgen, goedemiddag, …). Hierdoor geef je de beller de kans om aan je stem te wennen en verklein je de kans dat je identificatiegegevens niet verstaan worden. Gebruik volgende meldteksten:
• algemeen nummer: goedemorgen …bestuur Malle
• via doorverbinding: goedemorgen, dienst burgerzaken, met voornaam naam
• via een rechtstreeks nummer: goedemorgen, …bestuur Malle, met voornaam naam.
10.1.3 Geef informatie bij het doorverbinden
Probeer de oproeper zo goed mogelijk verder te helpen en verbind deze niet nodeloos door. Moet je iemand toch doorverbinden, laat dit dan aan de oproeper weten: “Een ogenblikje, ik verbind u door met dienstnaam/persoonsnaam”. Licht ook je collega in wie er aan de lijn is en waarover het gaat (zo vermijd je dat de klant tweemaal hetzelfde verhaal moet doen). Laat de oproeper maximaal 30 seconden wachten bij het doorverbinden. Indien het doorverbinden langer in beslag neemt, geef dan de nodige feedback of noteer de gegevens (naam, nummer, boodschap) en laat de gevraagde persoon terugbellen.
10.1.4 Sluit het gesprek positief af
Herhaal de gemaakte afspraken en sluit (afhankelijk van de situatie) positief af met bijvoorbeeld een bedankje, een toezegging, een opgewekte groet of een andere prettige uitspraak. Wacht met inhaken tot de oproeper dit heeft gedaan. Dit alles zorgt voor een positieve laatste indruk die blijft hangen.
10.2 Gebruik van mobiele telefoons
Als je van je werkgever een mobiel toestel ter beschikking krijgt, dan dient dit voor professioneel gebruik.
Als je het mobiel toestel toch wilt gebruiken voor privégesprekken is het noodzakelijk dat je een split invoice-contract afsluit met onze provider. Dit contract zorgt ervoor dat de provider de privégesprekken rechtstreeks aan jou factureert. Als we deze opsplitsing niet maken, wordt het privéverbruik aanzien als een fiscaal voordeel waarop belastingen betaald moeten worden.
Om aan te geven dat je een privégesprek voert of een sms stuurt, moet je de code #8 ingeven voordat je het nummer belt of een sms verzendt. Voor roaming, dus bellen buiten de Europese Unie, is dit niet nodig. Deze gesprekken worden standaard als privé beschouwd. Voor deze privékosten ontvang je een aparte factuur. De tarieven kan je opvragen bij de dienst informatica.
Bij het gebruik van een mobiel toestel respecteer je de volgende regels:
• Elk personeelslid is verantwoordelijk voor het gebruik van het toegewezen mobiel toestel dat eigendom is van het gemeentebestuur of het OCMW van Malle. Je gebruikt het toestel enkel als goede huisvader (in goede staat houden) en voor rechtmatige doeleinden.
• Wees je bewust van de beveiligingsrisico’s. Gebruik het toestel pas nadat je geleerd hebt om ermee te werken.
• Bescherm het toestel tegen schade, ongeoorloofd gebruik of andere mogelijke gevaren.
• Besteed speciale zorg aan de vertrouwelijkheid van de pincode die gebruikt wordt.
• Je gaat ermee akkoord dat er, in overeenstemming met de wetgeving, controles worden uitgevoerd op het globaal en individueel gebruik van het toestel.
• Als je inbreuken of gevaren opmerkt, dan meld je dit aan je werkgever. Informatie hierover mag in geen geval publiek worden verspreid, noch binnen, noch buiten het gemeentebestuur van Malle.
Elk ongeoorloofd gebruik van het toestel of elke inbreuk op de regels uit het arbeidsreglement kan leiden tot een beperking van het gebruik van het mobiel toestel. Deze beperking kan ook betekenen dat het gebruik ervan wordt verboden.
11 Persoonlijk gebruik
Occasioneel en kortstondig gebruik van communicatiemiddelen zoals telefoon, e-mail of internet voor persoonlijke doeleinden is toelaatbaar voor zover de noodzaak het rechtvaardigt en dit gebruik de uitvoering van de opgelegde taken en de goede werking van het bestuur niet in het gedrang brengt. Abnormale kosten die dit persoonlijk gebruik met zich meebrengt zijn ten laste van de werknemer.
Privé e-mailaccounts mogen niet geopend worden op gemeentelijke apparatuur omdat deze niet door het bestuur op malware kunnen gefilterd worden, wat heel wat risico’s met zich meebrengt.
Het feit dat je een toestel toegewezen krijgt, betekent niet dat alle gegevens die hierop bewaard worden, een persoonlijk karakter krijgen. Het is altijd mogelijk dat de algemeen directeur, een leidinggevende of medewerker van de dienst informatica in het kader van haar of zijn functie, kennis moet nemen van deze gegevens.
Persoonlijke informatie mag niet worden bewaard op media of onderdelen daarvan die door verschillende gebruikers gedeeld worden, zoals bijvoorbeeld op een netwerkschijf. Een beperkte hoeveelheid persoonlijke informatie mag in de toegewezen map van de medewerker bewaard worden op een manier die het persoonlijk karakter van die informatie onmiddellijk duidelijk maakt.
12 Naleving en controles
Het gemeente- en OCMW-bestuur van Malle verzekert en respecteert de afspraken zoals beschreven in de collectieve arbeidsovereenkomst tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische online communicatiegegevens.
Alle circulerende en opgeslagen informatie op de informaticasystemen wordt geacht een professioneel karakter te hebben en steeds ter beschikking te staan van de werkgever. De werkgever kan, als er aanwijzingen zijn van misbruik, je verzonden of ontvangen e-mails en de opgeslagen data raadplegen. Bij het raadplegen van de gegevens moet de werkgever wel aan drie voorwaarden voldoen:
1) Hij moet een welbepaald doel voor ogen hebben.
2) Hij mag niet systematisch alles controleren.
3) De betrokken werknemer moet weten dat de werkgever controles kan uitvoeren. Opgelet: dit impliceert dus niet dat de werknemer zijn toestemming moet geven, enkel dat hij hierover vooraf geïnformeerd moet zijn.
Het uitvoeren van controles kan om volgende redenen gebeuren:
• De controle kan enkel als doel hebben een ongeoorloofd gebruik, zoals gedefinieerd in deze gedragscode, te voorkomen of te beteugelen, alsook de veiligheid of de goede technische werking van de ICT-infrastructuur te garanderen.
• Een controle gebeurt enkel op uitdrukkelijke vraag van de algemeen directeur:
• om via geanonimiseerde data, de goede werking van de apparatuur en/of het netwerk te verzekeren.
• om een studie op uit te voeren.
• om na individuele verwittiging, het surf- en mailgedrag van een medewerker te onderzoeken.
De bovenstaande voorwaarden zijn niet van toepassing wanneer gerechtelijke autoriteiten gegevens van een bepaalde medewerker opvorderen in het kader van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk onderzoek.
Iedere medewerker heeft de plicht om aan zijn leidinggevende te melden wanneer de volgende zaken hebben plaatsgevonden of wanneer een vermoeden bestaat dat deze zaken hebben plaatsgevonden:
• Vertrouwelijke informatie is verloren gegaan of is openbaar gemaakt aan derden.
• Er is een mogelijk veiligheidslek of een mogelijke bedreiging opgemerkt.
• Informatiesystemen zijn op een ongeoorloofde manier gebruikt.
• Er zijn andere ernstige onregelmatigheden ten opzichte van deze gedragscode.
Elk ongeoorloofd gebruik van de informatiesystemen of elke inbreuk die vastgesteld wordt op deze regels zal aanleiding kunnen geven tot een beperking van het gebruik van de informatiesystemen. Deze beperking kan zelfs betekenen dat het gebruik ervan wordt verboden. Op elk ogenblik mag de teamverantwoordelijke of de dienst informatica maatregelen nemen om de naleving van de gedragsregels te waarborgen.
Los daarvan kan een tuchtprocedure worden ingesteld.
13 Uit dienst
Als je uit dienst gaat, zorg je ervoor dat er geen persoonlijke informatie achterblijft in je persoonlijke klassementen of mailbox. Door je akkoord te verklaren met dit reglement, doe je na je uitdiensttreding afstand van je persoonlijke mailbox en geef je je werkgever de toelating om deze te raadplegen en archiveren.
Verklaring
Ik heb het reglement informatieveiligheid ontvangen en gelezen. De inhoud ervan is mij duidelijk en ik verklaar mij akkoord om dit reglement nauwkeurig na te leven.
Ik besef dat de uitgevaardigde regels een algemeen hulpmiddel willen vormen om de onrechtmatige toegang tot en het onrechtmatig gebruik van het netwerk te voorkomen en te verhinderen. Ik zal daarnaast de nodige maatregelen nemen die in mijn specifieke werkomgeving kunnen bijdragen tot het realiseren van het vermelde doel.
Na mijn uitdiensttreding doe ik afstand van mijn persoonlijke mailbox zodat deze door de werkgever geraadpleegd en gearchiveerd kan worden.
Ik ben mij ervan bewust dat ik door ondertekening van deze verklaring onderworpen ben aan dit beleid en dat schending of niet naleving van de vermelde instructies eventuele disciplinaire maatregelen tot gevolg kan hebben.
Datum: ………………………………………………………………….
Naam: …………………………………………………………………..
Handtekening, gevolgd door met de hand geschreven ‘gelezen en goedgekeurd’
Verklaring (exemplaar werknemer)
Ik heb het reglement informatieveiligheid ontvangen en gelezen. De inhoud ervan is mij duidelijk en ik verklaar mij akkoord om dit reglement nauwkeurig na te leven.
Ik besef dat de uitgevaardigde regels een algemeen hulpmiddel willen vormen om de onrechtmatige toegang tot en het onrechtmatig gebruik van het netwerk te voorkomen en te verhinderen. Ik zal daarnaast de nodige maatregelen nemen die in mijn specifieke werkomgeving kunnen bijdragen tot het realiseren van het vermelde doel.
Na mijn uitdiensttreding doe ik afstand van mijn persoonlijke mailbox zodat deze door de werkgever geraadpleegd en gearchiveerd kan worden.
Ik ben mij ervan bewust dat ik door ondertekening van deze verklaring onderworpen ben aan dit beleid en dat schending of niet naleving van de vermelde instructies eventuele disciplinaire maatregelen tot gevolg kan hebben.
Datum:…………………………………………………………………
Naam:…………………………………………………………………
Handtekening, gevolgd door met de hand geschreven 'gelezen en goedgekeurd'"
RMW van 28 januari 2021
Vragen en mededelingen
Er worden geen vragen gesteld of mededelingen gedaan.
RMW van 28 januari 2021
Interpellatie over Klaverveld
Raadslid Tom Lauryssen licht onderhavig punt toe:
"We stellen ons enkele vragen bij het betreden van de woningen Klaverveld te Oostmalle."
Raadslid Tom Lauryssen stelt volgende vragen:
• "Is het buurtpunt De Blomme en de opbouwwerker al in voege getreden?
• Zijn de al dan niet aanvaardbare klachten van de bewoners al onderzocht en verholpen?
• Is de veiligheid omtrent de door ons eerder vermelde punten al onderzocht geweest?"
Raadslid Tom Lauryssen geeft aan dat hij het antwoord op de eerste vraag reeds gelezen heeft in de Malse Courant.
Schepen Wouter Patho geeft een antwoord op de vragen. Volgende elementen komen onder andere aan bod:
• Het is op zich niet de bedoeling dat de gemeente geschillen tussen De Ideale Woning en de buurt probeert op te lossen. De verantwoordelijkheden van De Ideale Woning als eigenaar zijn duidelijk.
• Er zijn verschillende klachten van technische aard en er worden opmerkingen gemaakt over de communicatie van De Ideale Woning. De gemeente heeft contact opgenomen met De Ideale Woning. Een aantal zaken werden ondertussen opgelost.
• Er staat een omheining langs de inrit van de ondergrondse garage. De Ideale Woning meent dat dit voldoende is. Er werd duidelijk aangegeven dat het niet de bedoeling is om hier voorbij te gaan.
• Er is wat onduidelijkheid over wie al dan niet hekwerk zou voorzien rond het waterbekken. De gemeente zal initiatief nemen.
• Het sluikstort wordt een uitdaging. De diensten zijn al verschillende keren langs geweest. De opbouwwerker deelde de afvalkalender ook uit bij haar rondgang. De wijkagent doet ook goed werk.
Raadslid Tom Lauryssen merkt op dat er veel gebruik gemaakt wordt van de achterpoortjes om naar de Sint-Lenaartsebaan te gaan. Ze gaan dan over een weiland. De bewoners zouden hier ook op gewezen moeten worden.
Raadslid Wim Vervloet stelt dat er toch wel serieuze problemen zijn. Alles is zeker nog niet opgelost in de huizen. Hij stelt voor dat de gemeente toch voldoende druk zet.
Schepen Wouter Patho licht toe dat er vanuit de gemeente een gesprek geweest is met De Ideale Woning. Niet alles zal evenwel onmiddellijk zijn opgelost, maar de problemen mogen ook zeker niet geminimaliseerd worden.
Raadslid Alex Van Loon merkt op dat het zinvol zou zijn om met De Ideale Woning op bestuurlijk niveau te gaan spreken. Het is goed dat de gemeente verantwoordelijkheid opneemt, maar eigenlijk is het De Ideale Woning die dat in eerste instantie moet doen.
Schepen Wouter Patho stelt dat vandaag de dag niet alles ideaal loopt bij De Ideale Woning, maar dat er wel actie ondernomen is na het overleg dat geweest is. Het is niettemin een goede suggestie om in gesprek te blijven gaan.